Презентация. Какие «гвозди» необходимы докладчику? (Часть 2)

Не забудьте проверить в помещении для презентации размещение розеток электропитания. Будет очень обидно, если вы привезете всю необходимую аппаратуру, а в последний момент выяснится, что ни один шнур не дотягивается до розетки. При необходимости захватите с собой удлинители и переходники.

Освещение должно быть подобрано таким образом, чтобы любой ваш слушатель, находящийся в любой точке зала, мог свободно, не напрягая глаз, прочитать буклет или записать что-то в блокнот.

Проверьте работу микрофонов. Убедитесь, что они не издают мерзостного свиста и других звуков, способных загубить самую лучшую речь.

Потренируйтесь с микрофоном: это целое искусство — держать его на нужном расстоянии, не слишком близко, но и не слишком далеко. Нужно привыкнуть к собственному голосу, раздающемуся из динамиков, иначе во время доклада с вашего лица не будет сходить растерянно-изумленное выражение. Не забудьте, что если презентация проходит на открытом воздухе, на микрофон должен быть надет ветрозащитный колпак.

Оцените акустику в помещении, предназначенном для презентации. При необходимости и возможности проведите соответствующую настройку.

Размещайте мебель, технику и вспомогательные предметы так, чтобы между ними можно было спокойно передвигаться. Особое внимание обращайте на кабели, протянутые по полу — это настоящие ловушки, так и норовящие вцепиться в ногу. Лучше всего приклеить их скотчем к полу вдоль сцены, освободив пространство.

Постарайтесь не находиться к слушателям слишком близко, но и не будьте от них слишком далеко. Пусть они видят ваше лицо, но не замечают свежий прыщ на носу или царапину на подбородке.

Готовя помещение, в котором будет проходить презентация, учитывайте простой факт: все, что находится за спиной докладчика, отвлекает внимание слушателей. Поэтому там не должно находиться ничего. Разве что экран для демонстрации фильма или слайдов. Если же на сцене предполагается присутствие других людей, проследите, чтобы они не были за вашей спиной, а находились на одном уровне с вами.

Желательно отказаться от трибуны. Если докладчик находится за трибуной, теряется контакт со слушателями, презентация становится слишком официальной и напоминает уже предвыборную речь политика. Предвыборные речи же люди не любят на подсознательном уровне и относятся к ним настороженно.

Есть такое понятие — «эмоциональное заражение». К примеру, над анекдотом активнее смеется группа, чем один человек. Эмоции передаются не только у насекомых, но и у людей. Поэтому постарайтесь так разместить ваших слушателей, чтобы у них сохранялась возможность эмоционального заражения. Однако не переусердствуйте. Если посадите их слишком близко друг к другу, то они заразят, конечно, друг друга эмоциями, вот только эмоции эти будут отрицательными — из-за нарушения жизненного пространства. Соблюдайте баланс. Ваши слушатели должны чувствовать себя комфортно.

Если в зале мест гораздо больше, чем приглашенных на презентацию, избавьтесь, при возможности, от лишних стульев.

Заранее закажите пригласительные билеты для участников презентации. Составьте и отправьте письма. Не откладывайте это до последнего момента: ваши будущие слушатели тоже должны подготовиться, освободить время для присутствия на вашей презентации. Приглашения должны быть разосланы минимум за неделю. В идеале надо бы еще напомнить о презентации телефонным звонком. В противном случае вы рискуете проводить презентацию перед пустым залом.

Если на презентацию приглашены журналисты, озаботьтесь раздаточным материалом для них. Пусть у кого-нибудь из ваших сотрудников будет наготове фотопленка — на случай, если фотокорреспондент захочет сделать снимки, а пленки у него не хватит. Такое случается. Желательно, чтобы наготове был также сотрудник с цифровым фотоаппаратом. Сделанные снимки можно потом разослать тем корреспондентам, которые не озаботились захватить фотоаппарат. Также держите наготове диктофон — вдруг при интервью диктофон корреспондента сломается. Это тоже бывает.

Приготовьте сувениры для журналистов, желательно связанные с темой вашей презентации. Если же такое невозможно — к примеру, при презентации бананов не будете же вы дарить журналистам по банановой связке, — то пусть на каждом сувенире (блокноте, ручке и т. д.) будет логотип вашей компании — чтоб не забывали.

С журналистами постарайтесь поддерживать хорошие отношения. Ведь положительный отзыв в СМИ многое значит. Этот отзыв распространяет идею вашей презентации далеко за пределы презентационного зала. Для того чтобы отзыв был гарантированно положительным, можете поступить совсем просто — заказать данную публикацию в соответствующем издании. Практика показывает, что подобный метод обходится дешевле, чем приглашение журналистов на фуршет. Да и результат гораздо надежнее.

Конечно, все эти «гвозди» кажутся мелочью, которой не хочется забивать голову. При подготовке презентации хватает более глобальных проблем. Однако, из-за гвоздя была проиграна война, а это — гораздо больше, чем презентация. Поэтому помните:

Каждый гвоздь может стать тем гвоздем, которым заколачивается крышка гроба вашей презентации!

Не допустите подобного. Вам нужно продвижение идеи, а не роскошные, дорогостоящие похороны. Поэтому — проверяйте гвозди!