Есть идея? Пишем проект и получаем грант! (Часть 2) Бюджет.

Что может отражать или включать календарный план? Из плана должно быть видно, в какие сроки будут реализовываться мероприятия, логическая последовательность и взаимозависимость мероприятий. Например, срок планируемой реализации вашего проекта — один год. В рамках проекта вы хотите обучить в течение первого месяца десять преподавателей, которые будут проводить в последующие десять месяцев семинары для населения по вопросам правового просвещения. Для реализации проекта вам нужно закупить оборудование (ноутбуки, проекторы и т. д.) для оборудования рабочих мест лекторов. Может ли пункт «по закупке оргтехники» оказаться в конце календарного плана? Нет! Иначе как будут вестись семинары-презентации?

Имея календарный план, можно приступать к планированию расходов на реализацию проекта и составлять смету. При составлении сметы проекта ресурсы, необходимые для выполнения проекта, должны быть распределены в специальной табличной форме по категориям расходов, единицам измерения, стоимости каждой единицы и общего количества требуемых единиц для всего проекта. В нашем рассматриваемом случае одна из строк таблицы будет содержать следующие сведения: 10 ноутбуков (т.к. десять преподавателей); цена за один ноутбук — 25 тыс. руб., итого — 250 тыс. руб. по данной статье расходов. Возможно, второй строкой нужно предусмотреть расходы и на программное обеспечение для данных компьютеров. Или вы хотите установить на них правовые системы? Тогда надо предусмотреть средства не только на установку программного продукта, но и его обновление, чтобы ваши преподаватели были всегда в курсе всех изменений законодательства. После заполнения такой таблицы получается смета проекта, которая дает расшифровку статей бюджета.

Как правило, в описании бюджета выделяют следующие статьи:

1) оплата труда (сюда включены расходы на постоянный штат, приглашенных консультантов и привлеченных специалистов);
2) основные прямые расходы (включают в себя аренду помещения, покупку оборудования, расходные материалы, командировочные и транспортные расходы, услуги связи, а также переводы, публикации и т. п.);
3) косвенные расходы (они состоят из оплаты банковских услуг и административных расходов на разработку прошения о гранте — лишь некоторые спонсоры возмещают уже понесенные расходы).

Когда вы рассчитываете стоимость того или иного мероприятия (консультации специалиста, командировки и т. д.), эти расходы следует планировать с учетом инфляции. Ведь инфляционные процессы могут привести к удорожанию любых услуг. В том случае, если для реализации проекта будут привлекаться не только добровольцы, но и штатные сотрудники, то надо определить, сколько времени они будут уделять своей основной работе и сколько — участию в проекте. Отдельной графой указываются налоги (с фонда заработной платы) и отчисления на обязательное медицинское страхование, в пенсионный фонд и другие.

Если ваша организация имеет свой офис, и вы в состоянии оплачивать коммунальные услуги, то надо указать среднюю рыночную стоимость аренды имеющегося у вас помещения и стоимость коммунальных услуг в графе «имеется»: таким образом сформируется ваша доля затрачиваемых средств в данном проекте. В случае, если вы должны арендовать офис, необходимо указать сумму, за которую предполагаете его арендовать. Необходимо также подробно расписать командировочные и транспортные расходы — цель, маршрут, стоимость виз, стоимость билетов, продолжительность командировки, суточные расходы на питание и проживание.

По условиям конкурса могут быть ограничения по статьям расходования полученных средств. Например, грант может не предполагать расходы на оплату труда штатных сотрудников или на приобретение оборудования. Иногда расходование средств предполагается вообще только по одной статье бюджета, такой как оплата расходов для участия в какой-нибудь конференции.

Формируя бюджет, вы можете столкнуться и с тем, что подсчеты покажут, что для реализации включенных в календарный план мероприятий необходимо больше средств, чем выделяет фонд-грантодатель. Тогда вам, возможно, придется исключить из проекта некоторые пункты или даже полностью пересмотреть его структуру. Или вы привлечете собственные средства.

И вот еще о чем необходимо обязательно помнить! Составляя смету и бюджет, не стоит забывать о том, что рано или поздно нужно будет составлять финансовую отчетность. Отчетность, как правило, предоставляется как в процессе реализации проекта, так и по его завершении. В этом деле для вас хорошим помощником будет грамотный план распределения финансов по статьям расходов и времени.

Заявка составлена, бюджет сверстан — удачной реализации проекта!