Как упорядочить документооборот?
Средний балл: 4.5 (голосов: 4) Когда начинать работу по упорядочиванию документооборота? Разработка полного комплекта взаимосвязанных регламентирующих документов целесообразна именно на начальном этапе организации компании. Если небольшие компании могут обходиться без упорядоченного документооборота, крупные компании, имеющие определенные формализованные процессы, не будут эффективно работать без четкой регламентации принципов взаимосвязи документопотока. При этом, внедрять документы и упорядочивать документооборот, связывая движение документов в единую сеть, необходимо настолько динамично, чтобы разрабатываемые документы не устаревали еще до окончания их разработки, а такие примеры не редки. Чего можно добиться, упорядочив документооборот? Подход к созданию системы управления документооборотом в компании путем внедрения классификации и идентификации документов позволяет последовательно создавать комплект согласованных регламентирующих деятельность компании документов. Упорядоченный документооборот позволяет избежать фальсификаций. Сложнее заменить документы, сложнее сказать, что сделал, если на самом деле это не так, сложнее внести изменения «задним числом». Это происходит в тесной взаимосвязи с технологией.Как разработать эффективную работающую документацию? Модифицируете ли вы существующие документы или разрабатываете первую версию управления документооборотом, необходимо вновь вспомнить о том, что вам не нужна формальность, все, что вы создаете, все должно отвечать потребностям вашего бизнеса. Подход к разработке документации основан на следующих принципах и последовательности: 1. Определите цель и задачи конкретного документа. Установите его пользователей. 2. Выясните потребности и необходимость в данном документе у тех, кто его использует. 3. Используйте подход сочетания удобства для пользователей данным документом и контролепригодность. 4. Сделайте документ простым. 5. Не вводите новые документы, пока не будете уверены, что они нужны 6. Используйте единый формат и стиль оформления документов 7. Установите сроки использования документа. Определите порядок хранения и уничтожения. Какой вид документов использовать: бумажный или электронный? Нет требования о том, что должны использоваться только бумажные или электронные версии. Нет требований, связанных с процентным соотношением при использовании двух видов. Используйте в работе те виды, которые в конкретном отделе, в каждом конкретном случае являются наиболее удобными и контролепригодными. Чем грозит неупорядоченный документооборот? При отсутствии документооборота отсутствует прозрачность. Тяжело найти виновного за тот или иной неверный шаг. Отсутствие документооборота позволяет наладить стабильный поток информации к конкурентам. Где какие документы используются и кто их использует? Существуют общие документы. Существуют отдельные для отдела или подразделения, а также документы для конкретной должности. Для упорядочивания структуры у каждого сотрудника должен быть реестр используемых документов. Что необходимо учесть при упорядочивании документооборота?Необходимо соблюдать и поддерживать актуальность существующего комплекта документов, четко представлять место новых документов в общей структуре документооборота, обеспечивать быстрый поиск нужной информации, определить и отслеживать внесение изменений во все взаимосвязанные документы. Для регистрации изменений и своевременного предоставления информации всем сотрудникам конкретного и смежного с ним отделов можно ввести Журнал регистрации изменений. Документооборот, тем более упорядоченный, - это бюрократия. Верно ли это утверждение? Формализация подразумевает под собой бюрократию. Настолько нелюбимое нами слово, но, пожалуй, подобрать достойный синоним будет очень трудно, поэтому, не сгущая красок, будем работать с тем, что нам, так или иначе, знакомо. Кто-то помнит об этом с советских времен, кому-то рассказывали об этом, кто-то сталкивается с этим сейчас и от этого возникает явный негативизм. Но здесь следует сразу определиться: бюрократия не ради бюрократии, а ради прозрачности, ради функциональности, ради порядка. А вот с требованием и существованием порядка ради порядка, пожалуй, стоит согласиться и оставить все без изменений. Действительно, я согласен с тем, что простые процессы при излишней бюрократизации приводят к их усложнению, что неизбежно ведет к их неэффективности и неудобству как для участия со стороны персонала, так и со стороны внутренних контролирующих органов. Но кто говорит об излишней бюрократизации? «Бюрократия в меру» - это что-то типа лозунга, под которым мы должны работать. А что происходит в компании, в которой существует или по крайней мере строится система? Здесь стоит вспомнить о том, что система должна быть самоулучшающейся, саморазвивающейся. Самоулучшающейся во всех областях, в том числе в области бюрократизации. В ряде случаев, как бы это ни было парадоксально, бюрократию создают ваши подчиненные. Причем, делают это уже сами. Появляется новый процесс и в случаях, если персонал старается предупредить какую-либо проблему, они сами это формализуют и вводят изменения в документооборот. Причем, подчеркиваю, делается это ими уже самостоятельно без вашего участия. Когда в нашей компании при построении системы вопрос коснулся отдела доставки, оказалось, что руководитель, в чьем подчинении находился отдел доставки, самостоятельно, без участия управляющего, описал систему функционирования, ввел и утвердил документооборот. Сотрудники этого отдела принимали в работе активное участие, поскольку определялась технология работы и взаимосвязь с каждым из них. Но самое главное в бюрократии - то, что ее наличие позволяет нам меньше контролировать - появляется больше вероятности, что работу выполнят уже ввиду того, что бюрократия тесно связана с технологией, а нарушение технологии, как мы уже говорили, либо невозможно, либо предусматривает такую ответственность, которую брать на себя никто не захочет. Чрезмерное количество документов «топит» сотрудника. Где грань между чрезмерным и достаточным? Нельзя ориентироваться на мнение сотрудников, они в любом случае скажут, что документов очень много. Для уменьшения давления бюрократии на процессы документооборота добейтесь минимизации согласований. Каждое согласование - это время и деньги. Я встречал компании, в которых каждая бумага подписывается в течение 2-3 дней, есть документы, которые могут подписываться месяцами, хотя потребность в их утверждении существует именно сейчас. Что является показателем отлаженного документооборота? Не важно, какого вида документ - электронный или бумажный, он должен быть найден за 1 минуту. |
Весь выпуск
Лучшие статьи недели:
