Олег Пронько Олег Пронько Дебютант Опубликовано 4.02.2012      10     19549     Распечатать

Как правильно работать с электронной почтой?

Lichtmeister, Shutterstock.com

Все, кто знаком с Интернетом, пользуются электронной почтой. Но многие с трудом ориентируются в своем почтовом ящике…

Зачастую даже новых входящих писем не видят. А порядок важен во всем, тем более в мелочах. Давайте попробуем разобраться: почему так происходит и как с это исправить?

Однажды знакомая попросила меня подготовить ей рекламный материал. Я подготовил и отправил по электронной почте на ее электронный адрес. Она позвонила обеспокоенная – мол, ничего не получила. Я повторил – та же история. Отправил с другого адреса – и опять она не видит моего письма. После пятой попытки я решил сам заглянуть в ее почтовый ящик и обнаружил там около 3000 писем, отсортированных по отправителю! Не удивительно, что она ничего не могла там толком найти.

Еще один пример. У другого знакомого в офисе есть общий электронный адрес, письма на который читают несколько человек. Там такая же история. Каждый читает только те письма, которые адресованы ему, а остальные так и остаются непрочитанными. И в этом почтовом ящике невозможно что-то нужное найти.

Я у себя решил эту проблему. У меня почти всегда практически пустой почтовый ящик. И это не значит, что мне никто не пишет. Сегодня, например мне пришло более 50 писем. Иногда приходит и больше. Просто я с этими письмами работаю. Давайте рассмотрим как.

Во-первых, у меня настроены сортировщики писем, которые раскладывают отдельные письма по определенным папкам. Это стандартная функция любого почтового клиента или веб-интерфейса. Например, письма от важных контрагентов или клиентов сразу попадают в специальную папку. Я их вижу и могу незамедлительно на них отреагировать.

Также при помощи сортировщика писем по отдельным папкам раскладываются различные почтовые рассылки, на которые я подписан, и уведомления с некоторых сайтов. Эта информация не требует незамедлительного реагирования и может быть прочтена на досуге или в качестве перерыва.

Теперь перейдем непосредственно к делу. Все поступающие письма обрабатываются мною следующим образом:

 Если письмо просто о чем-то меня информирует и не требует контроля, то я его читаю и удаляю;
 Если письмо требует контроля, то я его либо оставляю во входящих, и оно мне мозолит глаз каждый раз, когда я просматриваю почту, либо записываю себе задачу в органайзер;
 Если письмо требует ответа, и я могу на него ответить сразу, то я отвечаю и удаляю письмо и ответ на него;
 Если письмо требует ответа, но я не могу на него сразу ответить (мне надо подумать или найти какой-то материал), то я оставляю его во «Входящих» до тех пор, пока не отвечу, а потом так же удаляю;
 Если письмо чем-то мне интересно или полезно, то я его перемещаю в папку «Интересное» или «Полезное» (у меня есть еще несколько папок аналогичного назначения);
 С письмами, автоматически отсортированными в отдельные папки, я поступаю аналогично.

Таким образом, у меня во «Входящих» остаются только письма, на которые я еще не ответил, либо требующие дополнительного контроля. То есть у меня практически всегда пустой почтовый ящик.

С исходящей почтой все происходит аналогично. Если письмо требует контроля, то оно лежит в исходящих. Если не требует – удаляется.

Стоит также заметить, что я крайне редко пользуюсь почтовым веб-интерфейсом. Почтовый клиент мне представляется намного удобнее.

Я пользуюсь такой системой довольно продолжительное время, она очень удобна. Рекомендую.

Теги: почтовый сервис, почта, электронная почта, порядок, интернет
10 комментариев (посмотреть последние комментарии)

Ссылки по теме

Рейтинг статьи Ваша оценка
Подробнее

Поделиться

Читайте статьи в рубрике «Работа, карьера, бизнес»

Обсуждение статьи:

  • Андрей Лебедкин Андрей Лебедкин Читатель 4 февраля 2012 в 07:06   # Ответить 1 +1

    Абсолютно правильная статья. Я вообще поражаюсь, как такие люди еще и РАБОТАТЬ ухитряются.

  • Илья Горохов Илья Горохов Дебютант 4 февраля 2012 в 10:53   # Ответить 1 +1

    Я вообще все удаляю. А выбор почтовика сделал в пользу мозилы))

  • Линда Кайе Линда Кайе Читатель 4 февраля 2012 в 11:03   # Ответить 2 +1

    Юзаю Бэки. Ничего не удаляю, почтовая база сейчас весит шесть гиг (что нынче - копейки), зато всегда можно устроить сеанс "Вспомнить всё".

    Автор говорит в начале статьи, что любой пользователь Инета использует электронную почту. Спешу не согласиться. Может быть для регистрации вконтактиках они и заводят почту, но толком никто не пользуется. Даже есть такая модная тема - гибель электронной почты, опять же, провайдеры любят SMTP блокировать.

    В статье стоило бы подробнее рассмотреть концепцию фильтров, а также сортировку по ходовым параметрам вроде отправителя, даты (а их там аж три), темы и получателя - сортировкой вообще почему-то пренебрегают. Ну и представления, если почтовый клиент их поддерживает. Скажем, отображать только непрочитанные письма.

    В остальном для затравки - нормально.

    Оценка статьи: 3

    • Олег Пронько Олег Пронько Дебютант 4 февраля 2012 в 22:04   # Ответить 0 +1

      Линда Кайе, статья носит не технический обучающий характер. а предлагает концепцию.

      • Линда Кайе Линда Кайе Читатель 4 февраля 2012 в 22:27   # Ответить 0 +1

        Олег Пронько, вот я и предлагаю рассмотреть концепцию фильтров, а то вроде сказано что они есть... и всё.

        Оценка статьи: 3

  • Балтас Балтас Балтас Балтас Читатель 6 февраля 2012 в 11:23   # Ответить 0 +1

    Минусом предлагаемого метода является затруднение поиска нужной информации по прошествии времени. Т.е. поиск придется вести по разным папкам. Я лично просто архивирую почту, оставляя только текущий и прошлый месяцы. Мозила, кстати, папки архивов создает по годам, но внутри мешает даже входящие и исходящие. Поиску не мешает.
    Мозила определенно лучший выбор для почты. Не глючит с большими объемами, как Outlookи и вообще не глючит, да и не требует подготовки, как The Bat.

    Комментарий отредактирован 6 февраля 2012 в 12:38

    • Линда Кайе Линда Кайе Читатель 6 февраля 2012 в 12:16   # Ответить 0 +1

      Балтас Балтас, Аутлук не глючит с большими объёмами, а вот с Бата я ушла когда он от излишка писем в папке начал не замечать у некоторых поле Date. В итоге некоторые с пустой датой уходили в конец списка.

      С другой стороны Thunderbird тормознутый страшно. Поэтому Бэки ^^

      Оценка статьи: 3

      • Балтас Балтас Балтас Балтас Читатель 6 февраля 2012 в 12:35   # Ответить 0 +1

        Линда Кайе,
        Вы просто не дошли до действительно больших объемов в Outloоkе. Особенность в том, что в какое-то время просто исчезнут файлы, все до допусим текущего месяца. Существуют программы для исправления ситуации, но чаще информация пропадает. The Bat нас удивил неприятно с момента установки. Выяснилось, что необходимо тщательно изучить всю его документацию заранее, чтобы не напортить. Но даже и в этом случае The Bat приводит к сбоям в других программах и компьютера в целом. Правда у нас несколько нештатная ситуация- постоянное использование 3-х и более языков. Мозилу же не находим тормознутой, может быть у Вас тормозят дополнения? Может быть также, что неправильны установки.

        Комментарий отредактирован 6 февраля 2012 в 15:19

        • Линда Кайе Линда Кайе Читатель 6 февраля 2012 в 13:57   # Ответить 0 +1

          Балтас Балтас, у меня был где-то гиг в Win98 - Бэки не умела в этой системе с SSL работать. полёт нормальный был. На работе вроде бы тоже немало, но нужно проверить.

          Бат я использовала без чтения какой-либо документации. Единственное что не могла долго понять коцепцию общих колонок. В остальном ничего читать не нужно было.

          О каких сбоях Вы говорите?

          В Thunderbird нет дополнений. Чистая установка начинает задумываться там, где Бэки и OE носятся без остановок. Виноват всё тот же XUL - это дурная наследственность.

          Оценка статьи: 3

          • Балтас Балтас Балтас Балтас Читатель 6 февраля 2012 в 15:21   # Ответить 0 +1

            Линда Кайе,
            У нас дважды пропадали файлы в Outlook, у соседей разок. Да и вообще, не было бы широко распространенного явления, не было бы и большого выбора программ строронних производителей по восстановлению.
            С Батом проблемы появились сразу. Мы используем большое количество русского софта и поэтому в настройках указываем регион Россия, но системный шрифт, ввиду особенностей финансовой отчетности, вынуждены ставить литовский. Бат же ставили мультиязыковый. Он тут же стал выдавать вопросики вместо шрифта.Пришлось снести, ставить чисто английский, затем добавлять мультиязычность. Но самая большая проблема с языковыми кодировками. Причем он нагадил и в установках компьютера в целом. На него не сразу грешили, Соrel переустанавливали. Бат вообще много где глючит. У нас со специалистами даже серьезная переписка тогда завязалась. В конце-концов решили, что поскольку убытки от этой программы серьезно превышают ее стоимость, то лучше ее вообще не использовать. На одном из компьютеров оставили, но через годик-полтора и там снесли.
            К Мозиле, возможно от появившейся привычки, претензий вообще нет.

Посмотреть все комментарии (10)

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети: