Корпоративный праздник своими силами. Как подготовиться к мероприятию?

Разложите все по полочкам, точнее по папочкам: от идеи и сценария до подведения итогов. И тогда на мероприятии вы покажете коллективу не черновой вариант, а захватывающий всех праздник без огорчений и провалов.

Ищем идею!

Идея — это, по сути, своеобразный праздничный костюм, который примеряется на свой коллектив, прикидывается, подойдет ли по теме и затратам.

Идею обязательно надо описывать, т. е. рассказать на бумаге, в чем заключается придумка и как будет выглядеть мероприятие. От точности описания концепции праздника зависит взаимопонимание с боссом при утверждении. Лучше всего, и, пожалуй, так будет правильно, представить «на суд» руководства, как минимум, две концепции. Во-первых, это сразу поднимет значимость проделанной вами работы в глазах директора, а во-вторых, выбирать легче в сравнении.

Составляем смету затрат

Увы, но реальность такова, что на протяжении всего подготовительного периода смета уточняется. Прилагая массу стараний к составлению списка расходов, в итоге получаете либо увеличение некоторых сумм, либо уменьшение. Последнее, правда, крайне редко. Поэтому составляйте смету с запасом, но в пределах разумных цифр. Это избавит вас от постоянного хождения к финансовому директору за дополнительной суммой. Руководству нравится, когда вы экономите, а не транжирите.

Пишем сценарий

Сценарий — это, в общем-то, пошаговая инструкция действий всех участников мероприятия. Четко прописывайте, когда, где и что именно будет происходить. А также меню, оформление зала, музыкальный фон. Пункт за пунктом описывайте последовательность происходящего: кто встречает гостей, кто вручает корпоративные подарки, когда выходить на сцену Ивану Ивановичу и т. д.

В сценарий вносятся названия всех концертных номеров и их хронометраж. Ну и, конечно же, должны быть продуманы реплики ведущих праздника. Именно от людей, которые будут находиться на сцене и вести всю программу, процентов на 70 зависит успех мероприятия. Профессионал всегда сможет заполнить непредвиденную паузу, выручить удачной шуткой. Одним словом, ведущий напрямую причастен к созданию праздничной атмосферы.

Выбираем место для проведения мероприятия

Что учитывать при выборе площадки для праздника? Количество гостей и финансы.

В вашей компании, к примеру, работает 300 человек, 200 из которых, предполагается, будут на празднике, следовательно, помещение нужно искать с размещением не менее чем на 250 персон (с учетом гостей компании). Далее смотрим на имеющиеся варианты с эстетической точки зрения (ведь никто не отменял первого впечатления); оцениваем комфортность размещения: вместимость фойе, вид сцены, гримерные помещения, расположение мест в зале и т. д. Учитываем технические возможности: звук, свет, видеотехнику, микрофоны и пр. Кстати, важно в договоре отразить, входит ли обеспеченность технической части в аренду и кто именно отвечает за нее.

Ищем исполнителей

Концерт. Начинайте с местных театров, филармоний, дворцов культуры. Там можно познакомиться с артистами разных жанров, услышать отзывы, взять диски с записями выступлений. Выбирать легче, когда знакомы лично.

Банкет. Не менее важная часть, чем зрелище. Сытые гости — довольные гости. Поэтому для составления меню возьмите пару помощников из своей компании. Мнение коллег поможет в выборе блюд и приблизит к вкусам большинства.

Что касается обслуживания, то здесь немалую роль играют мелочи: качество посуды, столов и стульев, состояние скатертей, работа официантов. Обо всем договаривайтесь заранее и включайте в договор.

Фото- и видеосъемка. Заключая договор с фотографом или видеооператором, обязательно ознакомьте их со сценарием, а лучше всего, оставьте им сокращенный вариант сценарного плана мероприятия. И тогда вы будете спокойны за их работу: фотограф и видеооператор отснимут именно те моменты праздника, которые вы отметили в сценарии.

Оформление помещения. Оформление воздушными шарами лучше всего поручить специальному агентству. Цветовую гамму и схему украшения закажите заранее, в назначенный день и час проверьте работу исполнителя. Если на предприятии есть собственный фотоархив, можно заказать коллажи и разместить их на мобильных стендах. Подобная фотовыставка займет гостей перед началом мероприятия и в перерыве.

Приглашаем коллег и гостей

Праздник начинается с предвкушения самого праздника. Вручая пригласительный билет, напечатанный в типографии или на обыкновенном цветном принтере, вы уже дарите своим коллегам праздничное настроение, подогревая интерес к предстоящему событию.

Проводим репетицию

Если не хотите провала мероприятия, обязательно проведите генеральную репетицию с артистами, ведущими, звукорежиссером. Так вы отработаете сценарий и увидите каждого исполнителя в рамках вашего мероприятия, успеете, по необходимости, внести правки.

Подводим итоги

Чтобы продлилось приятное послевкусие от праздника, можно порадовать коллег итоговым фоторепортажем с мероприятия. А для себя обязательно сохраните все наработки прошедшего праздника, разложив их в нужные папочки для архива. Организационный и творческий опыт пригодится в подготовке к следующему мероприятию.