Евгений Шельмин Грандмастер

Нужна ли формализация мелкому и среднему бизнесу ?

Маленькая компания, всего несколько человек, зачем нужна система?
Я предлагаю развеять сложившиеся стереотипы о том, что специалист по персоналу нужен, когда в компании более 30 человек, а до этого вопросами персонала может заниматься даже секретарь, о том, что систему нужно строить тогда когда численность персонала превысила 50 человек и появилось стихийная система управления, а вот при количестве сотрудников 80 человек компания вообще становится неуправляемой.
Начнем с комфортных условий. Чем меньше коллектив и количество бизнес-процессов, тем легче осуществить и сам переход к системе. Когда в компании работают 3 человека, система даже мешает. Но как только вы перешагнули эту границу по количеству персонала — ждите появления первых проблем. Ухудшается управляемость, ухудшается контроль. Вы, как генеральный директор и, скорее всего, одновременно владелец компании, уже не в состоянии контролировать продажу каждой детали клиенту, своевременную доставку этой детали, своевременный заказ и попадание ее на ваш склад для последующей реализации. А если в состоянии это делать и, мало того, делаете, то, простите, а когда вы занимаетесь планированием? Когда вы определяете пути дальнейшего развития? Когда? А если все-таки находите для этого время, то, как на самом деле звучит наименование вашей должности?
При наличии системы в маленькой компании каждый новый сотрудник, каждый новый процесс будут просто-напросто присоединяться к существующему. Добавить один процесс и ввести новую должность намного проще, нежели одновременно создавать десятки процессов и вводить десятки должностей (тем более когда эти должности «неформально» и до этого существовали). Пока компания маленькая — у вас отличная возможность осуществить переход в систему в минимально короткие сроки с минимальными потерями.
Ошибочно полагать, что строить систему нужно только в крупных компаниях, находя оправдание, мол, компания маленькая — мы всегда сможем договориться и все решить. Конечно, ошибочно только в том случае, если деятельность компании предполагает какой-то рост, пусть и в далеком будущем. Если этот рост является приоритетом для собственника или руководителя компании.
Один мой знакомый — владелец склада стройматериалов с общим числом сотрудников 5 человек просто не знал, что делать, когда резко увеличилось число заказов на стройматериалы, когда в планах появилась база стройматериалов, когда сотрудников стало 25, когда количество машин на существующем складе с одной ГАЗели выросло до семи. Пришлось набирать новых людей, что привело к хаосу в работе, начались сбои, жалобы клиентов, сотрудниками управляли, но управление было не эффективным. На этапе когда, казалось бы, развивайся и развивайся, строй планы, иди к намеченным целям, пришлось уделять внимание построению системы.
Можно ли внедрить систему только в нескольких отделах?

Конечно можно. Любой путь — правильный, если вы обеспечите дальнейшие адекватные шаги. Как правило, возникает непреодолимое желание взять самый проблемный отдел и начать его реорганизацию, мол, устраним болезнь, а там посмотрим и уж затем перейдем ко всему организму. Иногда, конечно, возникают абсолютно обоснованные мысли начать, наоборот, с передовиков. И в одном и в другом случае, в первую очередь, вы будете проигрывать, в том числе и по нецелевому расходу столь драгоценного времени. Это психологический аспект.
В первом случае, когда вам покажется, что проблемный отдел после приложенных усилий теперь уже и не такой проблемный, вы остановитесь в построении системы. Вам непременно будет казаться, что проблема была только одна и больше ничего делать не нужно. Во втором случае, передовики вас не подведут и вы вскоре поймете, что занялись неблагодарным делом. Отдел лучше работать не будет, а если не будет, зачем его трогать. Лучших не трогаем, беремся за проблемные отделы и так по кругу. Круг не разомкнется.
Система, существующая в одном отделе или подразделении разлагается за счет негативного влияния другого отдела, функционирующего бессистемно. Персонал видит, а иногда при взаимодействии еще и ощущает на себе отсутствие системы в смежных отделах и задает себе вопрос: а почему мы должны делать именно так? Поверьте, это обоснованный вопрос. Никакая система лояльности не позволит вам избавиться от подобного внутреннего негативизма.
Но ведь сотрудники не просто зададут вопрос о необходимости «делать именно так». Они начнут искать лазейки для того чтобы отступить от правил, объясняя себе это тем, что там, в том отделе, так хорошо, там так спокойно. Это «как там» будет вольно или невольно перенесено в систему для ее разложения. Об окончательном уничтожении системы вы узнаете только тогда, когда она будет уничтожена.
Опубликовано 18.10.2006
Дата первой публикации 11.10.2006

ШколаЖизни.ру рекомендует

Комментарии (8):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети:

  • кстати, коллеги, я открыл сайт, посвященный вопросам формализации бизнеса и внедрения международного стандарта СМК ИСО (ISO) 9001 www.smk-iso9001.ru . Задавайте вопросы, пишите, буду рад помочь.

    Оценка статьи: 5

     
  • Они начнут искать лазейки

    В шею.
    В маленькой компании легко определить, кто
    нуждается в этой процедуре, главное - произвести
    ее своевременно.

    Мой коллега, сотрудник или партнер, уличенный мною
    в склонности к отыскиванию лазеек, перспектив на продолжение
    сотрудничества не имеет.

     
    • Господин Пономарев, кстати, о каких побочных действиях и конкретно какого лекарства идет речь?

      Оценка статьи: 5

       
      • Побочные действия от структурирования и формализации - кризис, а иногда и смерть организации (например в области интелектуальных услуг, типа ПР, консультирования)

        Оценка статьи: 1

         
        • Марианна Власова Марианна Власова Бывший главный редактор 14 ноября 2006 в 13:25

          Нет, Вы и правда с параллельными курсами менеджмента незнакомы... В лекции об оргструктуре обычно говорят, какие типы оргструктур применимы в каких типах организаций.

           
    • Сергей, если это применимо в бригаде землекопов это отлично. Это рассчитано для разного типа бизнесов (насколько я понял у Вас геодезия и пр - где-то близко).
      С господином Пономаревым согласен. В моей книге описано все полностью

      Оценка статьи: 5

       
  • Есть верные мысли, но статья страдает некоторой зановоизобретательностью и может привести к проблемам, так как не описаны "побочные действия лекарства", хотя в статье претензия на универсальность. Так же, ничего не сказано про важный фактор дизайна органиазации - технологию. В приведенном примере хорошо формализуеться, так как однообразная работа (склад).

    Оценка статьи: 1

     

Популярные видео