Евгений Шельмин Грандмастер

Как создать оргструктуру компании?

Когда в моей компании работало три человека, я даже не знал о существовании и уж тем более не думал о необходимости определения структуры. Когда в компании работало 12 человек, мы распределили обязанности и определили структуру управления, распечатали и вывесили на доску схему оргструктуры компании. Когда компания насчитывала более 50 сотрудников — ничего не изменилось. В скором времени мы достигнем штата в 100 человек, структура компании подвергнется теперь уже запланированным изменениям, но, самое главное — она по-прежнему будет управляемой.
Театр по-прежнему начинается с вешалки, любая компания все так же, как и много лет назад — со структуры. Говоря о структуре, сразу же хочу предупредить вас о том, что мы не будем рассматривать иерархические, линейные, линейно-штабные, дивизионные и иные организационные структуры. Мы будем работать над осознанием необходимости и основами ее создания в рамках вашего видения деятельности компании. Все в этом мире, так или иначе, имеет структуру, ваша компания — не исключение. От слов к делу — начинаем работу.
И начинаем с приятного — у вас уже есть структура! Она существует не только у вас, она есть у всех, и не важно, на какой стадии развития находится компания, сколько сотрудников в ней работает и чем эта самая компания занимается. И действительно, это та самая основа, без которой не может существовать ни одна организация. Так вот, структура действительно есть. Но как она создавалась? Кто и каким образом управляет ею в настоящий момент? Вы готовы ответить на эти вопросы? Я предлагаю перейти к вопросам, связанным со структурой компании, и, надеюсь, мне удалось предугадать большинство из тех, которые могут у вас возникнуть.
Что необходимо учесть при работе над структурой?
Необходимо учесть один момент, который в настоящее время то ли забывают, то ли попросту игнорируют, не придавая ему никакого значения. Помимо отделов, подразделений, департаментов, существующих в вашей организации, важно включать в структуру компании, с которыми вы сотрудничаете, например, поставщиков, субподрядчиков, компании, которые выполняют для вас те или иные услуги, например, клининговые, транспортные, бухгалтерские. В данном случае речь идет об аутсорсинге (привлечении внешней организации для выполнения каких-либо работ, использовании сторонних ресурсов — персонала, оборудования и пр.).
Этого включения почему-то никто не делает, а это, бесспорно, является важным аспектом. Для чего это нужно? В рамках вашей организации не должно быть пробелов и белых пятен. Каждый должен видеть кто, как и с кем взаимодействует. Ваш поставщик взаимодействует с отделом снабжения вашей компании, так почему в таком случае он в структуре не указывается? И за уборку, которая передана клининговой компании, все равно отвечает кто-то из ваших сотрудников.
Что такое графически оформленная организационная структура?Организационная структура любой компании отражает принцип работы всей компании на основе взаимосвязей подразделений, а задача оформленной на бумаге структуры, включающей в себя прямоугольники, в которых указаны наименования отделов, и линии, которыми отмечены взаимосвязи между ними, заключается в передаче четкого понимания, кто и кому подчиняется, а также того, какие уровни выделены в компании.
А для чего нужна оформленная структура?
Собственно, в любой компании, независимо от ее размеров и масштабов, мы знаем ее структуру и, в таком случае, казалось бы, зачем ее определять. Заметьте, я употребил слово «знаем», а не, например, словосочетание «работаем согласно ей». Структура, которая не оформлена, — не находится под управлением, также как и все ее составляющие не находятся под управлением, а все что не управляется вами, управляется кем-то другим, при этом ни о какой системе в работе вашей компании и речи быть не может.
Когда приступать к оптимизации структуры?
Оптимизация структуры и ее новая форма появляется только после того, как подготовлена программа по оптимизации бизнес-процессов, когда определены цели и то, как каждый из этих «прямоугольников» путем взаимодействия влияет на достижение этих целей. Но это тема уже другой статьи.
Опубликовано 24.10.2006
Дата первой публикации 09.10.2006

ШколаЖизни.ру рекомендует

Комментарии (7):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети:

  • Полезная статья! :)

    Статья понравилась, полезна для задумывающихся о вопросах структуры. Часто бывает проблема с тем, что оргструктура описывает "исторически сложившееся" в компании разделение функций и обязанностей, особенно при высоком уровне "текучки" кадров - тогда никто из "рядовых" сотрудников и даже линейных руководителей не может ответить на вопрос "Почему этим занимаетесь вы?". Как, отталкиваясь от чего-то уже существующего, прийти к чему-то новому, оптимизировать происходящие процессы? Хотелось бы увидеть на конкретном примере разбор различных вариантов.

     
  • А зачем ее оформлять? Мне кажется, что в любой организации есть лидер (назовем его директором). Директоров м.б. несколько (коммерческий, исполнительный, технический и т.д.). Каждый из них за что-то отвечает, а подчиняются они кому-то более главному (генеральному). Если создается новый отдел, встает вопрос о руководстве этим отделом (анархии тут быть не может, т.к. даже в случае альянса 2-х человек - один из них обязательно станет лидером). Так было даже в древних племенах. Это все интуитивно... А распечатывать и вывешивать схему на доску... Ну это так... потешить самолюбие высшего начальства и указать низам на их место (а то они сами не знают!).

     
    • Уважаемая Екатерина!
      Поверьте мне, как руководителю, что "тешить свое самолюбие" вывешивая оргструктуру и каждому указывая на его место не более чем глупость. Если руководитель в принципе что-то делает для этого - это не руководитель. Я согласен с Марианной. Не каждому владельцу бизнеса понятны этапы и шаги которые необходимо пройти для развития компании, о ряде сотрудников вовсе приходится молчать.
      Екатерина, если Вы работаете в такой компании и так о ней отзываетесь, значит далеко не все в порядке . Вопрос, разумеется, не в оргструктуре, а в целях и задачах руководства, которые, я в данном случае (равно как и в других) не имею права осуждать.
      Оргструктура (соглашусь с Доминикой) пишется в том числе для порядка (но не для порядка ради самого порядка). Мне тяжело дать комментарий в письменной форме, но, у Вас есть возможность либо прочесть одну из моих книг, либо посмотреть более полные версии статей на моем сайте www.dispozicia.ru в разделе предпринимательство. То что Вы говорите что в Вашей компании нет структуры - если в ней работают более 30 человек, компания известна в городе и имеет оборот более 1 млн долларов в год - не поверю. Вы просто не знаете о ее структуры, потому что руководство не доводит ее до Вас - не считает нужным.

      Оценка статьи: 5

       
    • Доминика Д Доминика Д Читатель 24 октября 2006 в 13:23
      Хм..хм...

      Зачем? А затем, чтобы четко определить границы ответственности каждого члена коллектива. Чтобы не случилось так, что одно дело делают 2-3-4-5 и т.д. сотрудников, а другое - никто. При четко очерченной структуре у сотрудников меньше возможности отлынивать от работы, кивая при этом на соседа, который чего-то не учел, вовремя не передал результаты своего участка работы и т.д. Короче, для порядка..хм..не так, а для ПОРЯДКА, в высоком смысле этого слова

       
      • А для того "...Чтобы не случилось так, что одно дело делают 2-3-4-5 и т.д. сотрудников, а другое - никто..." существует не структура, а должностная инструкция, где четко прописаны обязанности каждого сотрудника. Т.к. для людей, находящихся на одном уровне этой структуры ( даже если она распечатана на принтере и висит на стене), не вполне очевидно, кто будет выполнять конкретную работу - 2-3-4-5 сотрудников или никто, т.к. они все равны.

         
        • Марианна Власова Марианна Власова Бывший главный редактор 25 октября 2006 в 11:31

          Чтобы прописать обязанности, нужно иметь структуру, а то, что она не доведена до сведения сотрудников, говорит о том, что руководство не стремится создать у работников ощущение, что они заняты ОБЩИМ делом.

           
    • Марианна Власова Марианна Власова Бывший главный редактор 24 октября 2006 в 12:24

      Если бы Ваше начальство, Екатерина, следовало этим советам, точнее сказать, училось менеджменту, у Вас была бы другая ситуация на работе и другое отношение к ней. Поэтому я Вам давно советую место работы поменять, что по Вашим рассказам вижу - все там интуитивно, а не как надо.

      Поверьте, при расширении компании та самая анархия, которой быть не может, прет из всех щелей. Не Вы ли писали о том, как Ваши сотрудницы относятся к работе?

      Управление - наука, ее можно осваивать на практике до известного предела, дальше - требуется построение системы и доведение ее наличия до сведения работающих! Об этом читайте другие статьи этого автора.

      А Вы говорите, Евгений, принять статью о миссии компании. Это ж для продвинутых, тех, кто хочет научиться управлять, а у обычных читателей вопросы вызывают самые простые углубления в этот интереснейший предмет - менеджмент.