• Мнения
  • |
  • Обсуждения
Работа, карьера, бизнес
Евгений Шельмин Грандмастер

Как оптимизировать оргструктуру компании?

Что является причиной для начала оптимизации структуры?
Основными причинами, которые побуждают руководителя заняться радикальными изменением существующей структуры компании, являются, во-первых, низкий уровень эффективности функционирования компании, во-вторых, сегодня уже не достаточно того, что было вчера: рынок диктует свои требования по внедрению новых товарных групп, применению новых технологий, требуется увеличить долю присутствия на рынке, оптимизировать расходы, чего в рамках действующей структуры добиться невозможно. Еще одна причина начала оптимизации связана с предвидением и подготовкой серьезных изменений в деятельности компании. Наиболее эффективным в таком случае является способ предвидения, когда вначале готовится структура, а уже после этого происходят кардинальные изменения, таким образом, компания оказывается наиболее подготовленной к ним.
С чего начать оптимизацию структуры компании?
Мы можем что-то исключить из структуры, что-то добавить, но мы не можем выполнять те действия, которые способны привести к тому, чтобы организация прекратила свое существование. В частности, мы не имеем возможности уничтожить всю структуру — в таком случае компании попросту не будет. Стоит уточнить, что, говоря об оптимизации структуры компании, мы ведем речь не только об ином подходе к выделению каждой существующей или планируемой структурной единицы, но и о другом способе упорядочивания этих единиц в целое путем определения взаимодействия.

Начать же нужно с предварительной диагностики действующих структур организации — управленческой, функциональной, а также кадровой — это проводится для определения узких мест и выявления нарушений логики взаимосвязи в функционировании каждого элемента структуры.

При оптимизации структуры учитывается целый ряд факторов, в результате чего выполняемые обязанности перераспределяются от одного сотрудника к одному или нескольким, каждый из которых начинает отвечать за свой сектор, вновь появляющиеся обязанности попросту распределяются, строится четкая взаимосвязь процессов, определяется порядок согласования и принятия решений во всех областях.

Как оптимизировать существующую структуру? На что обращать внимание?
Структура должна отвечать требованиям компании, так как ее задачами является ускорение сроков принятия решений, увеличение степени контроля и как следствие снижение количества ошибок в работе. Структуры управления в ряде компаний были построены еще в период, когда компания работала по принципу «семьи», а значит сейчас уже не могут отвечать определенным выше требованиям. Многие структуры остались заброшенными, и даже когда все изменилось, ими никто не занимался, они просто-напросто не находились под управлением.

Изменение структуры компании — это не разовое мероприятие, не единичное действие, мы имеем дело с постоянным изменением структуры компании в процессе роста последней. Первая переломная перестройка организационной структуры должна протекать стремительно и иметь конкретные глобальные изменения.
В нашей компании структура управления изменилась так: в момент неуправляемости, во время, когда было не понятно, кто кому подчиняется, в первую очередь были четко разделены зоны ответственности между руководителями. Отчеты между руководителями за работу вверенных секторов проводились на регулярных встречах. Затем исключили дублирование выполнения операций и осуществление двойного контроля со стороны генерального и коммерческого директоров, что имело место в «семейной» структуре.
Важно было создать принцип подчинения одного сотрудника одному руководителю. Строгая иерархия в настоящий момент, к примеру, не позволяет, в том числе и генеральному директору, давать задания сотрудникам отделов, напрямую вносить корректировки в их работу. Следующим шагом стало определение новых должностей, которые появились в результате перераспределения обязанностей.
В динамично развивающейся компании не реже чем раз в месяц появляются новые должности и новые сотрудники, производятся кадровые перестановки. Нужно ли также часто готовить новую версию структуры?
На получившейся схеме в стандартном исполнении «прямоугольник-линия» определите то, что есть в настоящий момент — пусть эти прямоугольники будут белыми. Серым или любым другим цветом выделяйте прямоугольники, отображающие перспективные отделы, должности и количественные показатели сотрудников.
Таким образом, вы отмечаете и показываете то, что будет, вы и ваши сотрудники должны видеть, к чему придет компания через определенный промежуток времени. Сотрудники в таком случае будут иметь представление о том, каким образом будет меняться оргструктура компании со временем, а определение перспективных должностей позволяет отделу персонала управлять карьерным ростом сотрудников, а им — видеть эти должности и претендовать на то, чтобы их занять.

Изменения в распечатках, разумеется, допускаются без ограничений, но при таком планировании, оценивая удобство и функциональность, в том числе, перепечатывать и переделывать схематическое изображение придется реже. Только серьезное изменение (предположим, изменилась структура подчинения, появился заместитель, изменено наименование должности и т. д.) будет требовать новой версии.
Статья опубликована в выпуске 26.10.2006
Обновлено 22.07.2020

Комментарии (11):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети:

  • кстати, коллеги, я открыл сайт, посвященный вопросам формализации бизнеса и внедрения международного стандарта СМК ИСО (ISO) 9001 www.smk-iso9001.ru . Задавайте вопросы, пишите, буду рад помочь.

    Оценка статьи: 5

  • Оценить статью: 1

    "Игорь Александрович Пономарев, Вы необъективны к статьям коллег! Не стоит ставить такое количество единиц! Иначе мы будем вынуждены каждую поставленную Вами единицу автоматически приписывать и к Вашим статьям.
    С уважением, автоматический регулятор справедливости. "

    Может быть, я ошибаюсь, но мне кажеться, что такие статьи могут ввести в заблуждение, привести к ошибочному мнению читателей, которые не слишком знакомы с проблематикой. В статьях Евгений Шельмин (61rostov) не прописана ситуационность, в каких случаях применять такое лекарство, и какие могут быть побочные реакции.

    • Посмотрите обсуждение, например, здесь.

      • Уважаемый Игорь Александрович!
        Я уважаю Ваше мнение, поскольку у Вас большой опыт. Не стоит забывать, что журнал дает ответы на простые вопросы. Это не профессиональный журнал! В заблуждение они не вводят, ошибочное мнение не формируют. Я владелец бизнеса, консультант. Все что написано - проверено и работает. Если у кого-то возникают вопросы - мне можно написать и уточнить

        Оценка статьи: 5

        • Не так давно я задавал в профессиональной конференции вопрос о психологии водного туризма http://community.livejournal.com/psymed/8014.html И вот какой ответ я получил от професионального психолога:
          "Скорые ответы могут быть пустыми и навредить."

          Когда у меня на занятиях MBA спрашивают простые вопросы, я конечно даю ответы на вскидку, но всегда оговариваюсь, ответ на вскидку надо смотреть конкретную ситуациию, могу и офибаться из-за недостаточности описания ситуации.

          • г-н Пономарев, просьба писать мою фамилию правильно.
            И в качестве подитога. Рассматривать ситуации на одном примере будет интересно не всем. Что касается "Скорые ответы могут быть пустыми и навредить" то мне не понятно что имеется ввиду под "скорыми ответами". Я не знаю почему Вы даете ответы на вскидку. Есть моменты когда нужно принимать ситуативные решения основываясь на книгах, своем или чужом опыте, а есть такие когда используется некий конструктор. В бизнесе все продумали до Вас. Нужно брать и пользоваться. Я не думаю что кто-то тупо возьмет и сделает все как написано. Люди думают и это хорошо! Они думают и обдуманно внедряют!

            Оценка статьи: 5

        • Увадаемый господин Шельман.
          Я убежден, что Вы упешный бизнесмен и консультант. Почему я легко пишу успешный консультант, да потому что считаю, что вы приносите пользу (и немалую!) косультируемым фирмам.
          Почему статьи с моей точки ошибочные? Вам не удаеться адекватно описать свой опыт, возможно в силу того, что у всех у нас не очень хорошо с журналистикой.
          Как это стыкуеться с Вашим успешным консультированием? Непосредственный контакт позволяет намного больше передать, чем в ситуации писания статей.
          "Все что написано - проверяно и работает" - да в определенных стуациях, но вы не описываете ситуации.
          Ваши высказывания (в общем случае) противоречат исследованиям специалистов и ученых в области менеджмента.
          Я предлагаю сделать их более конкретными, то есть описывать случай, ситуацию в которой Вы это применяли. Т.е. структура статьи такая
          1. Бизнес - кейс (описание прдприятия и проблем, рекомендую переименовать)
          2. Предложенное решение и процесс внедрения
          3. Результат

          Тогда Ваши статьи будут намного ценнее и никто не сожет подкопаться, особенно такие критиканы как я. Вы зададите ситуационность и таким образом больше покажите людям.

          • Если описывать конкретнее, получится полный учебник по менеджменту или хуже того, сборник рекомендаций консультанта по конкретным жизненным ситуациям - я не приму. Описания случаев годятся только как иллюстрация общих положений, и я оставляю их в тексте крайне редко!

            Ценность статей Евгения - в том, что он пробуждает интерес к описываемым вещам, а заинтересовавшийся пойдет копать глубже.

            "Ваши высказывания (в общем случае) противоречат исследованиям специалистов и ученых в области менеджмента."
            Ну, значит, плохо я выучилась менеджменту (полтора года назад), я не вижу противоречий.

            Мне, господа консультанты, до Вас, может, и далеко в профессиональном плане - вы преподаете то, чему я училась, но моих знаний хватает, чтобы понимать, как неспециалисты воспринимают эти статьи и немного порой упрощать для них фразы. Обсуждения статей показывают, что люди в большинстве своем представления не имеют о менеджменте. Статьи дают им зачатки знаний, а развивать ли их - личное дело каждого.

            • Описание ситуации увеличит всего в 1,5 -2 раза эти маленькие статеечки Шельмана, вызывающие интерес и у не профессионалов и у профессионалов.

              Описание случаев - это самое интересное! Особенно для тех кто только начинает вникать в проблему!

              Столько раз по просьбе слушателей мы сокращали подачу теоретического материала на занятиях и увеличивали разбор случаев (кейсов).

              Ну хотя бы найдите научного редактора или сверяйтесь с научными публикациями!

              • Еще раз скажу: материал статей Шельмина соответствует вузовскому учебному курсу.
                Вот когда найдете расхождения, поправлю.

                Пока Ваши научные замечания не сильно противоречат мнению Шельмина и тому, чему меня учили, предлагаю Вам просто писать статьи по Вашему учебному курсу, но не обещаю, что приму, подход у Вас специфичный. Но в любом случае Вы сможете оставить на сайте свое творчество, тем более, что Ваш сайт не работает.