Евгений Шельмин Грандмастер

Как оптимизировать оргструктуру компании?

Что является причиной для начала оптимизации структуры?
Основными причинами, которые побуждают руководителя заняться радикальными изменением существующей структуры компании, являются, во-первых, низкий уровень эффективности функционирования компании, во-вторых, сегодня уже не достаточно того, что было вчера: рынок диктует свои требования по внедрению новых товарных групп, применению новых технологий, требуется увеличить долю присутствия на рынке, оптимизировать расходы, чего в рамках действующей структуры добиться невозможно. Еще одна причина начала оптимизации связана с предвидением и подготовкой серьезных изменений в деятельности компании. Наиболее эффективным в таком случае является способ предвидения, когда вначале готовится структура, а уже после этого происходят кардинальные изменения, таким образом, компания оказывается наиболее подготовленной к ним.
С чего начать оптимизацию структуры компании?
Мы можем что-то исключить из структуры, что-то добавить, но мы не можем выполнять те действия, которые способны привести к тому, чтобы организация прекратила свое существование. В частности, мы не имеем возможности уничтожить всю структуру — в таком случае компании попросту не будет. Стоит уточнить, что, говоря об оптимизации структуры компании, мы ведем речь не только об ином подходе к выделению каждой существующей или планируемой структурной единицы, но и о другом способе упорядочивания этих единиц в целое путем определения взаимодействия.

Начать же нужно с предварительной диагностики действующих структур организации — управленческой, функциональной, а также кадровой — это проводится для определения узких мест и выявления нарушений логики взаимосвязи в функционировании каждого элемента структуры.

При оптимизации структуры учитывается целый ряд факторов, в результате чего выполняемые обязанности перераспределяются от одного сотрудника к одному или нескольким, каждый из которых начинает отвечать за свой сектор, вновь появляющиеся обязанности попросту распределяются, строится четкая взаимосвязь процессов, определяется порядок согласования и принятия решений во всех областях.

Как оптимизировать существующую структуру? На что обращать внимание?
Структура должна отвечать требованиям компании, так как ее задачами является ускорение сроков принятия решений, увеличение степени контроля и как следствие снижение количества ошибок в работе. Структуры управления в ряде компаний были построены еще в период, когда компания работала по принципу «семьи», а значит сейчас уже не могут отвечать определенным выше требованиям. Многие структуры остались заброшенными, и даже когда все изменилось, ими никто не занимался, они просто-напросто не находились под управлением.

Изменение структуры компании — это не разовое мероприятие, не единичное действие, мы имеем дело с постоянным изменением структуры компании в процессе роста последней. Первая переломная перестройка организационной структуры должна протекать стремительно и иметь конкретные глобальные изменения.
В нашей компании структура управления изменилась так: в момент неуправляемости, во время, когда было не понятно, кто кому подчиняется, в первую очередь были четко разделены зоны ответственности между руководителями. Отчеты между руководителями за работу вверенных секторов проводились на регулярных встречах. Затем исключили дублирование выполнения операций и осуществление двойного контроля со стороны генерального и коммерческого директоров, что имело место в «семейной» структуре.
Важно было создать принцип подчинения одного сотрудника одному руководителю. Строгая иерархия в настоящий момент, к примеру, не позволяет, в том числе и генеральному директору, давать задания сотрудникам отделов, напрямую вносить корректировки в их работу. Следующим шагом стало определение новых должностей, которые появились в результате перераспределения обязанностей.
В динамично развивающейся компании не реже чем раз в месяц появляются новые должности и новые сотрудники, производятся кадровые перестановки. Нужно ли также часто готовить новую версию структуры?
На получившейся схеме в стандартном исполнении «прямоугольник-линия» определите то, что есть в настоящий момент — пусть эти прямоугольники будут белыми. Серым или любым другим цветом выделяйте прямоугольники, отображающие перспективные отделы, должности и количественные показатели сотрудников.
Таким образом, вы отмечаете и показываете то, что будет, вы и ваши сотрудники должны видеть, к чему придет компания через определенный промежуток времени. Сотрудники в таком случае будут иметь представление о том, каким образом будет меняться оргструктура компании со временем, а определение перспективных должностей позволяет отделу персонала управлять карьерным ростом сотрудников, а им — видеть эти должности и претендовать на то, чтобы их занять.

Изменения в распечатках, разумеется, допускаются без ограничений, но при таком планировании, оценивая удобство и функциональность, в том числе, перепечатывать и переделывать схематическое изображение придется реже. Только серьезное изменение (предположим, изменилась структура подчинения, появился заместитель, изменено наименование должности и т. д.) будет требовать новой версии.
Опубликовано 26.10.2006
Дата первой публикации 09.10.2006

ШколаЖизни.ру рекомендует

Комментарии (11):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети:

  • кстати, коллеги, я открыл сайт, посвященный вопросам формализации бизнеса и внедрения международного стандарта СМК ИСО (ISO) 9001 www.smk-iso9001.ru . Задавайте вопросы, пишите, буду рад помочь.

    Оценка статьи: 5

     
  • Оценить статью: 1

    "Игорь Александрович Пономарев, Вы необъективны к статьям коллег! Не стоит ставить такое количество единиц! Иначе мы будем вынуждены каждую поставленную Вами единицу автоматически приписывать и к Вашим статьям.
    С уважением, автоматический регулятор справедливости. "

    Может быть, я ошибаюсь, но мне кажеться, что такие статьи могут ввести в заблуждение, привести к ошибочному мнению читателей, которые не слишком знакомы с проблематикой. В статьях Евгений Шельмин (61rostov) не прописана ситуационность, в каких случаях применять такое лекарство, и какие могут быть побочные реакции.

     
    • Марианна Власова Марианна Власова Бывший главный редактор 14 ноября 2006 в 09:35

      Посмотрите обсуждение, например, здесь.

       
      • Уважаемый Игорь Александрович!
        Я уважаю Ваше мнение, поскольку у Вас большой опыт. Не стоит забывать, что журнал дает ответы на простые вопросы. Это не профессиональный журнал! В заблуждение они не вводят, ошибочное мнение не формируют. Я владелец бизнеса, консультант. Все что написано - проверено и работает. Если у кого-то возникают вопросы - мне можно написать и уточнить

        Оценка статьи: 5

         
        • Не так давно я задавал в профессиональной конференции вопрос о психологии водного туризма http://community.livejournal.com/psymed/8014.html И вот какой ответ я получил от професионального психолога:
          "Скорые ответы могут быть пустыми и навредить."

          Когда у меня на занятиях MBA спрашивают простые вопросы, я конечно даю ответы на вскидку, но всегда оговариваюсь, ответ на вскидку надо смотреть конкретную ситуациию, могу и офибаться из-за недостаточности описания ситуации.

           
          • г-н Пономарев, просьба писать мою фамилию правильно.
            И в качестве подитога. Рассматривать ситуации на одном примере будет интересно не всем. Что касается "Скорые ответы могут быть пустыми и навредить" то мне не понятно что имеется ввиду под "скорыми ответами". Я не знаю почему Вы даете ответы на вскидку. Есть моменты когда нужно принимать ситуативные решения основываясь на книгах, своем или чужом опыте, а есть такие когда используется некий конструктор. В бизнесе все продумали до Вас. Нужно брать и пользоваться. Я не думаю что кто-то тупо возьмет и сделает все как написано. Люди думают и это хорошо! Они думают и обдуманно внедряют!

            Оценка статьи: 5

             
        • Увадаемый господин Шельман.
          Я убежден, что Вы упешный бизнесмен и консультант. Почему я легко пишу успешный консультант, да потому что считаю, что вы приносите пользу (и немалую!) косультируемым фирмам.
          Почему статьи с моей точки ошибочные? Вам не удаеться адекватно описать свой опыт, возможно в силу того, что у всех у нас не очень хорошо с журналистикой.
          Как это стыкуеться с Вашим успешным консультированием? Непосредственный контакт позволяет намного больше передать, чем в ситуации писания статей.
          "Все что написано - проверяно и работает" - да в определенных стуациях, но вы не описываете ситуации.
          Ваши высказывания (в общем случае) противоречат исследованиям специалистов и ученых в области менеджмента.
          Я предлагаю сделать их более конкретными, то есть описывать случай, ситуацию в которой Вы это применяли. Т.е. структура статьи такая
          1. Бизнес - кейс (описание прдприятия и проблем, рекомендую переименовать)
          2. Предложенное решение и процесс внедрения
          3. Результат

          Тогда Ваши статьи будут намного ценнее и никто не сожет подкопаться, особенно такие критиканы как я. Вы зададите ситуационность и таким образом больше покажите людям.

           
          • Марианна Власова Марианна Власова Бывший главный редактор 14 ноября 2006 в 13:35

            Если описывать конкретнее, получится полный учебник по менеджменту или хуже того, сборник рекомендаций консультанта по конкретным жизненным ситуациям - я не приму. Описания случаев годятся только как иллюстрация общих положений, и я оставляю их в тексте крайне редко!

            Ценность статей Евгения - в том, что он пробуждает интерес к описываемым вещам, а заинтересовавшийся пойдет копать глубже.

            "Ваши высказывания (в общем случае) противоречат исследованиям специалистов и ученых в области менеджмента."
            Ну, значит, плохо я выучилась менеджменту (полтора года назад), я не вижу противоречий.

            Мне, господа консультанты, до Вас, может, и далеко в профессиональном плане - вы преподаете то, чему я училась, но моих знаний хватает, чтобы понимать, как неспециалисты воспринимают эти статьи и немного порой упрощать для них фразы. Обсуждения статей показывают, что люди в большинстве своем представления не имеют о менеджменте. Статьи дают им зачатки знаний, а развивать ли их - личное дело каждого.

             
            • Описание ситуации увеличит всего в 1,5 -2 раза эти маленькие статеечки Шельмана, вызывающие интерес и у не профессионалов и у профессионалов.

              Описание случаев - это самое интересное! Особенно для тех кто только начинает вникать в проблему!

              Столько раз по просьбе слушателей мы сокращали подачу теоретического материала на занятиях и увеличивали разбор случаев (кейсов).

              Ну хотя бы найдите научного редактора или сверяйтесь с научными публикациями!

               
              • Марианна Власова Марианна Власова Бывший главный редактор 14 ноября 2006 в 15:47

                Еще раз скажу: материал статей Шельмина соответствует вузовскому учебному курсу.
                Вот когда найдете расхождения, поправлю.

                Пока Ваши научные замечания не сильно противоречат мнению Шельмина и тому, чему меня учили, предлагаю Вам просто писать статьи по Вашему учебному курсу, но не обещаю, что приму, подход у Вас специфичный. Но в любом случае Вы сможете оставить на сайте свое творчество, тем более, что Ваш сайт не работает.