Яна Джангирова Профессионал

Какие недостатки бывают в организации выставок?

Организация выставочных мероприятий… Казалось бы, что может быть легче? «Ангажирование» участников займет ну максимум недели две — а все остальное зависит только от организаторов.

Нет, уважаемые, пожалуй, сейчас организация выставок, демонстрирующих самые различные сферы бизнеса и производства, — это сложная и длительная процедура. Но человек, приходящий на выставку, видит только то, что на поверхности: «не сделали то-то…не учли это… ну как обычно у нас …». Конечно, накладки в любой работе бывают всегда — но хотелось бы пояснить моменты, которые чаще всего вызывают нарекания.

Вы скажете: раз сами организаторы выручают от проведения этих мероприятий немалую сумму или, как минимум, обеспечивают себе хороший «пи-ар», то они просто обязаны все делать по высшему разряду — и будете правы. Но если помножить объем потраченной энергии, нервов, времени, финансов на коэффициент сорванных (как это у нас любят) договоренностей, вы поймете, как сложны порой будни организаторов в преддверии ожидания праздника.

Кто обычно ходит на выставки или мероприятия, имеющие своей благой целью демонстрацию продукции или деятельности наших местных предприятий и организаций? Это — заинтересованные лица, которые пришли намеренно и четко знают, «к кому». Они обычно требуют план павильона или печатного отчета в виде хотя бы пресс-релиза (которые всегда должны быть в наличии у серьезных организаторов) и идут с совершенно определенной целью и именно «куда-то». Это не обязательно конкретная организация — вопрос может быть сформулирован абстрактно в отношении интересующей сферы деятельности, поэтому этих серьезных посетителей обычно приходится сопровождать до павильонов, которые могут их заинтересовать.

Далее следует категория людей, которые пока не определились столь конкретно, но приблизительно знают, чего хотят — просто для перспективы или так, на всякий случай. Следующая когорта посетителей наиболее «любима» оргкомитетом — они приходят всегда на все мероприятия, и в дождь и вьюгу, лишь с целью завладеть сто лет им не нужными буклетами с каждого павильона. Их уже знают в лицо и просто терпеливо пропускают. Есть еще одни — они ходят просто… придраться. Эти обязательно пристанут к организаторам, станут долго философствовать, что все не так и вообще жизнь прошла мимо. И со всеми надо иметь нервы хотя бы цивильно пообщаться.

Много нареканий по поводу не раздаваемого бесплатно каталога выставок. Дорогие мои, сие творение, прошедшее все ипостаси типографской обработки, невероятно дорого стоит — как это ни банально прозвучит. Да, конечно, есть страницы в данном каталоге, которые куплены самими участниками в целях саморекламы. Но даже, несмотря на это, типографские услуги в корне поглощают все зачатки альтруизма у организаторов — поверьте. Всеми опытными организаторами каталог четко и всегда раздается: во-первых, всем участникам, во-вторых, всем представителям средств массовой информации и, в-третьих, тем, кто представляет какую-либо весомую организацию и может подтвердить это хотя бы визиткой.

Остальным (из категорий вышеперечисленных посетителей) данная многостраничная цветная печатная продукция бесплатно не предоставляется. Хотя накладки бывают от комичных до трагичных. На одной из крупных выставок каталог почему-то бесхозно валялся на пустых столах и даже на каменных парапетах, однако прибирать его к рукам и рисковать своим имиджем никто не стал. Но получить каталог легальным путем, например, лично мне как представителю СМИ, так и не удалось. Меня подвергли чуть ли не следственному эксперименту и дактилоскопической экспертизе с целью идентификации личности, так что ничего не оставалось, как на середине махнуть рукой и слиться с народом.

«Белым пятном» в истории любых выставок, конечно же, всегда зияют сконструированные, но так и оставшиеся девственными павильоны, в «неучтении» которых тоже обвиняют организаторов. Поверьте — это вина… самих участников. Они заказывают павильон, оговаривают местоположение и все организационные моменты — но в последний момент просто не приходят или приносят какие-то рекламные щиты, ставят их в указанном месте и исчезают в неизвестном направлении. Публично демонтировать пустующие павильоны после первого же дня мероприятия тоже, как вы понимаете, не совсем правильно, тем более, если они оказываются между двумя занятыми и функционирующими.

Тут дело во в чем: не все одинаково представляют себе цели своего участия в выставке. Для одних достаточно лишь «засветиться», для других важно стоять часами у павильона и рассказывать часами о своей деятельности. Так что «пустые места» — скажу вам как человек, знающий всю эту подноготную, это, скорее, не минус, а плюс организаторам, просто выполнившим свои обязательства. Присутствовать же или нет — это уже остается на усмотрение заказчика. Да что говорить, если даже на почетное и освещаемое СМИ вручение сертификатов и призов, как минимум, 40 процентов участников одной крупной торгово-промышленной выставки просто… не явились.

Вы скажете: ну конечно, получается, что во всех недочетах виноваты все, кроме организаторов. Конечно же, нет. В любой работе есть свои «проколы», которые иногда приходится исправлять на месте и буквально за считанные минуты. Но это неправда, что если сумеешь организовать работу 17-ти человек, то запросто сможешь сделать это со 170-тью. Представьте, что у каждого из этих 170-ти — свои представления о распорядке, ходе, дизайне и ауре мероприятия. И, конечно, свои претензии по поводу таких организационных моментов, о сложности и непредсказуемости которых участники даже не подозревают.

Но это, как говорится, уже совсем другая история.

Опубликовано 29.10.2006
Дата первой публикации 26.10.2006

ШколаЖизни.ру рекомендует

Комментарии (20):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети:

  • Сергей Дмитриев Сергей Дмитриев Профессионал 13 августа 2010 в 08:07 отредактирован 13 августа 2010 в 08:20
    Что выставлять?

    Яна Джангирова, вот главная проблема организаторов. С ней тэт-а-тэт столкнулись организаторы русского павильона на недавней выставке в Шанхае. Довелось ли Вам побывать там, как специалисту? Что бы Вы могли написать о ней?. Я любитель разных выставок. В Кишинёве при В.Воронине посещал "хорошие и разные" выставки, напр., изобретателей, "Сделано в Молдове", сельскохозяйственные, строительные и др. Все они были хорошо оформлены и организованы, было много посетителей. Один раз даже выставлялась моя рассыпалка песка в гололёд ...фабричного изготовления. Я считаю, что главное - тема выставки и кому она адресована. Питание, буклеты, реклама могут быть по остаточному принципу - поскромнее и подешевле.

    Оценка статьи: 4

     
  • Илья П Илья П Читатель 12 августа 2010 в 02:45 отредактирован 27 августа 2010 в 12:40
    Обсуждение статьи "Какие недостатки бывают в организации выставок?"

    Хотелось бы добавить к уже описанным ( backandflower.ru ) выше проблемам организации выставок такие как:
    - Отсутствие гардероба / маловместительный гардероб / неохраняемый гардероб. Особенно актуально в зимнее время, доставляет массу неудобств. Нередко, при личном общении сами организаторы говорят, что делать гардероб не хотят, т.к. с трудом представляют сколько чего будет нужно, и сколько всё это будет стоить. И даже думать об этом не желают.
    - Невозможность несколько раз за день войти на выставку (при проходе через турникеты по штих-коду билета). Частенько возникает необходимость выйти за пределы павильона, чтобы к примеру сходить куда нибудь перекусить. Но чтобы войти назад придётся уже покупать новый входной билет.

     
    • Яна Джангирова Яна Джангирова Профессионал 12 августа 2010 в 03:08 отредактирован 12 августа 2010 в 03:09

      Уважаемый Илья! Я писала об организации выставок в Армении, а у нас они практически никогда не организовываются зимой (даже в закрытом помещении). Крайний срок – октябрь-ноябрь. Поэтому отсутствие гардероба для нас не столь принципиально, хотя Вы абсолютно правы! Если у Вас выставка проходит зимой, то это важный организационный момент, конечно. Что касается прохода на выставку… Если честно, не знаю, как в Москве, но у нас все посетители проходят когда, куда и сколько пожелают, а пресса и любой человек, имеющий хоть какое-то отношение к выставке, вообще проходит свободно всегда. Самые престижные выставки организуются у нас, как максимум, с приглашениями. Но если у человека на руках приглашение, он может сколько угодно выходить-заходить-снова выходить-заходить-уйти и придти завтра. У нас никаких проблем с этим никогда не возникает, ибо нет никаких турникетов).

      Спасибо большое за Ваш комментарий!
      С уважением,
      Яна

       
      • Илья П Илья П Читатель 13 августа 2010 в 00:34 отредактирован 13 августа 2010 в 00:36

        Яна Джангирова,
        К сожалению, в Армении на выставках мне пока бывать не приходилось, но имеется большой опыт посещения московских выставок. Судя по всему, в Армении лояльность организаторов к посетителям на порядок выше, чем организаторов выставок в Москве. И касается это не только выставок. К примеру, организация концертов зарубежных звёзд в Москве также всегда вызывала множество вопросов.

        Марианна Власова,
        Не совсем Вас понимаю, о чём идёт речь? На сколько я знаю, ссылки здесь разрешены, и если есть наглядный пример случая, который вполне применим и уместен к этой статье, считаю целесообразным подкреплять свои утверждения дополнительными материалами и ссылками на источники, дабы не быть голословным. Ваши действия рассматриваю как анти-конструктивные и противоречащие здравому смыслу

         
        • Марианна Власова Марианна Власова Бывший главный редактор 13 августа 2010 в 11:26

          Илья П, Вы пришли в статью 2006 года именно затем, чтобы поставить ссылку. Рассматривать вслух действия модератора - чревато удалением аккаунта...

           
          • Марианна Власова, мой основной интерес- выставки и всё что с ними связано. Чтобы не плодить дублирующих статей, мне кажется лучше дополнить те что уже существуют. Если Вы найдёте более свежую статью про вопросы организаций выставок - буду благодарен, лично я не нашёл. А ссылки на первоисточники - основа основ любого рода статей. Организаторы выставок, кстати, также склонны пресекать любую конструктивную критику в их адрес, а также угрожать авторам статей в случае, если им не по силам убрать из общего доступа дискредитирующую их информацию.

             
            • Марианна Власова Марианна Власова Бывший главный редактор 13 августа 2010 в 17:23

              Илья П, на нашем сайте мы предпочитаем не ссылки на первоисточники, а сами первоисточники, то есть авторские материалы. Если Вы в теме - никаких ссылок не требуется, высказывайтесь свободно.

               
              • Марианна Власова, т.е. вы допускаете полный "копи-паст" исходных материалов из других источников?
                P.S.
                Странно, чем же мои ссылки хуже ссылки Олега Борисова в его втором сообщении

                 
                • Марианна Власова Марианна Власова Бывший главный редактор 13 августа 2010 в 19:57

                  Илья П, Вы зря перед дискуссией (которую здесь вести не следует) не почитали правила и блог проекта.
                  У Ваших ссылок другая судьба, потому что у нас изменились правила.
                  Мы допускаем полный "копи-паст" автором его собственного текст из любых источников.

                   
      • Марианна Власова Марианна Власова Бывший главный редактор 12 августа 2010 в 23:56

        Яна Джангирова, мы рады, что Вы к нам заглянули, а Илье сообщаю: реклама в блогах запрещена, ссылка удалена.

         
  • По роду своей деятельности я часто посещаю выставки и как участник и как посетитель. И могу сказать что как раз те аспекты которые Вы затронули в своей статье не являются основными нареканиями в отношении организаторов выставок. Три основных вопроса скорее звучат так: А почему нет посетителей? ( если выставка небольшая) и ответ прост на небольшой выставке организаторы стараясь заработать побольше вводят платные билеты. и люди приглашенные даже самими участниками выставки не могут попасть на нее. Питание. Где поесть? Причем участникам, которые не являются очень обеспеченными людьми И наконец, как поймать организатора если что то не так пошло? Как правило на стойках организаторов работают студенты которые многого не знают а что знают забыли А остальное это уже вторично, так как все прекрасно понимают что организовать все идеально невозможно.

    Оценка статьи: 2

     
    • Уважаемый господин Борисов, большое спасибо за отклик! Дело в том, что "три основные вопроса", которые Вы затронули в своем комментарии, мне... не очень известны, хотя на моем счету - более 10 выставок. Первое - входные билеты. Не скажу, что на все выставки, но на крупные выставки у нас... никогда не продаются билеты! Вход всегда свободный. Это не только политика той местной (армянской) выставочной компании, в которой я работала, но и, например, USAID, тоже проводящей в Ереване ежегодные выставки. Вот на выставку, организованную под эгидой правительственных структур и Министерств, вход был платный, но билет стоил... чуть меньше 1 доллара! Второе - где поесть? Не знаю, мы лично всегда брали в аренду помещение с работающим буфетом. Или же нанимали персонал тех точек общепита, которые поставляют бутерброды, сэндвичи и напитки - и там, в уголке, ставился стол с закусками, и каждый мог в любой момент подойти и купить чего-нибудь поесть А если выставка продовольственная (или есть хотя бы 2-3 компании из этой сферы среди участников) - то тут вообще раздолье, ибо пробовать их продукцию можно было всем и сколько уж позволит собственная совесть Третье - где найти организаторов? Да везде У нас лично - специальные костюмы синего цвета, мы постоянно блуждаем по залу и мозолим всем глаза Так что, как видите, с проблемами, описанными Вами, ЛИЧНО Я не сталкивалась, хотя полностью согласна, что таковые имеют место быть. Так что еще раз спасибо Вам за отклик, надеюсь, в моем комментарии Вы тоже нашли хоть что-то для себя интересное. С наилучшими пожеланиями

       
      • Вам повезло, так как в Москве почти все выставки платные. и это создает определенные неудобства когда приглашаешь партнеров посетить твой павильон или стенд а тебе даже приглашений дают 2-3 на всех По поводу питания я не говорил что его совсем нет, просто в буфетах цены не расчитаны на людей работающих на выставке, а скорее на тех кто такую еду есть не будет предпочитая питаться в нормальном ресторане (за те же деньги) И наконец о организаторах: их много ходит, но тех кто реально может решить какой нибуть вопрос мало и вот их найти проблема. Я за один только этот год был участником 20 выставок и те на которых нареканий к организаторам не было можно пересчитать по пальцам на одной руке, да и то лишние останутся Приглашаю для более подробного общения посетить мой сайт там есть фото с выставок было бы интересно ваше мнение http://tucha68.narod.ru/index.html

        Оценка статьи: 2

         
        • Да, Вы абсолютно правы - цены в буфетах совсем не рассчитаны на широкую публику Насчет организаторов... Тоже верно. Понимаете, вот, например, ловят меня (PR-менеджера) и говорят, что отключился свет в павильоне. Естественно, лично я исправить это не могу (точнее, могу постараться, но лучше не надо Следовательно, мне приходится искать начальника технической службы. Он, в свою очередь, начинает искать своих электриков - и создается ощущение, что при возникающей проблеме организаторы начинают... бегать друг за другом, и вопрос остается нерешенным (по крайней мере, оперативно) В общем, это вечная тема, по-моему На Ваш сайт я обязательно загляну, спасибо за приглашение и удачи!