Михаил Морозов Читатель

Разрабатываем должностные инструкции

Должностная инструкция — основополагающий локальный акт, регламентирующий обязанности работника в соответствии с занимаемой должностью. На основании должностной инструкции руководитель имеет право требовать от подчиненных выполнения тех или иных функций и, если это важно для результата работы, именно каким-то одним оговоренным способом. Часто при составлении инструкций используется чисто формальный подход, в результате чего они остаются невостребованными вплоть до возниконовения какой-либо экстраординарной ситуации. Как повысить эффективность (и вместе с ней и значимость) этого локального акта?

Главной целью должностных инструкций является описание предъявляемых организацией требований к работникам. Стандарта для написания должностных инструкций нет, каждая организация имеет право на свое видение этих локальных актов. Тем не менее существуют общие подходы и правила, которые целесообразно использовать при их разработке.

Как показывает практика, чтобы грамотно составить должностные инструкции, необходимо проанализировать содержание работы сотрудников. В чем заключается анализ работы? Нам нужны сведения:
 — перечень всех видов работ и описание того как, когда, с помощью чего, и почему работник выполняет каждый из этих видов.
 — о поведении сотрудников и способов взаимодействия, необходимых для выполнения каждого вида работ
 — о механизмах, оборудовании, инструментах, документах, компьютерных программах, требующихся для выполнения работ
 — о нормах производительности труда (сведения о количестве, качестве, затрачиваемом времени на конкретный вид работы, а также критериях, по которым работа будет оцениваться)
 — об условиях труда (физические условия, режим, организационное и социальное окружение)
 — о требованиях к работнику, который сможет эффективно выполнять эту работу (образование, опыт, навыки, личностные характеристики)

Анализ работы проводится в несколько этапов:

Этап 1. Определение целей. Т. е. понять для чего будет использоваться полученная информация, так как это будет определять вид и источники информации.
Этап 2. Сбор вспомогательной информации. Выяснить, какова структура компании и какие технологии она использует. Эта информация дает общую картину организации, а также позволяет определить место каждого рабочего процесса.
Этап 3. Отбор работ. Теперь нужно отобрать работы, которые будут анализироваться. Начинайте с клчевых, наиболее значимых участков, а затем переходите к вспомогательным.
Этап 4. Сбор характеристик. С помощью определенных методов (см.далее) собираем необходимые характеристики рабочего процесса, выявляем наиболее эффективный режим работы и определяем параметры качества, т. е. критерии оценки работы.
Этап 5. Составление описания работы и ее спецификации. Эти обобщающие этапы наиболее важны в предварительной работе по составлению должностных инструкций.
Данные, полученные в ходе анализа работы, используются затем для проектирования рабочего процесса, если возникает необходимость в его модернизации.

Такая предварительная работа аналогична той, что предшествует описанию бизнес-процессов организации. Если деятельность вашей компании уже описана с помощью бизнес-процессов, разработку должностной инструкции целесообразно вести на основе разработанной бизнес-модели. Это резко сократит объем предварительной аналитической работы и послужит гарантией того, что все производственные и управленческие функции приобретут адресность, а сформированные кадровые документы — понятность и прозрачность.

Собираем информацию.

В сборе информации для проведения анализа работы должен участвовать специалист службы персонала, работник, и его непосредственный начальник. Для достоверного анализа требуется их слаженная совместная работа. Если в компании есть бизнес-аналитик, также можете привлечь его в свою команду — это придаст ее работе необходимую логичность и системность.

Для сбора данных можно воспользоваться методами наблюдения, собеседования (интервью), анкетирования, составление списка обязанностей работника. При применении любого из этих методов вначале собираются данные о рабочем месте, а затем изучается сам процесс — рассматриваются рабочие задания, которые выполняет сотрудник.

Прямое наблюдение применяется в случаях, когда рабочий процесс требует ручного, стандартизированного труда, или когда он непродолжителен (например действия рабочего на конвейере или работа клерка). Этот метод мало применим когда рабочий процесс предусматривает умственную деятельность.

Собеседование (интервью) с работником часто сочетается с наблюдением. Собеседование может проводиться с работником, группой или руководителем подразделения, который располагает сведениями о рабочем процессе. Групповые интервью проводят когда большое число работников выполняет схожую работу. Основной недостаток метода в том, что работники склонны преувеличивать одни свои обязанности и преуменьшать другие. Чтобы избежать таких искажений обычно используется стандартный набор вопросов, что позволяет сравнивать ответы на них.

Анкетирование очень эффективно, т.к. позволяет получить много ценной информации за короткое время. Анкеты должны
быть составлены таким образом чтобы получить информацию как от рядовых работников, так и от их руководителей. Поэтому очень важно, какова будет структура анкеты и какие вопросы в нее включить. Иногда предпочтение отдают формализованным анкетам, где сотрудникам нужно выбирать из предложенных вариантов, иногда анкеты состоит из открытых вопросов. Однако лучше всего сочетать оба этих варианта.

Составление списка обязанностей работника помимо перечисления самих обязанностей подразумевает наличие сведений о том как часто сотрудник их выполняет и сколько времени требуется для их выполнения. Для этого метода необходимо чтобы работник вел ежедневные записи. Обычно такой метод применяется при анализе рабочих процессов, не поддающихся наблюдению (работа инженера, ученого или менеджера).

После проведения предварительной аналитической работы начинается собственно написание должностной инструкции, а точнее, ее проекта.

Должностная инструкция состоит из разделов:
 — реквизиты,
 — общие положения,
 — должностные обязанности,
 — права,
 — ответственность.

Реквизиты включают наименование и местоположение организации, дату утверждение, название должности.
Общая часть содержит информацию: категория должности, требования к квалификации (job specification), наименование подразделения, кому подчиняется/кем руководит, что должен знать, порядок замещения.

Должностные обязанности или Функции и задачи. Раздел можно разбить на 5−6 функциональных блоков, перечислив по 5−6 должностных обязанностей в каждом блоке. Если функциональные блоки выделить невозможно, уместно разбить должностные обязанности на две подгруппы: те, что работник выполняет самостоятельно и те, в которых он участвует наряду с другими. Если в компании наряду с системой мотивации действует процедура контроллинга (напр. «скрытый покупатель»), то в инструкции фиксируются показатели, по которым оценивается работа сотрудника и устанавливаются их плановые значения. В ситуации, когда плановые значения меняются регулярно, имеет смысл в должностной инструкции закрепить сами критерии оценки, а конкретные значения показателей фиксировать в отдельном документе (напр., в плане работы сотрудника).

Права. Как правило, это: право самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции; право получать информацию для реализации своих обязанностей; право контролировать вопросы и действия в пределах своих полномочий; право давать распоржения и указания, требовать установленных действий от подчиненных; вносить предложения по совершенствованию своей работы.

Составление и использование анкет: практические советы

Совет 1. Анкета должна быть как можно более короткой и простой.
Совет 2. Работнику нужно обязательно объяснить, для чего он заполняет анкету и как полученная информация будет использоваться. Многие сотрудники боятся, что по результатам анкетирования они будут либо уволены, либо уменьшится зарплата.
Совет 3. Перед использование анкеты протестируйте ее на нескольких сотрудниках.
Совет 4. Обязательно определите срок заполнения анкеты. Не давайте слишком много времени, чтобы не возникло желание отложить ее в долгий ящик.
Совет 5. Не пускайте дело на самотек. Если кто-то из сотрудников отмахнулся от заполнения анкеты, поинтересуйтесь, в чем причина и еще раз объясните необходимость его ответов.

Словарь кадровика

Анализ работы (job analysis) — процедура, в ходе которой определяются характер работы и обязанности по ее выполнению, а также знания, умения и навыки, которыми должен обладать сотрудник, чтобы выполнять эту работу.
Описание работы (job description) — документ, который составляется по итогам предыдущего этапа и содержит описание того, в чем заключается работа.
Спецификация работы (job specification) — документ, содержит описание качеств, которыми должен обладать сотрудник для успешного выполнения работы.

Опубликовано на личной странице 18.07.2008
Дата первой публикации 18.07.2008

ШколаЖизни.ру рекомендует

Комментарии (0):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети: