Евгений Шельмин Грандмастер

Как организовать в компании внутренний аудит?

Отлаженная система анализа и внутреннего аудита деятельности компании — это единственный способ обеспечения эффективной деятельности компании.

Внутренний аудитор, которым может быть назначен любой сотрудник, является независимым от интересов проверяемой стороны. Всегда важен и полезен взгляд со стороны.
Ключевые задачи аудитора: — Провести предварительный анализ имеющихся данных.
 — Подготовить вопросы аудита и план его проведения.
 — Вести всю установленную требованиями документацию.
 — По результатам аудита подготовить отчет.

Может ли исполнитель самостоятельно контролировать процесс и результат?
Контролировать исполнитель может процесс, но результат — никогда. По факту контроля должно приниматься решение, а у исполнителей не всегда есть желание для этого, поэтому финальный контроль должен осуществлять другой стороной.

Можно ли контролировать все? Как этого добиться?
Во-первых, одному лицу не нужно добиваться тотального контроля над деятельностью всей компании. Во-вторых, необходимо оценивать и контролировать ключевые показатели. Но ведь их много, как быть? Многим кажется нереальным контролировать десятки определенных показателей одновременно. Но давайте вспомним, как мы учились водить автомобиль. Когда-то для каждого из нас было непонятным, как можно контролировать все дорожные параметры: наличие знаков, светофоров, да еще и зеркало заднего вида, при этом переключать скорости и крутить руль… но ведь потом мы еще и станции на автомагнитоле начали переключать, разговаривать с сидящими сзади пассажирами, курить, разговаривать по мобильному телефону… Таким образом, совмещать не один десяток параметров контроля можно, но для начала их необходимо определить и прописать.

Каков главный критерий контроля?
Заблуждение — считать, что можно контролировать только то, в чем разбираешься. Существует один из общепринятых критериев оценки — оценить можно то, что можно посчитать. Такой же критерий существует и для понятия «контроль». Контролировать можно то, что формализовано, регламентировано и определено. Контролировать что-либо можно только тогда, когда знаешь, какой результат должен получиться и какой путь является наиболее приемлемым для достижения обозначенного результата.

Какие существуют ошибки контроля?
Первой ошибкой является то, что после осуществления контроля мы забываем о его результатах. Необходимо перевести контроль из разряда формальности в разряд основы для существования системы планового развития компании. Не зафиксированные контрольные точки, отсутствие записей по результатам прохождения этапов контролируемой операции, а также не систематизированный и лишенный даты и времени контроль — это не более чем формальность.
Все что можете прописать и определить для самого себя в области осуществления контроля — определяйте и прописывайте. В этом и заключается вторая ошибка — бессистемный хаотичный контроль. Такой подход теряет свою актуальность.
Мы не задумываемся и еще над одним моментом — над тем, что мы контролируем и почему именно это. Как следствие — третья ошибка. Мы более пристально контролируем то, что любим. Признайте этот факт — вам это нравится. Намного приятнее контролировать там, где вы специалист, и вы попросту неосознанно уделяете конкретному сотруднику или такому отделу намного больше времени, хотя, скорее всего, это излишне. Покончите с такой практикой.

Почему вредны излишние проверки?
Считается, что чем больше контроля, тем больше исполнительности. Зачастую проверки излишние и чрезмерные, хотя проводя их, мы считаем что сможем добиться больших результатов. Необходимо помнить, что проверки стоят денег, поскольку занимают время как проверяющих, так и проверяемых.

Каковы основные принципы аудита?
 — Аудит проводится согласно утвержденной программе
 — Он основан на честности и объективности в представлении результатов аудита. Аудитор должен работать с фактами, а не с мнениями и доводами, не должен давать собственную оценку происходящего.
 — Свидетельства, представленные аудитором, должны быть проверяемы и документально зафиксированы. Эти свидетельства могут также подтверждаться подписью проверяемых, иметь доказательства в виде фотографий, распечаток.
 — Данные аудита должны быть рассмотрены. По результатам должно приниматься соответствующее решение, которое должно исполняться.

Какие основные проблемы аудита?
Первая — ограниченность во времени. Так как аудит проводится в течение ограниченного периода времени и с ограниченными ресурсами, он основан на выборе имеющейся информации и анализе текущих событий. Объем выборки тесно связан с достоверностью заключений по результатам аудита, поэтому к результатам аудита нужно относиться с определенной долей вероятности. После проведения аудита ответьте на вопрос: достаточно ли времени было затрачено на аудит выбранного отдела? Все ли удалось узнать за данный промежуток времени?
Вторая проблема — отсутствие понимания со стороны проверяемого подразделения. Отсутствие понимания, как правило, основано на страхе несоответствий. Недоброжелательный настрой при проведении проверки не позволяет аудитору выявить все возможные нарушения и несоответствия.

Что в первую очередь необходимо сделать перед аудитом?
Провести анализ документации. Глубина анализа определяется с учетом размера и типа проверяемого отдела или подразделения, а также целью аудита. Если документация неадекватна, необходимо принять решение о проведении или в отказе от проведения аудита, а также сообщить об этом руководителю проверяемого подразделения и другим заинтересованным сторонам, включая ведущего аудитора и генерального директора.

Как проводить аудит на местах?
Аудит на местах основан на выявлении того, кто, как и что делает, какие ресурсы при этом использует. Рассмотрим основные шаги.
 — Предоставьте документальное основание на проведение проверки.
 — Обозначьте проверяемую область.
 — Снимите элемент неопределенности — кратко опишите методы, которые будут использоваться вами при проведении аудита.
 — Обозначьте установленные область и критерии оценки.
 — Сообщите о возможности получения результатов аудита по его итогам.
 — Сообщите о возможности оспаривания выявленных несоответствий.
 — Соберите информацию используя основные доступные методы: задавайте вопросы, наблюдайте за деятельностью проверяемых, просматривайте и анализируйте документацию.

Что является результатом аудита?
Свидетельства аудита должны быть оценены с точки зрения установленных критериев аудита.
Если считать, что результатом аудита является отчет, то он должен содержать следующие данные:
 — Цели аудита.
 — Область аудита.
 — План аудита.
 — Дата и место, где проводился аудит.
 — Критерии аудита.
 — Выявленные в результате аудита сведения.
 — Заключения по результатам аудита.
В отчет не нужно включать:
 — Личные впечатления.
 — Аспекты, не входящие в область аудита.

Успехов!

Опубликовано 11.12.2006
Дата первой публикации 20.11.2006

ШколаЖизни.ру рекомендует

Комментарии (9):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети:

  • Уже определились, с кем будете сотрудничать?

     
  • А у нас сейчас встал вопрос о проведении кадрового аудита.

     
  • Вячеслав Вареня Вячеслав Вареня Читатель 15 мая 2010 в 19:01 отредактирован 15 мая 2010 в 22:14

    Я шесть лет проработал внутренним аудитором.
    Не обижайтесь, но, по моему мнению, ваша статья содержит мало конкретики и практичной направленности.

     
    • Люба Мельник Люба Мельник Бывший модератор 15 мая 2010 в 22:14

      читать дальше →

       
      • Если по вашему мнению это реклама, то удаление справедливо. Хотя я не рекламировал какие то товары, работы, услуги, а пригласил автора темы к себе на форум. В любом случае вопросы модерации - компетенция администрации ресурса.

         
  • кстати, коллеги, я открыл сайт, посвященный вопросам формализации бизнеса и внедрения международного стандарта СМК ИСО (ISO) 9001 www.smk-iso9001.ru . Задавайте вопросы, пишите, буду рад помочь.

    Оценка статьи: 5

     
  • Мысли интересные, но как я понял эти знания нужны лишь тем, кто является начальником или собирается стать им, тем не менее с интересом прочитал, пригодится для лбщего развития. Статья немного «суховата», но дельная 5

    Оценка статьи: 5

     
    • Вы знаете, тут я немного с Вами не соглашусь.
      Приведу один пример. Большинство из нас не умеет продавать. Это факт. Большинство из тех кто не умеет продавать не хочет этому учиться потому что считает что ему это не нужно. Вот здесь стоп! Кем бы ты не работал, какую бы должность не занимал возникает потребность в продажах. Я, как собственник и руководитель бизнеса, ПРОДАЮ идеи и задания сотрудникам, я ПРОДАЮ свои мысли и наробки коллегам и партнерам. То же самое и здесь. В первую очередь, разумеется, рассчитано на тех кто УЖЕ и тех кто СТАНЕТ (планирует) руководителем, но описанное применимо во всех сферах жизни человека.

      Оценка статьи: 5