Евгений Шельмин Грандмастер

Как эффективно использовать свое время?

Вряд ли кто-то из нас может сказать: «У меня нет проблем с тайм-менеджметом!»… А очень жаль! Попробуем определить и использовать основные моменты, связанные с управлением своим временем.

Я, как автор многочисленных публикаций на тему управления персоналом, практически всегда начинаю с соотношения ПРОЦЕСС-РЕЗУЛЬТАТ. Это мое соотношение подхватило большинство авторов, консультантов и всех, кто с этим связан. И не случайно.
Как пройти от точки, А в точку Б? Есть сотни способов и путей, и только один путь будет самым коротким. А насколько мы проводим анализ этого самого короткого пути? Разберем все по пунктам.

1. Прежде чем что-то делать, подумайте, как это можно сделать быстрее. Как быстрее достигнуть желаемого результата?

А знаете, почему мы не проводим этот анализ? Не видим смысла! Мы попросту никуда не спешим, но при этом НИЧЕГО не успеваем. Совсем недавно прочел анекдот:

Звонок по телефону:
 — Привет! Чем занимаешься?
 — Да ничем… я же на работе…

Всеобъемлющий ответ, который мне, как руководителю компании, вполне понятен.

Теперь разберемся, почему же мы никуда не спешим. Ответ прост: если у нас нет цели, то зачем делать что-то быстрее, да и зачем, собственно, вообще что-то делать.

2. Ставьте цель, и вы гораздо быстрее достигнете нужных результатов.

Но это была лирика. Теперь о реальной экономии своего времени, с чем у каждого из нас возникают колоссальные проблемы. Попробуем сформулировать как саму проблему, так и найдем ее корни, то есть, причину.

У вас постоянно не хватает времени ввиду того, что:
 — Вы не делаете работу так быстро, как это нужно, потому что вам нравится сам процесс.
 — У Вас не остается свободного времени, потому что вы погружены в решение мелких вопросов.
 — Вы не структурируете и не планируете свой рабочий день.

Сделайте таблицу, состоящую из трех колонок: 1-я колонка — время (например, 9.00−10.00), 2-я колонка — действие, которое вы сделали за этот промежуток времени, 3-я колонка — примечание. В конце дня проанализируйте свою работу, и вы определите, что N% выполненных вами действий можно было бы делегировать (поручить подчиненным), а К% не делать вовсе!!! Проведите анализ трех-пяти рабочих дней. Что вы получите? Шокирующий результат! Вы увидите, насколько нерационально вы используете свое время.

Вторым этапом определите, что именно вы делаете потому, что именно вы и только вы должны это делать, и попробуйте сократить время выполнения этих работ. Вновь определите, что можно делегировать.

Бытует мнение, что нельзя заниматься несколькими делами одновременно. Так ли это — решайте сами. У многих людей, как правило, открыто 5−10 окошек программ, включена аська, скайп, они говорят по мобильному телефону, офисному телефону, читают журнал, газету, книгу… Не могу сказать, плохо это или хорошо — поступайте так, как вам больше нравится. Но, например, зачем закрывать файл Word’a с недоработанным материалом, если вернешься к нему через 2, 5, 10, 40 минут?

Наведите порядок с документацией. Многие ссылаются на то, что тратят на поиск нужного документа необоснованно большое количество времени. В данном случае необходимо упорядочить документооборот (а документооборот считается упорядоченным в том случае, если электронный или бумажный документ можно найти в течение 1 минуты), и проблемы исчезнут.

Самый верный враг эффективного тайм-менеджмента — откладывание дел «на завтра». Если что-то можно отложить на завтра, может, это вовсе можно не делать? Чтобы сделать быстрее — сделайте сегодня. Как-то самый известный коуч на мое «Я напишу вам это завтра» ответил: «Завтра может не наступить». Кстати, это очень важная и полезная фраза. Используйте ее для самонастройки, и почаще говорите коллегам.

Существует, кстати, способ, который позволяет заставить сотрудника выполнить за 15 минут работу, которую, в лучшем случае, он делал бы за час-полтора. Он получает задание в 17.45… Хочется домой, и есть всего 15 минут. Жестоко? Но выполняется! В спешке? Быстро? Да! Но: всегда контролируйте результат.

Много проблем возникает при планировании своего времени. Мы часто куда-то не успеваем. А почему? Мы назначаем встречи «впритык». Не делайте этого. Оставляйте запас времени. Если у вас встреча в 10.00 и вы вполне успеете в 11.30 на вторую, назначьте вторую на 12.00. За полчаса вы тоже сможете сделать несколько намеченных ранее дел.

А больше всего экономится времени либо рано утром, либо вечером. Этот факт доказан. Есть «совы», есть «жаворонки». Каждая из этих категорий в «удобные» для себя часы делает гораздо больше работы, нежели в стандартное рабочее время.

Сделайте так, чтобы каждую минуту вы использовали свое время рационально. Если остается свободная минута, разберите бумаги, поставьте подписи, почитайте журнал или книгу, но не копите дела.
Купите себе смартфон или мини-компьютер. Это позволяет экономить кучу времени! Проверено и доказано!

Проанализируйте и вы свой рабочий день, найдите пробелы и белые пятна, и используйте свое время максимально эффективно для того, чтобы в конечном итоге получить как можно больше денег, ведь работаем мы вряд ли ради самого процесса (процесс может всего лишь приносить удовольствие).

Опубликовано 6.02.2007
Дата первой публикации 06.01.2007

ШколаЖизни.ру рекомендует

Комментарии (6):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети:

  • Олег Попов Олег Попов Читатель 22 июля 2012 в 06:47 отредактирован 22 июля 2012 в 13:42

    Спасибо большое за статью! У меня всегда есть проблемы со временем! Из-за этого загубил свой первый блог, так как не занимался им! Но как только я занялся планированием своего времени, я обратил внимание, что у меня появляется больше времени! Часть дел, которые я дела просто отбросил из-за ненужности! И сейчас наконец-то начал новый интернет-проект! Статья очень интересная, много нового узнал! Люди, пользуйтесь, это реально помогает!

     
  • ну почему же не нравится???
    очень даже интересное мнение ( это я о Котовцеве). Вот с одной стороны, у меня вопрос, как у читателя - разве это не прелестно, разве не великолепен сам процесс - ругаться на себя, нервничать, что не успеваешь, не получается и т.д., а потом через год два вспоминать как ты в той самой гонке чего то сделал успел и сотворил, не смотря на эту самую нехватку времени.
    А с другой стороны, как офисный сотрудник и то же занимающийся временем, правда с точки зрения экономики и риска, вопрос то же весьма стандартный для подобных опусов. Видите ли, практически все рекомендации псевдонаучных материалов по экономии времени сводятся к двум направлениям: делегируйте и оценивая-думайте куда вы это самое время тратите. так вот: ведь далеко не все офисные сотрудники могут кому-либо, что-либо делегировать. делегировать вообще могут только менеджеры различных уровней. А их в офисах не большинство. и процесс раздумывания,оценки и планирования трат времени, то же требует трат времени. другими словами, можно нечего не успеть, по тому что все время займете на раздумывания как бы его сэкономить.
    Ну и вообще я полностью согласен,
    И с тем что "офисная среда – это... противоестественная среда обитания человека."
    И с тем, что "необходимо упорядочить документооборот".

     
  • Владислав Котовцев Владислав Котовцев Профессионал 6 февраля 2007 в 08:08

    Простите за откровенность, но как-то скучно становится после таких статей. Словно прочел кусок из очередной переводной книжки об экономии времени (из тех же пресловутых "законов" Лакейна с его "искусством успевать"). Да, люди – не ангелы, но они не могут постоянно думать только об увеличениях прибыли фирмы и собственном карьерном росте. Рискну высказать и вовсе "крамольную" мысль: офисная среда – это... противоестественная среда обитания человека. Это пространство вечной гонки. Гонки за ЧЕМ? Знамо, за чем: деньгами, карьерой. А потом все эти преуспевающие топ-менеджеры откровенничают у психоаналитиков, рассказывая, до чего им всё это ненавистно. Это ведь только в телерекламах офисная жизнь такая привлекательная.

    Просьба ко всем, кому не понравится мой комментарий, помнить, что я высказываю свое личное субъективное мнение.

    Оценка статьи: 1

     
  • ДА, все правильно говорите. Но у меня сейчас времени просто нет , чтобы я мог его эфективно использовать!

     
    • Людмила Есипова Людмила Есипова Мастер 6 февраля 2007 в 08:28

      Вы как всегда потрясающе нелогичны. Как это вам удается?
      Времени нет у тех, кто все время спешит.Загружая себя сиюминутными делами, мы праувеличиваем их значение и таким образом бежим от жизни.Все это проявления страха, что меня не будут ценить, если я их не сделаю.Заменяем псевдоделами время, необходимое для того, чтобы понять-зачем ты живешь, человек?

      Оценка статьи: 2

       
  • Вот мое время очень часто зависит от других людей, и никак я по другому не могу.

     

Популярные видео