Дмитрий Литвак Дебютант

Как победить почтовый ящик? Отречемся от старого мыла!

Подумалось: есть многое на свете, что для Горацио просто и понятно, но для друга его Гамлета может явиться новостью. И даже открытием, я бы сказал.

Вот, например, все эти не очень глобальные, но приятные и полезные мелочи, которые используются нами для оптимизации деятельности. Разве их важность менее важна в сравнении с основополагающими техниками?

И я подумал — да, разумеется, обязательно мало-помалу допишу титанический труд, во всех деталях описывающий собственную ТМ-технологию. Что, как, на чем, какой софт, какое железо, какие нюансы. Но до той чудесной поры приятно поделиться мелочами.

Например, с удивлением обнаружил, что у многих все еще существует проблема организации почтового ящика. Письма приходят, копятся, ответы откладываются, забываются, короче — туши свет. Надеюсь, что лично вас, читатель, сия чаша миновала, но вдруг…

Хотите навести порядок в почте? Поехали.

Что есть такое обычный почтовый веб-ящик среднего ТМ-неофита?

С одной стороны, накопившаяся за годы гора входящих (лично у меня их в инбоксе веб-почты тысяч эдак… тысяч эдак много). С другой стороны — новогодняя елка из папок, письма в которых переливаются огоньками разноцветных меток. С третьей стороны — надежда когда-нибудь выделить день и разобрать всю почту. Мол, вот уж засяду один раз с утра, и будет мне счастье к вечеру. К вечеру счастье, возможно, и будет, но через неделю все вернется, потому что в основе своей технология работы с почтой не изменилась.

Итак, прямо сейчас вы:

1. Копируете в буфер эту строку:

*************ПЛИНТУС № 1**************

2. Создаете в почте пустое письмо с темой, только что скопированной в буфер

3. Отправляете его самому себе.

4. Отправляете себе еще два таких же письма.

В итоге в почтовом ящике образовалась вот такая картинка:

*************ПЛИНТУС № 1**************
*************ПЛИНТУС № 1**************
*************ПЛИНТУС № 1**************

Письмо …
Письмо …
Письмо …
Письмо …
Письмо …

Не открывайте письма-плинтусы, пусть выделяются на общем фоне. Далее разбираемся с папками. Самой главной папкой становится все, что выше плинтуса.

Возможно, у вас уже есть структура папок для почты, но я бы поделился таким решением.

На самом верхнем уровне веб-ящика у меня находятся папки:

__!Ответить_позже
__!Сделать

_Архив_Входящих

…ну и далее по темам, это уже не важно. Имена такие — разумеется, для целей сортировки, чтобы вверху держались. Кстати, есть группа папок, которые сортировкой перемещаются вниз с помощью использования префикса «ю_»: например, «ю_Полезные_рассылки»

В итоге себе дается установка: плинтус на экране всегда должен быть виден. Плинтус не должен падать ниже зоны видимости, в крайнем случае — первой страницы списка писем. Плинтусная группа писем — это то, что отвечает критерию «Срочно+Важно». То бишь, должно быть разрулено сегодня.

«__!Ответить_позже» — сюда сбрасываются письма для ответа не сегодня.
«__!Сделать» — сюда улетают письма, которые не предполагают ответа, но подразумевают какое-то действие. Что-то скачать по ссылке или что прочитать, или вообще — решить, что с этим делать.

Два отдельных хранилища для писем к ответу и писем к действию в моем случае оправдывают себя полностью, тем более что на автомате реализуют Правило Третьего Гвоздя.

«_Архив_Входящих» — здесь все то, что не было:

а) удалено;
б) помещено в тематические папки;
в) отложено в «Ответить/Сделать».

Вы, возможно, спросите: «Хорошо, вот у меня прямо сейчас в ящике возник плинтус. А что делать с тем, что ниже плинтуса?»

И я вам отвечу: к черту все то, что ниже плинтуса. Можно, конечно, слегка поагонизировать перед ампутацией тяжелого прошлого, что-то дообработать из пришедшего в последние дни. Пусть все то, что ниже плинтуса, там и живет. Можно, конечно, сделать плинтус размером в 20 писем, но мне лично хватает и трех.

В общем — отречемся от старого мыла!

Иногда спрашивают: «А почему плинтус с номером первым?»

А потому что, поверьте, редко удается сразу включиться в упорядоченность, но миновав три-четыре плинтуса, все точно устаканивается.

Опубликовано 8.05.2011
Дата первой публикации 21.04.2011

ШколаЖизни.ру рекомендует

Комментарии (17):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети:

  • Олег Банцекин Олег Банцекин Мастер 23 июня 2011 в 10:03

    Дмитрий Литвак, смищная статья. Зачем папки и метки? Зачем фильтры? Вот дураки в Гугле и Яндексе изгаляются, интерфейсы накручивают! Сам себе письма жирным капсом пишешь, да и все дела. Ставлю единицу за неправильное позиционирование статьи - надо было в юмор. Если рассматривать статью серьезно - она вредна.

    Оценка статьи: 1

     
    • Олег Банцекин,

      Выше уже отвечал:

      Виктор Платонов, вот-вот, именно о ловушке автоматизации я и говорю. Гугловая почта, кстати, хороша не столько метками и сортировками, сколько возможностью на одном аккаунте организовать центр управления всеми ящиками - независимо от того, на каких сервисах они созданы.

      Так вот о ловушке. Неприятность автоматизации заключается в том, что письмо (как некий входящий объем информации из внешнего мира) минует уровень сознательного контроля. Если вы работаете в техподдержке - то да, у вас маршруты обработки обращений прописаны сверху. Но если вы работаете в реальном непредсказуемом мире, то нужно осознанно реагировать на происходящее.

      Мы ведь даже папку спама периодически проверяем, не так ли? То бишь не особенно доверяем феноменальным антимусорным алгоритмам.

       
    • Олег Банцекин, учтите, что всех несогласных с его мнением автор в тролли записывает и другим это советует

       
      • Александр Петров,
        А то как же, все тролли в этой части галактики в курсе

        Я, правда, так и не понял, зачем переписываться с самим собой капсом, но - пусть, человек же старался, высказал твою точку зрения. Кстати у Олега есть качественный материал на тему как победить рабочий стол компьютера. С другой стороны, не понимаю, зачем нужно рабочий стол сначала заср.... Упс, прошу пардону! Я-то ведь не тролль )))))

         
  • Виктор Платонов Виктор Платонов Профессионал 31 мая 2011 в 01:44

    Дмитрий Литвак, идея замечтальеная, и применима к ящикам майла, почты и яндекса. Обратите внимание на почту Google - там есть метки, есть сортировка по папкам, причем содержимое всех папок может отображаться одновременно, есть автоматическая сортировка важное/обычно(к примеру письма начальства почтовый сервис может сразу отмечать важными). То есть, эта идея уже реализована, но более технически грамотно и не надо мучится с плинтусами. Если там немного организовать с умом поток почты - то вкупе с высказаннными идеями можно получить мощнейший инструмент для работы.

     
    • Виктор Платонов, вот-вот, именно о ловушке автоматизации я и говорю. Гугловая почта, кстати, хороша не столько метками и сортировками, сколько возможностью на одном аккаунте организовать центр управления всеми ящиками - независимо от того, на каких сервисах они созданы.

      Так вот о ловушке. Неприятность автоматизации заключается в том, что письмо (как некий входящий объем информации из внешнего мира) минует уровень сознательного контроля. Если вы работаете в техподдержке - то да, у вас маршруты обработки обращений прописаны сверху. Но если вы работаете в реальном непредсказуемом мире, то нужно осознанно реагировать на происходящее.

      Мы ведь даже папку спама периодически проверяем, не так ли? То бишь не особенно доверяем феноменальным антимусорным алгоритмам.

       
      • Виктор Платонов Виктор Платонов Профессионал 12 июня 2011 в 03:06

        Дмитрий Литвак, согласен! Автоматизации не стоит доверять. Но ведь можно вполне обойтись простыми метками. В частности, в той же почте гугла есть два типа меток - по важности и по значению. А также можно сортировать почту по датам и по другим признакам. Как вариант, давайте попробуем рассмотреть работу такой почты с клиентом, встроенным в Оперу. Она умеет попутно раскладывать рассылки, отмечает цепочки и пр. Это немного сложенее. Но зато открыв клиент - уже глаза мозолит непрочитанная почта, невыполненные дела, моргающие события, которые можно запланировать прямо в почте "не отходя от кассы".
        И здесь, опять таки, Ваша система УЖЕ внедрена. Кстати, я уже применил Ваш метод на моей связке. И знаете... Потратив на изучение возможностей клиента Оперы, на подключение и прочие настройки и технические ньюансы, доводку под собственные нужды порядка трех часов получаю примерно 30-40 минут освобожденного времени. Вот только как все это объяснить, чтобы было понятно, пока не знаю. Но одно скажу точно - Ваша система+немного мозгов+немного времени+грамотный выбор сервисов = УЙМА времени!
        Если проще - спасибо за наводку!

         
  • Дмитрий Литвак, кроме статьи, ещё и коммент полезный! Хорошо, что заглянул...

    Оценка статьи: 5

     
  • Дмитрий Литвак, а что сразу нельзя так делать? Или кто то предпочитает сначала засрать свой дом, а потом наводить в нем порядок?

     
    • Александр Петров, по опыту:
      Почта - все-таки не дом. Когда заводишь, думаешь "а, что там, пара писем придет в месяц и все", а потом начинаются регистрации, рассылки, переписки. Когда-то нет времени разгрести, когда-то лень и все, 6500 непрочитанных. Я в гугле сделала проще, разделила на категории, каждая категория отмечается флажками. Рассылки и всякая "неживая" почта сразу отмечаются как прочитанные. Остальные читаю. Не удаляю ничего, кроме спама. Может, не оптимально, но мне удобно.

      Оценка статьи: 5

       
      • Хельга Тарасова, вот я говорю, что надо не копить мусор, некоторые адреса сразу помечать как "спам" и сразу удалять. А непрочитаные письма это нонсенс, или вы не уважаете отправителей, что даже не удосужились прочитать их письма, или эти письма вам и не нужны вовсе, так удаляйте их сразу. А от ненужных рассылок вообще лучше отказаться. Мусор в компе - мусор в голове

         
        • Александр Петров, у Вас что не бывает загруза по работе? В обычное время я с удовольствием читаю профессиональные рассылки, но если срочный проект, читаю только письма живых людей. Зачем удалять, если там интересная информация, просто в данный момент нет на нее времени. Есть время - возвращаюсь назад, читаю.

          Оценка статьи: 5

           
          • Эх, не вынесла душа поэта.
            Хельга, да не тратьте время, это же троллинг. Начать с хамских выражений (про порядок в доме), перейти к передергиваниям (про неуважение к адресатам), далее последует включение непонимания, затем - ... да аллах бы с ним акбар, модель понятна. Сделайте как я - запомните сей персонаж и проигнорируйте, что бы он там дальше не писал. Тролли - одни из самых профессиональных хронофагов. Я бы даже назвал их тайм-киллерами. Хронофажий спецназ. Тайм-"Альфа".
            Страшные, страшные люди ))))

             
            • Дмитрий, спасибо за предупреждение. Я еще не настолько опытна, чтобы отличать троллей от обычных ... В общем, от тех, кто не нарочно так себя ведет.

              Оценка статьи: 5

               
              • Хельга, а "не нарочно" - это вроде когда хамят как бы не со зла?
                К сожалению, драгоценный наш интернет ярко показывает тренд развития - от "Пришел, увидел, победил" до "Зашел, нагадил, наследил". Отличить паразитиков просто, при комментаторской продуктивности они отличаются крайне частой творческой импотенцией. То бишь, не поднимается рука на сотворение. Но тянуть липкие виртуальные ручонки к кому ни попадя считают возможным. Однако так как изнасиловать нечем, то им остается лишь отсасывать энергию у тех, кто ведется на провокации .

                 
  • Классная идея!

    Оценка статьи: 5