Виктория Романова Дебютант

Как правильно вести деловую переписку?

Работа с людьми в крупных компаниях подразумевает постоянное взаимодействие с отделами, с головным офисом, с непосредственным руководством, с коллегами, с деловыми партнерами и клиентами. В настоящее время это общение зачастую происходит с помощью электронной почты, и в частности — деловых писем.

shyshak roman, Shutterstock.com

Именно поэтому важно уметь такие деловые письма правильно писать.

Существует несколько простых правил. Читаем, запоминаем, применяем!

1. Откажитесь от флуда! В деловой переписке недопустимо ставить много восклицательных и вопросительных знаков, смайликов и т. д. Сообщение типа «И ДОЛГО НАМ ЕЩЕ ЖДАТЬ!!!((((((((((((«не воспримется серьезно ни одним специалистом, который его прочтет. И не удивляйтесь, если на такое письмо придет ответ: «Мальчик, позови старшего». Не забывайте, вы пишете деловое письмо, а не делитесь впечатлениями о выходных с подружкой.

2. За орфографические ошибки, по моему мнению, нужно начинать штрафовать. Если вы пишете деловое письмо, пишите его грамотно! Знаки препинания должны быть расставлены правильно, слова написаны без ошибок, интонация передана верно. Если не умеете грамотно писать, учитесь! А пока учитесь, не беритесь за деловую переписку.

3. Многие просто забывают том, что является очень важной частью делового письма: о приветствии! Не важно, какова тематика вашего письма, всегда помните, что необходимо с уважением поприветствовать потенциального собеседника. Отсутствие приветствия — дурной тон! Такое не стоит допускать даже при работе на рынке или в ларьке.

4. Недопустимо забывать об элементарной вежливости. Неважно, насколько сильно и как далеко вы хотите попросить проследовать вашего собеседника, сделать это необходимо максимально корректно («Посылать нужно грамотно»). А если серьезно — ваше письмо может прочесть человек, сотрудник компании, который совершенно не виноват в ситуации, которую вы ему описываете, и грубить ему не просто неразумно, вы на это не имеете права.

5. Если вы пишете письмо, значит, для этого есть причина. Текст письма должен внятно передать собеседнику вашу проблему (пожелание, требование) и закончиться фразой вроде:

«Я надеюсь на Вашу помощь в данном вопросе».
«Я рассчитываю получить от Вас ответ в кратчайшие сроки».
«Прошу Вас принять конструктивные меры по устранению данной проблемы».

Писать письмо просто для того, чтобы выплеснуть эмоции на собеседника, недопустимо! Начиная писать письмо, всегда спрашивайте себя: «Зачем я это делаю?» Письмо с текстом «Вася получил зарплату больше, чем я! Это возмутительно!» будет банально проигнорировано собеседником. (Как это ни смешно, письма подобного содержания пишутся довольно часто.)

6. Завершение письма важно не менее, чем его начало. Не забывайте пожелать вашему собеседнику удачного дня, всего доброго, хорошего настроения или хотя бы вежливо попрощаться. Это — хоть на капельку — поднимет ему настроение и создаст о вас благоприятное впечатление. В конце концов спросите себя, с кем вам хочется продолжать общаться — с истеричками, которые ненавидят всех и вся, или с адекватными партнерами?

7. И последнее. Ваше письмо должно строиться следующим образом: приветствие — суть вопроса, ситуации — ваше требование, пожелание — завершение письма (прощание с собеседником). Никогда не забывайте, что вы самостоятельно создаете себе репутацию в компании, так пусть даже письма, которые вы пишете, помогают вам в этом.

Надеюсь, эти правила помогут избежать ошибок при написании писем. Успехов вам!

Опубликовано 25.11.2012
Дата первой публикации 23.11.2012

ШколаЖизни.ру рекомендует

Комментарии (10):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети:

  • Вика, есть добротное русское слово - делопроизводство. Уверена, что существуют компактные справочники с общепринятыми правилами делопроизводства и образцами типовых документов. В статье же многие принципы идут не от правил деловой переписки, а от вдохновляющих лозунгов. Я не спец в русской деловой переписке. Знаю только, что она резко отличается от американской в стороны неконкретности и размашистости пера. (Это мой куссок хлеба и я знаю о чем смеюсь и плачу когда перевожу русские деловые документы - три четверти текста можно отжать в кулаке на воду). Хотя принцип у вскх писем один - максимальная понятность и однозначность текста. Только при этом у русской деловой переписки отсутствуют еще два обязательных для запада критерия - максимальная информативность при минимальном объеме. Поэтому я очень внимательно и пристрастно прочитала вашу статью. Она из разряда благих пожеланий, но никак не строгой памятки. Памятка - это Устав солдата от канцелярии, где все должно быть разложено по полочкам. Вот где точка моего разочарования.
    Не знаю, если бы мекня спросили как писать деловое письмо, первое, что бы я сказала - пиши КОРОТКО!

    Оценка статьи: 3

     
    • Лаура Ли, скажите так нужно ли приветствие в начале письма деловой переписки? И что Вы знаете об истории этого вопроса?

      p.s. в целом, Ваш стиль письма притягивает.

       
    • Марианна Власова Марианна Власова Бывший главный редактор 27 ноября 2012 в 10:54

      Лаура Ли, статья не о деловых документах и не делопроизводстве. Ему учат специальных людей - секретарей. А деловую переписку нужно вести всем, и повторяю, "Устава" для нее не существует. Отличие от американских принципов - не потерять вежливый тон за минимализмом. Тем более что приветствия, прощания, формулы вежливости, подписи и регалии вставляются в электронные письма автоматически.

      И как Вы сами писали в комментариях к своей статье на эту тему (тоже не о делопроизводстве) - "а слово "не принято" ты понимаешь? " Вот статья не о том, что положено, а о том, что принято или не принято там, где положения не прописаны.

       
  • Данная статья изначально создавалась в качестве памятки на информационную доску в салоны сотовой связи, где менеджеры и специалисты активно ведут переписку. В статье указаны основные принципы. Чтобы разложить по полочкам все тонкости деловой переписки одной статьей не обойтись, на эту тему пишутся книги на сотни страниц. Статья, скорее, служит напоминаем сотрудникам крупных организаций, которые работают, так сказать, "в полях", о том, что необходимо соблюдать данные принципы, т.к. их игнорируют практически все. Говорю, к сожалению, по собственному опыту.

     
  • По погоде...Ничего, это должно прийти. Собственно, нельзя миновать феодализм письменных отношений, чтобы перейти к правильным электронным.

    Оценка статьи: 3

     
  • Не годится статья. У деловых писем есть десятка два определенных правил не от эмоций, а от правил канцелярита данной страны. Вот их надо было и привести тут, а не пожелания с хорошей погодой. Нельзя же так: заглавие спрашивает? отвечайте! По полочкам.

    Оценка статьи: 3

     
    • Марианна Власова Марианна Власова Бывший главный редактор 25 ноября 2012 в 11:30

      Лаура Ли, нет никаких "правил канцелярита" в деловой переписке в России. Есть общие принципы, которые автор и изложила.

       
      • Марианна Власова, Лаура, наверно, имела в виду правила документооборота - конкретных разновидностей форматов документов при переписке (там и определенные формы, и обязательные поля и т.д., ориентированные для деловодства). А автор статьи немного ушел в сторону в полуделовую переписку (типа - переписка при сопровождении продуктов, если через скайп/аську хочу что-то купить и интересуюсь).