Борис Рохленко   Грандмастер

Должностная инструкция. Зачем она нужна?

Для начала — сценка из спектакля Аркадия Райкина. «Что ты сегодня сделал? Сколько ты сегодня сделал?» «А чего — сколько?» «Ну, вот того, чего ты должен, того и сколько!» «Кирпичей, что ли?» «Нет!» «Досок?» «Нет!» «Так чего сколько?» «Ну, вот того, чего ты должен, того и сколько!» «Вот вы сначала придумайте единицу измерения — чего, когда, кому и сколько, а потом приставайте!»

Sakuoka, Shutterstock.com

Тот, который так отвечает, не получил от своих руководителей однозначных указаний о своих обязанностях. Конечно, сценка граничит с идиотизмом, но это случается не так редко, как думается. Нестыковка действий различных работников приводит, по меньшей мере, к двум результатам. Первый — не делается то, что нужно. Второй — работники дублируют друг друга.

Чтобы это не происходило, пишут должностные инструкции. Там, где численность персонала невелика, можно обойтись и без инструкций, или инструкции будут минимальны по объему.

По мере роста организации появляется необходимость разграничить действия работников и (или) подразделений. Это нужно, чтобы каждый или каждое отвечало за результат своей работы и чтобы работники или подразделения не сталкивались лбами при выполнении указаний руководства.

Должностные инструкции составляются, в основном, для работников, выполняющих повторяющиеся действия: оформление документов, предоставление отчетности.

Как пример — инструкция по оформлению брака на производстве. Это не совсем персональная инструкция, скорее коллективная, в которой оговариваются действия всех заинтересованных: контролера, технолога, конструктора, начальника технологического бюро, мастера, рабочего, инженера по труду и зарплате и так далее.

Как это может выглядеть:

«1. Обязанности контролера. При выявлении отклонений от чертежа контролер обязан составить акт о браке (форма прилагается), зарегистрировать его и передать на рассмотрение контрольному мастеру.

2. Обязанности контрольного мастера. Контрольный мастер обязан поставить в известность об отклонении производственного мастера и технолога, подписать акт о браке и передать его на подпись технологу".

И так далее, до бухгалтерии, которая считает потери от брака в денежном выражении.

В небольших организациях должностные инструкции пишут сами руководители (или они поручают своим работникам в письменном виде очертить круг обязанностей). В крупных организациях может быть штатный разработчик таких инструкций или создано подразделение (бюро, отдел).

Очевидно, что если существуют фирмы, специализирующиеся на составлении такого рода документов, лучше всего воспользоваться их услугами. При кажущейся простоте процесса это может оказаться не по силам неспециалисту.

Составление должностных инструкций по сути — элемент научной организации труда (НОТ). Классический пример из пособий по НОТ, когда простейшие изменения приводят к ощутимому повышению эффективности. Один фермер, порядком уставший от своих усилий получить достаточную (по его мнению) прибыль, обратился за консультацией. Специалист приехал, дня три ходил за фермером, потом сказал ему: «Вилы переставь из этого угла в другой, лопату поставь здесь, тачку здесь не ставь, ей место в том углу».

Фермер ждал чего-то другого, не настолько мелочного, но рекомендации выполнил. И получил то, что хотел: стал меньше уставать и получил увеличение прибыли.

Аналогичные элементарные действия могут быть зафиксированы в должностных инструкциях: это делать так, это не делать совсем, это передать кому-то, здесь принять решение, а в этом случае — передать на рассмотрение по инстанциям.

Возможно, придется потратить больше времени на формулировку пунктов инструкций, чем это может показаться в начале работы, но четкость в распределении обязанностей — залог успешности любой, даже самой маленькой организации.

Опубликовано 8.10.2013
Дата первой публикации 04.10.2013

ШколаЖизни.ру рекомендует

Комментарии (29):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети:

  • Муратова Ирина Муратова Ирина Читатель 20 октября 2013 в 15:34 отредактирован 20 октября 2013 в 15:35

    Мне не особо понятно, почему возникает вопрос о надобности должностных инструкций. Статья трудового кодекса РФ 68, четко обозначивает наличие должностной инструкции. То есть наличие должностной инструкции так же обязательно, как и наличие трудового договора.

    Если у некоторых по-другому, что тут скажешь, сами себя защитить не можем, законы не знаем, трудовые обязанности не понятно как воспринимаем.

    И самое главное - живем так, как будто наша работа это и есть наша жизнь. Может я и не могу донести до всех свою позицию, но я точно знаю, что моя работа это не есть я, моя любимая работа, это только малая часть меня, как то так.

    И вот поэтому – для меня моя должностная инструкция основа моей трудовой деятельности. Еще масса всяких РД (руководящих документов) Пришла на работу, расписалась за принятие смены и понеслось. Смена 24 часа, отдай и не греши.

    Оценка статьи: 5

     
  • В основном ДИ пишустя для галочки и используются лишь при необходимости уволить нерадивого работника.

    А по сути это мощщнейшее средство организации производства, и еще более - РЕорганизации его.

    Н-р, при внедрении новой техники или новых технологий. Иногда достаточно всего лишь разработать новые ДИ.

    Оценка статьи: 5

     
  • Уважаемые коллеги, спасибо за комментарии и оценки!

     
  • Должностной регламент обязательно нужен!
    Его составной частью является Должностная инструкция (должностные обязанности).
    Регламент кроме обязанностей включает в себя общие положения(например квалификационные требования по замещению должности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности), а также права работника, порядок привлечения его к дисциплинарной либо материальной ответственности и т.д.

    Если кто представлял в суде интересы любой из сторон по трудовым спорам, то знает, что первый документ (помимо ТК) на который опирается суд при вынесении решения - это Должностной регламент (должностные инструкции.

    Формально работника нельзя даже наказать если для него не был разработан должностной регламент, либо он с ним не был ознакомлен.

    Нужно также помнить, что после ознакомления, работник должен расписаться в получении копии (2 Экз.) должностного регламента (должностной инструкции) на руки .

    Оценка статьи: 5

     
  • Самые производительные коллективы это хорошо организованные преступные группы с железной дисциплиной, четкими и неписанными инструкциями и обязанностями. Идеальная организация внутри них позволяет им существовать и заниматься своим промыслом легально. По этому и деньги там крутятся сверхгигантские, по этому и весь мир пляшет под их дудки с радостью отдавая свои доходы.

    Оценка статьи: 5

     
  • Евгений Востриков Евгений Востриков Дебютант 8 октября 2013 в 15:05 отредактирован 8 октября 2013 в 15:05

    Более того, процедурность неотъемлемая и обязательная часть многих видов человеческой деятельности, позволяющая унифицировать многие процессы и исключить вот эту самую индивидуальность. Например, заболевшего сотрудника некому заменить лишь только по тому, что он создал индивидуальный процесс не формализуя его. Он незаменим. Всё, производство встало колом. Убытки, срыв поставок. Спеца найдут конечно. Но ведь нужно время.

     
    • Евгений Востриков, значит он создал единственно возможный процесс который приводит к нужному результату? А начальник не догоняет как? забавно)). В таком случае приходится выбирать полный контроль над процессом или эффективность, результат)).

       
      • Евгений Востриков Евгений Востриков Дебютант 8 октября 2013 в 15:40 отредактирован 8 октября 2013 в 15:41

        Эльмира Салимова, да, создал. Он молодец и это его фишка. К его темпу привыкнут и перестанут замечать до тех пор, пока он не даст сбой. Он, в следствие своей "незаменимости", может манипулировать начальником. Легко! Вы правы. Таких прецедентов навалом.
        А начальнику и нет необходимости требовать от него формализировать процесс. Для этого есть соответствующие специалисты. Откажется сотрудничать со специалистом не желая раскрывать фишки? Это уже саботаж. Приказ и дело в шляпе. Уволится? Ну так тому и быть. Ещё ни одно производство не остановилось от того, что уходили самые лучшие специалисты. Вон Джобса нет и ничего страшного не случилось с айпадами и айфонами.

         
        • Евгений Востриков, самые производительные коллективы строятся на доверительных ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ отношениях, на здоровой обстановке. А не на должностных инструкциях, не на боязни и принудиловке)).

          Про Apple - там 80% бизнеса строится на правильной рекламе. Таланты Джобса как программиста, давно ушли на второй план)).

           
          • Эльмира Салимова, несомненно! Доверию должно быть место. Без него ни как. Но ведь должен хоть как то производитель, работодатель, начальник, шеф, бастык оградить себя от досадностей, связанных с желанием иных злоупотребить доверием, от мошенников и хитрозадых.
            А вот насчет самых лучших не могу согласиться. Иные, особенно творческие - да. В конечном итоге, важен не сам коллектив как таковой, а его эффективность. Очень хороший, дружный, спаянный коллектив может дружно заниматься СКД (ИКД)- имитацией и симуляцией кипучей деятельности лишь только потому, что шеф хам и вообще бяка.
            Самые эффективные коллективы там, где строгая дисциплина и самодисциплина, четкие представления каждого о том, что и в какую минуту ему делать. Тогда ни кто никого не подставляет, не подводит.

             
            • Евгений Востриков, лукавите. Я понимаю ваше желание контролировать процесс, потому что не понятно, что эти засранцы могут натворить. Но говорить про доверие и тут же называть людей мошенниками и хитрозадыми - это уже перебор)).
              Если Вы выбираете авторитарный стиль руководства, то так и скажите. К чему все это? Если я заблуждаюсь, то поясните Вашу модель правильного руководителя)).

               
              • Евгений Востриков Евгений Востриков Дебютант 8 октября 2013 в 16:43 отредактирован 8 октября 2013 в 16:45

                Эльмира Салимова, немногословно - реалистическая, имеющая в основе своей предположение, что часто полезнее смотреть на мир без розовых очков. Надеяться на лучшее и готовиться к худшему.
                Доверие не возникает спонтанно, на эмоциях, с первого взгляда, на интуиции и предположениях. Основа доверия, в контексте трудовых или деловых отношений, многократно проверенные жизнью взаимоотношения.

                 
  • Я за индивидуальный подход и терпеть ненавижу слова с корнем "долг". Верно - указать направление деятельности сотрудника, его миссию в этой компании, но это можно сделать на этапе собеседования, и напоминать во время процесса при необходимости, а не тыкать носом в мертвые бумажки. Не ровен час, когда он и сам может туда ткнуть носом наЩальника со словами "А тут такого не написано!".

     
    • Эльмира Салимова, это зависит от места работы. На некоторых местах требуется пунктуальное выполнение и инструкций, и должностных обязанностей. Пример - работа контролера.

       
      • Борис Рохленко, для работы контролера не нужна инструкция, нужны требования к качеству конечной продукции, согласитесь? В любой профессии есть простор для творчества.

        Исключение, наверное, военные, там где приказы не обсуждаются.

         
        • Эльмира Салимова, "для работы контролера не нужна инструкция, нужны требования к качеству конечной продукции, согласитесь" - первая часть ошибочна в корне, именно контролер должен выполнять инструкции от А до Я.

          Вы отталкиваетесь от того, что делается в организациях, где невозможно регламентировать работу. Это не значит, что в других случаях инструкция не нужна или не будет работать.

           
          • Борис Рохленко, я отталкиваюсь от того, что все люди разные и для эффективной работы конкретного человека требуется индивидуальный подход.

             
            • Эльмира Салимова, люди разные, а ситуации повторяются. И если есть выработанное решение, дающее нужный результат, нет надобности каждый раз и каждому ломать голову над тем, как и что делать. За него это сделали предыдущие поколения.

               
              • Люба Мельник Люба Мельник Бывший модератор 8 октября 2013 в 22:54

                Борис Рохленко, ушла в конце августа из газеты. Перед тем потребовалось за месяц обучить одну деву обрабатывать и верстать рекламу в полосы. Без лишних разговоров сунула ей чек-листы на все операции, каковых, если память не изменяет, было 4-5. Ничего, в две недели освоила. Ситуации повторяются, да. И на эти случаи ничего лучше таких инструкций нет - легче и работнику, и работодателю.

                 
        • Эльмира Салимова, с вами наверняка полностью согласны многие производители продуктов питания и лекарств К чему ГОСТы, ТУ, регламенты, инструкции, рецептура? Творчество! Везде и во всём творчество. Наверное именно по этому многие производители вместо положенного ингредиента легко кладут другой, более дешёвый. Но ведь творчество. А что тут такого?
          У бухгалтера творчество, у токаря с фрезеровщиком творчество, у сборщика ПК тоже творчество.

           
          • Евгений Востриков, прежде чем острить, прочитайте комментарий внимательно.
            Для большей ясности - Взять того же контролера, параметры качества выпускаемой продукции должны быть (ГОСТы, ТУ), а как он этого будет достигать не обязательно. Хотя позиция ваша вполне понятна.

             
            • Эльмира Салимова, контролёр это единичный пример, но и он, если не выработает систему привычных движений, не оптимизирует, так сказать, процесс, не успеет проконтролировать всё. Впрочем, это зависит и от его загрузки. Есть такое понятие - оптимизация процесса. Это когда нужное достигается наименьшим количеством движений. Работа, как говаривал г-н Паркинсон, как резина. Её, при умелом подходе, можно растянуть на целый день. Кроме того, процесс д.б. управляемым, а результат предсказуемым. Поэтому В любой профессии есть простор для творчества. не прокатит в очень многих профессиях. На том же конвейере сборочного цеха.

               
    • Эльмира Салимова, но зарплату то вам ДОЛ(г/ж)ны платить? Или её размер, сроки выплаты тоже на индивидуальный взгляд руководителя компании?
      Я одобрямс автора статьи и оч-чень согласен с Е.Востриковым.
      Мёртвые бумажки оживают когда их индивидуализируют, а не применяют, тупо скачанные из интернета.
      Деньги, кстати, тоже лишь мёртвые бумажки )))

       
      • Гоша Феоктистов, зарплата в должностных инструкциях не пишется, она зафиксирована в штатном расписании и отражена в приказе о приеме на работу. Я к тому, что любое предприятие - процесс творческий, и невозможно отразить все возможные ситуации в должностной инструкции. Это жизнь.

        На счет зарплаты - никто ничего не должен, ни я работать,ни работодатель платить. Это договоренность, а не покупка раба.

         
  • Евгений Востриков Евгений Востриков Дебютант 8 октября 2013 в 07:39 отредактирован 8 октября 2013 в 12:23

    Следует различать обязанности и инструкции.
    Должностные обязанности (ДО) регламентируют то, что работник должен выполнять для достижения необходимого результата. ДО позволяют (в зависимости от степени их персонализации и привязки к рабочему процессу) определить степень ответственности работника. А ответственность, как известно, бывает только письменной и, более того, юридически правильно оформленной.

    Должностные инструкции (ДИ) же регламентируют то, как следует выполнять ДО. ДИ, являясь по сути процессингом, процедурой, более щепетильный документ, нежели ДО потому, что представляют из себя фактически пошаговые рекомендации, позволяющие практически любому человеку, пребывающему в здравом уме и доброй памяти, достичь нужного результата работы.

    Даже не смотря на то, что законами, регулирующими трудовые взаимоотношения, разработка ДО и ДИ не предусмотрена, руководитель, пренебрегающий ими, ставит себя в заведомо проигрышную позицию в случаях возникновения трудовых споров.
    Типичная ситуация:
    читать дальше →