Виктор Губерниев   Мастер

Как организовать совместную работу через интернет?

В далёкую доинтернетовскую эпоху единственными средствами совместной удалённой работы над проектами были телефон и почта. Максимальные возможности для совместной удалённой работы появились только вместе с интернетом. В статье мы рассмотрим, какие инструменты имеются в нашем распоряжении для совместной работы. Поскольку их огромное количество, мы рассмотрим только наиболее популярные и бесплатные.
Creativa Images , Shutterstock.com

В далёкую доинтернетовскую эпоху единственными средствами совместной удалённой работы над проектами были телефон и почта. Телефон ограничивал сотрудников только голосовым общением и только двусторонним контактом, а почта затягивала коммуникацию на недели, а то и на месяцы. С появлением факса и пейджера обмен графической и текстовой информацией ускорился, но максимальные возможности для совместной работы без личного контакта появились только вместе с интернетом.

В этой статье мы рассмотрим, какие инструменты имеются в нашем распоряжении для совместной удалённой работы. Поскольку их огромное количество, мы рассмотрим только наиболее популярные и бесплатные.

Потребности

Для начала рассмотрим, какие потребности возникают у людей, совместно работающих над каким-либо проектом.

1. Составление плана. Любое дело начинается с планирования. При составлении плана нужно учитывать не только этапы реализации проекта, но и имеющиеся людские и материальные ресурсы. При этом они могут быть заранее не известны.

2. Голосовое общение. Основным способом общения совместно работающих людей по-прежнему остаётся обычный разговор. Но желательно иметь возможность одновременного подключения к разговору нескольких участников.

3. Визуальное общение. Не всё можно передать голосом, часто требуется что-то показать, буквально, на пальцах. Важно также видеть мимику собеседника, она тоже передаёт важную информацию и существенно дополняет звуковую.

4. Обмен текстовыми сообщениями. Многие вещи нельзя передать ни голосом, ни изображением. Например, программный код, гиперссылки и многое другое. В этом случае требуется иметь «месенджер» — средство обмена сообщениями. Важное его преимущество: в нём ничего не пропадает и можно быстро найти нужную информацию в архиве.

5. Иногда необходимо дать доступ коллеге к своему компьютеру или получить доступ к его рабочему столу. Удалённое управление чужим компьютером — эффективнейшее средство для помощи в освоении какой-либо программы или разрешения многих «компьютерных» проблем.

6. Обмен файлами. В ходе работы над проектами с помощью ПК в большинстве случаев промежуточные и итоговые результаты создаются в виде файлов того или иного формата. Соответственно, возникает потребность в их оперативном обмене и совместном редактировании.

7. Обмен денежными средствами. Для взаиморасчётов между сотрудниками иногда необходимо средство для оперативного перечисления денег.

8. Осмотр объектов на месте. Иногда требуется показать коллеге какой-либо объект (механизм, задание, установку и т. п.).

9. Обмен материальными объектами. Это, пожалуй, единственная потребность, которую приходится оставить обычной почте или службам доставки.

Инструменты

Теперь обратимся к инструментам интернета, удовлетворяющим эти потребности.

Инструментом для построения плана в бизнесе являются такие программы, как MS Project. Но эти программы стоят денег, и немалых, а для небольших проектов вполне может подойти бесплатная система Трелло (trello.com). Эта система состоит из карточек. К карточке можно привязать текст, файл, изображение, чек-листы, цветовые закладки, исполнителей. Карточки можно объединять в группы и перемещать между группами. Можно просматривать лог всех действий пользователей, настроить оповещения по электронной почте.

Например, можно организовать работу так: первая группа карточек — задания, вторая — материал, третья — правки, четвёртая — «отредактировано», и, наконец, «принято». Постановщик задач создаёт карточки в группе «задания», исполнитель привязывает готовые файлы к ним и перемещает в группу «материал», затем заказчик проверяет материал и перемещает в группу «правки», исполнитель вносит необходимые изменения и переносит к группу «отредактировано». Далее заказчик проверяет отредактированный материал и переносит либо назад в папку «правки», либо в группу «принято».

Визуальное общение, обмен файлами, изображениями и текстовыми сообщениями обеспечивает программа Skype. С её помощью можно также показывать удалённому собеседнику различные объекты, особенно это удобно делать с помощью мобильного приложения Skype для смартфонов. Скайп позволяет устраивать видеоконференции (вебинары), в которых может участвовать сразу несколько собеседников. Со скайпа, правда, за небольшую плату, можно совершать звонки и на телефоны — как стационарные, так и мобильные.

Хранилище файлов предоставляет программа DropBox. Это удобный сервис для хранения и совместного доступа к файлам различных проектов, позволяющий всегда иметь нужные файлы под рукой и открывать их из любого места, с любого подключённого к сети компьютера или смартфона. Сразу после регистрации в системе вы получаете 2 гигабайта памяти под свои проекты, которые можно потом бесплатно увеличить до 16, приглашая друзей или выполняя различные задания. Можно также приобрести память до 1 Тб. Система создаёт на каждом компьютере специальную папку, куда вы перебрасываете файлы, которыми хотите поделиться, и они синхронизируются с «облаком» на сервере. После синхронизации файл становится доступен из любого устройства, подключенного к DropBox. Система позволяет восстановить удалённые файлы и отслеживать сделанные изменения в файлах за 30 дней.

Предоставить или получить доступ к управлению удалённым компьютером коллеги позволяет программа TeamViewer. Она должна быть установлена как на управляющий, так и на управляемый компьютер, а пользователь управляемого компьютера сообщает коллеге свой пароль для доступа к управлению. После входа в систему на управляющем компьютере в отдельном окне пользователь видит экран удалённого компьютера и может управлять им почти как своим собственным: запускать приложения, набирать тексты и т. д. Он может также обмениваться с коллегой сообщениями в специальном мессенджере. Как правило, для большей эффективности взаимодействия, при этом ещё используется скайп или обычный телефон.

Для быстрого обмена денежными средствами подойдут сервисы Web-Money, Яндекс. Деньги, Qiwi и т. п. Хотя сами программы бесплатны, но за денежные переводы каждая из них берёт определённый процент.

Таким образом, с помощью описанных выше инструментов можно организовать эффективную совместную работу даже достаточно больших коллективов. И только для обмена материальными объектами вам по-прежнему потребуется старая добрая почта или служба доставки.

Опубликовано 24.12.2014
Дата первой публикации 17.12.2014

ШколаЖизни.ру рекомендует

Комментарии (25):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети:

  • Кстати, спасибо за идею. Возможно, мне стоит написать статью о возможностях ВКонтакте для организации проектной работы и онлайн тренингов ;)

    Оценка статьи: 5

     
    • Наталья Гульчевская, Конечно напишите "предметно-познавательную статью" и без психологии чтобА.

       
      • Сергей Дмитриев, как же без психологии, куда же я свою ученую степень дену? Психологи бывшими не бывают ;)

        Оценка статьи: 5

         
        • Наталья Гульчевская, приберегите для другой статьи на тему "Почему представители "неконкретных профессий",( типа психологи, консультанты, менеджеры,логистики и пр.) не переквалифицируются в технарей?" Кто-нибудь из них когда-нибудь переметнулся в технические дебри точных наук?

           
  • Полезная статья. От себя добавлю, что несколько раз пыталась "не-программерские" проектные группы подсадить на трелло или подобные штуки - ни в какую!
    Лучше всего срабатывает закрытая группа в Фейсбук или ВКонтакте.

    Оценка статьи: 5

     
    • Наталья Гульчевская, повторяю из-за пропажи: ...А вот о "контактных группах" поподробнее, пооткрытее...

       
      • Сергей Дмитриев, ничего не пропало ;)
        ВКонтакте даже еще удобней чем в Фейсбуке.
        Я вообще свой онлайн-тренинг по обучению коучингу думала на Moodle делать, разбиралась с этой невнятной системой, а потом увидела у коллеги учебный курс и прям озарение наступило! Зачем создавать велосипед, когда уже есть бесплатная и очень удобная и привычная многим платформа?
        Сейчас у меня уже три выпуска прошло - я очень довольна, набираю на февраль. Можно и общаться, и опросы проводить, и домашние задания публиковать. Все, что хотите!

        Оценка статьи: 5

         
        • Наталья Гульчевская, мне тоже хотелось бы подсесть на готовенькое, чтоб не париться на постижение оргвопросов. Moodle похоже на Google.
          Можете привести пример, результат для наглядности?

           
          • Сергей Дмитриев, да заходите ВКонтакт, вступайте в любую группу и смотрите как там что устроено.
            А еще лучше - создайте свою.
            Закрытая группа для проектной команды будет отличаться только тем, что в нее можно вступить по приглашению, только своим.

            Оценка статьи: 5

             
            • Наталья Гульчевская, "Открыт закрытый порт Владивосток! // Там хорошо, а мне туда и надо!" (по С)
              Спасибо, буду стучаться в очередную дверь.

               
              • Наталья Гульчевская Наталья Гульчевская Дебютант 29 января 2015 в 13:25 отредактирован 29 января 2015 в 13:25

                Сергей Дмитриев, так двери надо выбирать те, которые ведут туда, куда Вам нужно ;)
                Как говорил Стивен Кови, "человек всю жизнь карабкался по лестнице, а когда достиг вершины - оказалось, что лестница была приставлена не к той стене".

                Оценка статьи: 5

                 
    • Наталья Гульчевская, ...А вот о "закрытых группах" поподробнее, пооткрытее...

       
      • Сергей Дмитриев, а что тут секретного?
        Создаете в социальной сети группу, даете ей статус "закрытая", "секретная", "частная" (в разных соцсетях по разному)
        Приглашаете туда членов команды. И спокойно обсуждаете все, что необходимо. Постами публикуете проекты для обсуждения, там же в комментариях исполнители (которых можно приглашать с помощью @) отмечаются о ходе выполнения.
        Также, делаю прикрепленный верхний пост с явками-паролями.
        Общие документы создаем-правим в общей гугл-папке.

        Оценка статьи: 5

         
        • Сергей Дмитриев Сергей Дмитриев Профессионал 29 января 2015 в 13:01 отредактирован 29 января 2015 в 13:02

          Наталья Гульчевская, я уже не раз рыпался по такой схеме, но всё обломно. Буквально вчера удалось-таки выложить в "Хвастунишку" пару своих известных "нетленок" в номинации поделки. Жду поклёвки, но надежд не густо.
          Как бы затесаться в вашу какУ-нИТЬ "профильную группу", хотя бы в статусе "на подхвате"?

           
          • Сергей Дмитриев, не поняла Вашего предложения.

            Оценка статьи: 5

             
            • Наталья Гульчевская, "запишите меня в комсомол". Но если непонятно, то "пойду своим путём" по Вашим понятным наводкам.

               
              • Сергей Дмитриев, регистрируйтесь ВКонтакте, создавайте свою группу или находите профильные и вступайте в них.
                У нас с Вами виды деятельности совсем не пересекающиеся, и конечно в свои закрытые группы я никак не могу пригласить.
                Ну если только Вы захотите обучиться коучингу и оплатите курс ;)

                Оценка статьи: 5

                 
                • Наталья Гульчевская, кое-что "прояснилось на доске" на перекрёстке деятельностей. Всю жиСь "коучусь", даже бесплатно стало влом, спасибо за терпеливые наводки. ВК-код где-то был, поищу.

                   
  • Интересная статья! Спасибо большое

     
  • Спасибо,очень познавательно.

     
  • Я уже не раз предлагал свой вариант удалённой работы и, как мне кажется, в более простом виде.
    На профильном предприятии, напр., металлоизделий организуется интернет-группа, которая приглашает на работу в КБ или ВТК удалённых сотрудников. Они могут присылать свои предложения в виде текста, графики, фото- или видео-материалов. Отбираются перспективные и принимантся решение о производстве с обычным шлейфом мероприятий (проработка, техдокументация, реклама т.д.)
    Такую статью я ожидал долго, спасибо.