Евгений Мизин Читатель

Самая главная производственная инструкция

Эволюция человека, никогда бы не сдвинулась с уровня неандертальцев, если бы каждый раз рождаясь ему приходилось бы заново приобретать новый опыт, уже пройденный кем-то. Начиная с наскальных рисунков и зарубках на камнях, продолжая книгопечанием и дойдя до электронных баз данных человек реализует главное стремление – продолжать своё развитие не с самого начала цивилизации, а с места пройденного и накопленного кем-то опыта.

«Невидимые летописцы»
Есть в кино и жизни «герои», роль которых совсем или малозаметна. Помните военные фильмы и эпизоды, когда генералы склонившись над картой планируют баталии? На фоне их разговоров, еле слышно и незаметно «цокочат» клавиши печатной машинки, а иногда в кадр попадает «летописец», который не упустит не одного слова, сказанного присутствующими. А, потом расторопные помощники «превратят» все это в протоколы, приказы и распоряжения. Издревле, рядом с владыкой или начальником ходит «писарь», задача которого не только писать надиктованные указы, но и фиксировать всё что происходить вокруг…

Приходилось когда-нибудь лечиться? Общались когда-нибудь с доктором? Процесс лечения каждого пациента — есть ничто иное как проект, план которого тщательно и обоснованно разрабатывается, промежуточные результаты проходят контроль качества. У этого проекта даже есть руководитель — лечащий врач. И есть хронологическая «летопись" — история болезни, в которую каждый «участник проекта» тщательно и подробно записывает свои мысли, идеи, сделанные действия…

Эволюция человека, никогда бы не сдвинулась с уровня неандертальцев, если бы каждый раз рождаясь ему приходилось бы заново приобретать новый опыт, уже пройденный кем-то. Начиная с наскальных рисунков и зарубках на камнях, продолжая книгопечанием и дойдя до электронных баз данных человек реализует главное стремление — продолжать своё развитие не с самого начала цивилизации, а с места пройденного и накопленного кем-то опыта.

Многие старинные и современные профессии, вообще не могут существовать без тщательных «исторических хронологий — записок происходящего», например: селекционеры и виноделы, химики и физики, исследователи и путешественники, врачи и «расследователи преступлений» …

«Шерлоки Холмсы»! — «мать их…»
Метод дедукции, которым обладал всем известный персонаж, предполагал хранение и обработку огромного количества информации с «мелкими деталями», в голове упомянутого мистера. При этом главный талант заключался не в способности делать логические заключения, а в способности эту гигантскую, детально-мелкую информацию хранить и запоминать, для последующего построения логических связей. Таким талантом могут похвастаться единицы из сотен тысяч. Однако, убеждения о наличии такой уникальной способности присутствуют почти у всех: «-К чертям „тайм менеджмент и производственные дневники!“. Пять лет учёбы позади, пора наслаждаться жизнью, делая вид, что работаю и получать абонентскую плату за видимость производственной деятельности! Даешь рабочий комп-для игр и соцсетей; офис-для кофепития и корпоративовов; директоров — чтоб не забывал платить зарплату!»

Между тем, профессиональное развитие и «рост» компании напрямую связан наличием системы «летописей» разных уровней. Можно не владеть (первое время) тайм-менеджментом и навыком планирования будущих задач, но безусловно и обязательно следует вести дневник сделанного, сказанного, услышанного, как минимум по пяти причинам:
В голове невозможно уместить всю необходимую информацию;
Себе и партнерам «по цеху» понятно, что делается для производства и сколько на это тратиться времени;
Со сменой исполнителя или участника проектов (микро-проектов) исключается риск начинания его заново, поскольку мысли и сделанные дела «выбывшего» соисполнителя не уйдут из кампании вместе с ним;
Становится понятно насколько полезен каждый отдельно взятый участник проекта или сколько принес вреда;
Зная о совершенных, но неудачных действиях — можно моделировать правильные и эффективные «поправки».

Ни сам основатель бизнеса, ни его помощники — не вправе допустить утрату любого вида производственной информации. Но при этом, следование правилу «сохранения данных» и у «хозяина», и у «наёмных персон» вызывает мощнейшее сопротивление, обусловленное отсутствием этой привычки в принципе. Подавляющее большинство людей предпочитает спонтанный обмен получаемой и передаваемой информации, поскольку такой подход гарантирует полную БЕЗОТВЕТСТВЕННОТЬ за всё сделанное, сказанное, несделанное и испорченное!

На этом месте следует сделать выбор: либо, осознавая риск банкротства (собственного или работодателя), надеяться на «сказочный» коллектив из преданных альтруистов, исключительную компетентность и гениальность каждого члена команды, либо созидать только в той компании и тех проектах, где история каждого микрособытия сохранена и имеет конкретного исполнителя. Нет ни одной долго существующей успешной «фирмочки» или корпорации, которая использует систему доверительных устных, никак не фиксируемых отношений, как локальных, так и за пределами организации.

Что важнее «идея» или «система»
Считается, что некоторые «как бы несложные» производственные задачи можно выполнять спонтанно, непринужденно и не рассчитывать на какой-либо результат. Например, секретарь (он же — помощник руководителя, он же — офис менеджер) по идее должен освободить боса от «рутинных» действий, но от каких — не всегда понятно. Обычно перечень «рутины» состоит из изготовления ксерокопий раскладываний «бумажулек» с места на место и несложный приём звонков. Иногда, перечень расширяется приготовлением кофе, заказом воды для кулера, контролем уборки помещения. То есть понимание того, что помощник нужен — есть, но гарантии того что от него будет польза — нет! Есть простой, но жесткий по своим требованиям закон бизнеса и способ оценки полезности каждого отдельного сотрудника: «…С появлением конкретного сотрудника — денег в компании становится, ОЧЕВИДНО — больше …».

Проще говоря, каждый «помощник» обязан следовать вполне определенной системе на основании конкретных стандартов по выполнению повторяющихся бизнес-процессов. В противном случае руководителю или основателю бизнеса придется расходовать еще больше времени и денег на содержание «сотрудников-балластов». Почти всегда, крахом профессиональных и партнерских взаимоотношений является именно различия в мышлении людей, делающих «свой вклад» в реализацию проекта. Ни одна удачная идея ничего не стоит, если для её воплощения в жизнь нет подходящей системы по внедрению. Есть два вида производственных систем: 1- использование существующих стандартов и методик; 2- разработка собственных стратегий и инструкций. Но, в любом случае, если разными людьми в одном коллективе выполняется одна и та же задача, то и способ должен быть одинаков для всех.

Кстати, мало кому приходит в голову использовать для производственной деятельности готовые Государственные и международные стандарты. Если «покопаться» в библиотеке ГОСТов, то многие технологии по ведению, управлению и развитию бизнеса заслуживают внимания для применения. А, на вопрос принимаемого на работу сотрудника о своих производственных задачах отвечать: «Ваш круг задач прописан ГОСТом ХХХ1, контроль качества Вашей работы осуществляется по ГОСТу ХХХ2, и т. д.». Однако, на практике, каждого нового сотрудника или партнера необходимо переучить, ввести «в курс дел», протестировать и «не факт», что от этого будет польза…

Сам себе «секретарша»
Осознание идеи формализации и необходимости документирования «всего», приведет к мысли: «Где найти помощника, который станет «этим самым летописцем»? «, или: «Я готов принять и использовать идею «сохранения всего», но поиск, выбор и внедрение «инструментов» для фиксации информации займет много времени. Сделаю это потом».

В обоих случаях, нужен стандарт, позволяющий начать процесс внедрения без экспериментов и ошибок. Не имеет значения, кто станет хранителем и летописцем (все зависит от наличия денег для оплаты помощника). Важно, чтобы метод был прост, понятен и не давал сбоев. Наличие и использование определенного стандарта на 100% избавит от необходимости самому или поручать кому-то разбираться в том «хламе», который накоплен по личным убеждениям конкретного исполнителя. Любой исполнитель не должен быть «незаменимым», а делегирование должно произойти без потери времени!

Кто будет будущим исполнителем, приведенной ниже инструкции -абсолютно без разницы. Главное — следовать приведенному стандарту «летописца», чтобы по мере его применения было легко разобраться в собранном материале и обучить пользоваться им любого сотрудника за 1−2 часа самоподготовки.

Итак, начнем с малого — с себя :
За основу принята ситуация, когда бизнес либо начинается и нет сотрудников, либо, когда актуален вопрос о делегировании части своих «повторяющихся задач». Каждая выполняемая цель бизнес-процесса, является проектом по созданию вполне определенного продукта. В любом случае приведенная коммуникативная программа предназначена для моделей: 1) Я-основатель и директор; я-постановщик исполнитель своих задач, я-хранитель и «обработчик» своей бизнес-информации; 2) Я-постановщик и исполнитель своих и «чужих» задач; Мой помощник-хранитель и «обработчик» всей бизнес-информации.

Создание локального и облачного хранилища для наполнения электронными версиями всей информации, в которые будут сохраняться (контент и базы данных):
Бумажные документы: договоры, накладные, визитки, квитанции, справки, расписания, поручения, отчеты и т. п.
Увиденное, услышанное, сказанное: по телефону, «интервью — вживую», обсуждения, собрания, встречи, поручения
Новые записки, черновики и наброски:
Производственные документы для подписания, ознакомления, рецензирования:
Специализированные форматы файлов: изготовленные «продукты производства», необходимые для работы

Выбор и «разовая» настройка инструментов для сохранения электронной информации — «оцифровка».
Выбор стандарта для типа сохраняемых файлов
Подбор программных и аппаратных средств
«Правильное» именование для последующей обработки
Сохранение и синхронизация локального и облачного хранилищ
Предоставление доступа к информации другим пользователям, квоты и политики безопасности.
Правила быстрой обработки и адекватной сортировки собираемого материала — в одно касание

Опубликовано на личной странице 05.01.2015
Дата первой публикации 05.01.2015

ШколаЖизни.ру рекомендует

Комментарии (0):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети: