Евгений Шельмин Грандмастер

Как оптимизировать бизнес-процессы?

Что делать: дробить или связывать процессы?

Один процесс нельзя оптимизировать. Помним — меняя один процесс, смотрим на то, что происходит с остальными. Работа над процессом требует затрат времени, поэтому сразу определите, что в конкретном процессе критично, а что нет, расставьте приоритеты.

Есть входы и выходы процессов — анализируем, нет ли проблем на границе? После этого необходимо построить взаимный переход результата одного процесса к результату другому. Ведь результатами процесса 1 пользуются владельцы процесса 2. Итогом построения четкой взаимосвязи является гарантия того, что одна и та же работа не будет выполняться одновременно двумя отделами, а при выполнении отсутствует вероятность достижения разных результатов.

Здесь речь идет о разделении труда и распределении ответственности. При длинной цепочке мы сталкиваемся с тем, что была допущена ошибка на первом этапе, которая всплывет только на пятом. Но, во избежание таких ошибок при разделении следует помнить о том, что нельзя разделять до бесконечности. Разделение должно предоставить возможность получить четкий измеримый поддающийся корректировке результат, который можно передать другим. Необходимо создать связь между параллельными функциями и координировать их действия в процессе, а не по окончании.

Что делать для оптимизации процесса?

Определите процесс. Проведите анализ с позиции «как это работает». Подумайте, как можно еще улучшить. Проработайте. Внедрите. Оцените результаты, все возможные отклонения должны выявляться очень быстро.

Пример проблемы: от прихода машины клиента до погрузки товара проходит большое количество времени. По количественным товарным показателям, а также по площади склада количество персонала было оптимальным. При этом бухгалтерия работала без нареканий — все бумаги готовились быстро. Проблема была явно на складе. Визуально определить проблему не удавалось. Сотрудники склада постоянно жаловались на большую загруженность, нехватку персонала — казалось бы, вот и решение — взять новый персонал. Приглашенный консультант, прошелся по складу и увидев коробку задал вопрос: Как эта коробка оказалась здесь? Не оценив значимости вопроса был дан ответ: вот, мол, привезли, поставили. Второй вопрос звучал так: откуда привезли? Дальнейшая цепочка раскручивалась и доходила до момента когда эта коробка приходила на склад. Выяснилось, что при внешнем лоске склад тратил более 40% времени на бесполезный неорганизованный перенос коробок с места на место. Процесс управления складом оказался не упорядоченным, работающий на нем персонал, говоря простым языком перевозил коробки с места на место. Детальный анализ, начавшийся с такого простого вопроса позволил выделить все подпроцессы, выделить лишних и действительно необходимых людей и технику.

Каким образом провести детальное рассмотрение выбранного процесса с целью его дальнейшей оптимизации


Любой процесс может быть разбит на подпроцессы каждый из которых должен быть сведен к одной простой операции. Например, чтобы распечатать какой-нибудь документ нужно проделать огромное количество операций: найти и открыть нужный файл, проверить есть ли в принтере бумага, если да — то нажать на печать, если нет — взять бумагу, вставить в принтер и после этого нажать на печать, взять из лотка распечатанный документ. Кажется, все элементарно, все очень просто, несмотря на многовариантность действий, предшествующих результату. Теперь рассмотрим возможность оптимизации со стороны ряда факторов. Например, принтер может находится в другом офисе. На этот принтер приходят задания еще из 4-х отделов из-за чего распечатанные листы часто теряются, приходится перепечатывать. В принтере часто нет бумаги и после отправки на печать приходится загружать ее в лоток… Это всего лишь поверхностный анализ процесса и подпроцессов. Вы можете делать это самостоятельно во всех случаях.

Любой ли процесс можно оптимизировать?
Поверьте, оптимизации поддается любой процесс. Мало того, что он поддается изменениям и оптимизации, ни один процесс не может существовать неизменным долгое время, если бы все было наоборот, многие консультанты остались бы без работы. Что самое важное — помимо решения самой задачи оптимизации попутно решаются вопросы, связанные с оптимизацией расходов на выполняемые операции.

Какова задача оптимизации?

Не нужно улучшать процесс для улучшения самого процесса. Зачастую наши усилия направлены именно на это. Как правило, мы улучшаем процесс с точки зрения его протекания и взаимосвязей с другими и не думаем о результатах. Задача оптимизации — улучшение конечного результата.

Что вы получите в результате оптимизации?

— Появится прозрачность каждого процесса, а затем и всей деятельности.

— Увеличится скорость выполнения операций в рамках существующих технологий

— Повысится качество продукции и оказываемых услуг

— Снизятся издержки

Когда нельзя проводить оптимизацию?
Если не проведены предыдущие описанные в книге шаги, например, если не определена структура.
Существовавшие в начале работы компании и существующие по сей день схемы укоренились настолько глубоко, что, несмотря на все их недостатки, уже сложно представить, чтобы те или иные процессы протекали как-либо иначе, чем это происходит сейчас.
Статья опубликована 9.10.2006
Обновлено 18.05.2016

Комментарии (0):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети: