Как заниматься планированием в бизнесе?

Многие рассматривают план как нечто неприкосновенное, забывая о том, что он может и, как бы нам этого ни хотелось, будет меняться в силу изменения условий и обстоятельств. Многие не занимаются планированием, основываясь именно на том, что делать это бессмысленно, поскольку планы все равно меняются.

Когда я провожу обучение сотрудников, стараясь привить системность в их работе и связать ее с планированием, я всегда привожу один пример, показывая им свой план сегодняшнего дня обучения. Там в самом конце есть одна ничем не выделяющаяся строка: «Обратная связь. Узнать, что понравилось, что хотели бы обсудить в следующий раз». Я поясняю, что совершенно понятно, что я задам им эти вопросы, это такой момент, который попросту нельзя упустить, его нельзя забыть, но, тем не менее, несмотря на это, в плане данный пункт есть. Этот этап тоже должен быть прописан, каким бы «не забываемым» или «не столь важным» он ни казался.

Чем отличается программа от плана?

Программа, в любом случае, это более обширное понятие, чем план. Программа — это нечто общее, план — более конкретное. Например, программа обучения сотрудника составляется на год, а понятие «план» применяется для конкретного занятия или для первого этапа обучения.

Какое планирование существует сейчас?

У каждого из нас огромное количество планов, но нет четкого понимания, что же все-таки стоит делать. Мы, бесспорно, привыкли к планам и программам. А ставим ли мы себе планы? Ну конечно! Мы всегда что-то планируем: планируем осуществить какую-то покупку, планируем встречи, вносим в ежедневник или держим в голове планы на день. Но рабочие планы — это чуточку иное.

Как составить первый план?

Отсутствие предыдущего опыта по системному планированию заставляет прорабатывать все действия с особой тщательностью. Но даже при мелких осторожных шажках будет присутствует неуверенность. В общем всегда все понятно, а «плавать», как правило, начинаем в деталях и мелочах. Итак, по очереди.

При составлении программы и плана действий необходимо пошагово разобрать каждую из его составляющих. Наберите таблицу в Word или Excel и вносите в нее все шаги, которые вы будете предпринимать.

Первая колонка — порядковый номер шага. Вторая — «Действия-Результат». То, что нужно сделать и что должно получиться на выходе. Третья колонка — исполнитель. Четвертая колонка — срок. Пятая колонка — отметка о выполнении. Вы можете и вовсе убрать эту колонку и, предположим, используя исключительно бумажную версию данного документа, при выполнении и получении определенного запланированного результата выделять пункт маркером, главное — отметить, что этот этап пройден. Это психологический момент и команда к действию — можно идти дальше. Последняя колонка — примечание. Вы можете вносить в нее любые записи, предположим, для корректировки последующих шагов.

Можно ли отступать от плана и в каких случаях?

Запомните один тезис — вы не являетесь заложником плана, план — это ваш помощник. В текущих планах необходимо видеть долгосрочные перспективы, а это заставляет вас постоянно вносить корректировки и изменения. Это нормально. В случае возникновения иных, чаще вызванных внешним воздействием изменений, безусловно, допускается внесение более существенных изменений, точно так же как допускается вносить корректировки в цели и задачи.

Первый вариант и первые возможности отступлений связаны с тем, что помимо заранее проработанных вопросов могут возникать новые, например, в случае если что-то не было учтено. План работ — это всего лишь наш ориентир. Ни больше, ни меньше — не стоит недооценивать, но и переоценивать и придавать ему статус божества не советую.

Второй вариант отступлений связан с фактором времени, когда намеченные сроки не выдерживаются. Вы все обсудили и решили, вы записали и обозначили каждый этап, но участники — исполнители плана или программы не всегда в момент принятия и утверждения представляют себе объем того, что предстоит сделать.

В таком случае важно не просто молча перенести сроки, если в этом есть реальная необходимость (иначе переносить их будете до бесконечности), а проговорить и обозначить обоснованность этого. Перенеся молча срок один раз, будьте готовы к тому, чтобы в следующий раз услышать от коллег и подчиненных «я не успел» или нечто аналогичное.

Есть, тем не менее, один отработанный ход для изменения сроков прохождения этапов плана без снижения мотивации и появления нежелательного эффекта, при котором сотрудники попросту перестанут стремиться к выполнению заданий в указанный промежуток времени.
Рекомендую перестраховаться и заранее в начале работы предложить всем участникам через месяц после начала работ пересмотреть сроки и опять-таки проговорить причину этого, предоставить мотивированное обоснование, например, в связи с прогнозируемыми изменениями, которые произойдут через определенный период.
Это запасной выход, некий запланированный и при этом тщательно завуалированный сбой.

А как же быть со срочными заданиями? Как быть со срочными действиями?

Путая такие понятия как цели и задачи, мы также путаем важность и срочность. Слово «срочность» должно уйти из нашего лексикона. Слово «важность» должно остаться. Как уже было сказано, в системе существует планирование — так, сотрудник знает, что он будет делать завтра, послезавтра, знает, каких результатов от него ждут и в какие сроки он должен их предоставить.