Евгений Шельмин Грандмастер

Что такое рабочая инструкция и зачем она нужна?

Я могу отправить своего работника в отпуск в любой день без предварительного согласования, и его работу выполнит другой. Новый сотрудник никого не отвлекает вопросами «как это делать?». Каждый знает, что он делает и как это необходимо делать для достижения заранее запланированного результата. Вы можете этим похвастаться?

Внедрение регламентации деятельности создает основу системы управления, делает бизнес более «прозрачным» и легко управляемым. Определены критерии оценки, что позволяет контролировать результаты работы. Но зачастую, регламентирование деятельности заканчивается формальностью — наличием должностных инструкций. Однако, для регулирования деятельности субъектов управления, каковыми являются ваши сотрудники, этого не достаточно.

Можно ли ограничиться только должностной инструкцией?
Теоретически — да, с практической точки зрения могу дать категорический ответ «нет». Давайте проанализируем источник возникновения проблем. А источник не в том, что сотрудник говорит вам, что это не его обязанности, так как они не прописаны в должностной инструкции, а в том, что в процессе выполнения той или иной операции допускаются ошибки. Предупредить совершение этих ошибок — задача рабочей инструкции.

Зачем нужны рабочие инструкции?
Подробные инструкции по выполнению бизнес-процессов не дают возможности сотрудникам некачественно выполнять свои обязанности, но оставляют за ними право на самостоятельное принятие решений в рамках их областей ответственности.

Когда появляется первая необходимость в написании рабочих инструкций?
Когда появляется несогласованность действий, а она появляется, как только в компании начинают работать более трех сотрудников. После этого необходимо начинать формализацию бизнеса и прописывать взаимодействие.

У всех ли должны быть должностные и рабочие инструкции?
Такой документ, как должностная инструкция, должен быть у каждого, но это формальность. Это требование законодательства. Если вы строите систему, рабочие инструкции должны быть у всех, включая директора и управляющего, уборщицу и грузчика. (Как-то меня спросили и даже посмеялись, зачем, мол, рабочая инструкция для уборщицы. Зайдя в ближайший супермаркет, я продемонстрировал, как дополнительные службы портят общее впечатление: «Отойдите, вы что не видите, что я мою…»).
Рабочая инструкция должна быть у всех. Без прописанных правил работать невозможно.

Как производится контроль персонала?
Почему мы не всегда можем поставить во главе компании наемного менеджера? Мы не можем передать ему дела, даже когда бизнес налажен и он работает.

В чем принципиальное отличие должностных инструкций от рабочих инструкций?
Должностная инструкция говорит сотруднику о том, что именно он должен делать, рабочая инструкция о том, как он должен это делать. Даже без дополнительного анализа становится понятным абсолютное принципиальное отличие двух документов, один из которых существует исключительно формально, другой является работающим инструментом.

Как связаны между собой должностные и рабочие инструкции?
При подготовке любых документов важно обеспечить их четкую взаимосвязь. Все документы, с которыми работает сотрудник, занимающий ту или иную должность, связаны между собой так называемыми ссылками, что позволяет избежать отсутствия одной и той же информации во всех документах и облегчает поиск нужной информации.

В рабочие и должностные инструкции постоянно вносятся корректировки и изменения. Как обеспечить, чтобы у сотрудника всегда был документ, действующий в настоящий момент?
Это вопрос управления документооборотом и касается он не только должностных и рабочих инструкций. Документ должен иметь версию и дату выпуска. Изъятие и уничтожение документов, утративших силу, допустимо производить любым способом.

Как быть, если существует какая-либо должность, а сотрудник, ее занимающий, увольняется?
Отчасти рабочая инструкция и существует для того, чтобы в один момент передать полномочия от одного лица другому и происходит это не только при увольнении сотрудника, но и в случае временного отсутствия (отпуск, болезнь, учеба, командировка) и обязанности, выполняемые этим сотрудником, должны быть переданы другому лицу, причем, не столько функции, описанные в должностной инструкции, сколько порядок и правила их выполнения, отражаемые в рабочей инструкции.
Допускается временная передача выполнения определенного поручения. В таком случае рекомендуется осуществить распечатку конкретного пункта рабочей инструкции с указанием должности сотрудника, который будет временно выполнять эту функцию и срок полномочий по ее выполнению. Если срок не известен, указывается дата начала исполнения.

Как писать рабочие инструкции? Кто их пишет?
Рабочая инструкция — это некий свод правил, действуя в рамках которых, сотрудник в обязательном порядке получит положительный результат.
Рабочие инструкции, а точнее, их первичные версии, пишут сами сотрудники. Когда я прошу написать рабочую инструкцию, я прошу самого сотрудника написать ее для самого себя. Я делаю акцент на то, что у него имеется базовая должностная инструкция. В ней написано, что он должен делать. В рабочей инструкции сотрудник пишет то, как он должен это делать. Как он должен делать, чтобы добиться максимального эффекта.
Вторым этапом является корректировка сотрудником отдела персонала.

Какие проблемы возникают при написании?
Как бы вы ни объясняли, вам принесут вместо рабочих инструкций должностные. Я выявил, что не менее 50% сотрудников не поймут задания. Заставьте их записать, что все написанное ими должно отвечать на вопрос «Как делать?», а не «Что делать?»

Какой по объему и стилю написания должна быть рабочая инструкция?
Рабочая инструкция должна быть настолько удобной и простой, чтобы новый сотрудник в первый же день испытательного срока понял, что и как именно нужно делать. В принципе, это требование предъявляется и к другой документации.

Как персонал воспринимает рабочие инструкции?
Как только в вашей компании появятся первые версии рабочих инструкций, начнут возникать конфликты. Это все то же банальное сопротивление. Однако, помимо этого, найдутся сотрудники, которые будут объяснять невыполнение той или иной работы тем, что у них «это нигде не прописано».

Как наличие инструкций может повлиять на клиента?
Наши с вами клиенты зачастую хотят получить результат, собственно, из-за которого они и сотрудничают с вами, но с другой стороны, они горят желанием вмешиваться в вашу работу и контролировать ее. Предоставьте им такую возможность, тем более что это шаг в вашу пользу.
Так, предположим, при оказании услуг, вы можете оставить заказчику рабочую инструкцию вашего персонала. Совершенно понятно, что большинство ее попросту проигнорируют, кто-то прочитает мельком, кто-то изучит досконально, но результат будет одним и тем же — ваш клиент будет знать, что сотрудник вашей компании работает в соответствии с определенными требованиями, а, значит, заказчик получит требуемое качество.

Опубликовано 6.12.2006
Дата первой публикации 20.11.2006

ШколаЖизни.ру рекомендует

Комментарии (16):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети:

  • Спасибо,Евгений.Всё, что я пыталась применить на предприятии Вы дважды подтвердили,конечно нет сомнений в необходимости РИ, но формальный подход также не приемлем. Ещё раз спасибо и рада была прочитать Ваши статьи.

     
  • А не нужно никому ничего доказывать!!! Рабочая инструкция не является обязательным регламентированным государством документом. Поэтому если руководителю нужен порядок, управляемость, прозрачность - такие РИ будут внедрены

     
  • Добрый день! Евгений, спасибо за ответ. в виду того, что рабочая инструкция (РИ) является обучающим документом, видимо она должна быть написана, так что работник не допустил ошибок при её выполнении. А если этот работник хитрый и "держит" всё в голове (при отсутствии РИ) он "держит руководителя на крючке" подтверждая свою незаменимость.Это прописано у Вас в статье. Но, доказать руководителю необходимость разработки таких РИ, надо сделать ссылку на нормативный документ Я не нашла общего требования в необходимости разработки РИ. Только требования различных ведомств, которые не всегда принимаются другими ведомствами.

     
  • Екатерина, добрый день! Не скажу ничего нового или очень интересного. Предел там где начинает заканчиваться грань разумного и начинается порча бумаги. Помните, что все зависит от должности и функционала. Квалификация зачастую допускает больше свобод. Выше квалификация - больше свобод. Где Вы даете свободу, а где нет решать Вам. Помните также что чем толще инструкция тем меньше вероятности того что она будет прочитана и понята исполнителем. Я рекомендую всегда создавать наиболее полное описание, но четкое и понятное с тезисами и схемами (наконец-то государство создало алгоритмы, например, регистрации автомобилей, в больницах указано как проходится процедура и т.д.). Затем их нужно сокращать по мере обкатки.

     
  • Добрый день!
    здравствуйте Евгений,С момента размещения Вашей статьи прошло достаточно много времени, но так получилось, что в данной период довольно остро решается вопрос о рабочих инструкциях не нашем предприятии и я нашла вашу статью. Для меня это ещё одно подтверждение, что рабочие инструкции надо разработать и внедрить, что сложно доказать многим руководителям. Многие считают, что поверхностная общая инструкция достаточна, что нет необходимости подробно описывать выполнения операции. Вот "предел" подробности описания опять спорный.Как с Вашей точки зрения можно ли определить этот предел?
    Спасибо.

     
  • Добрый день. Случайно наткнулся на статью, увидел оценки статьи. Ужаснулся невежеству и пишущего и читающих и хочу прокомментировать. Читаем "Такой документ, как должностная инструкция, должен быть у каждого" . У слесаря, электрика, уборщицы не может быть должностной инструкции, т.к. нет такой должности уборщица, грузчик. Должностные инструкции для ИТР. Нет такого понятия рабочая инструкция, а есть инструкция по охране труда. Оценка: жирный кол.

    С уважением,
    Дамир

     
    • Дамир Гайнуллин, Есть такая инструкция. Просто Евгений перемудрил немного, но ничего. Он ведь старался, душу вложил. А для Вас скажу вот что. Кроме этой инструкции и инструкции по ОТ есть еще и инструкции по Пож. безопасности, производственные, инструкции по БД. Все это узаконено. Да, возможно это еще и не полный перечень. Ведь мы не знаем какие инструкции существуют в оборонной промышленности, атомной энергетике и т.д. Да, кстати, термин ИТР в России уже исключен из документального обихода лет 10. Вот так то.

       
    • Дамир Гайнуллин, Вы просто не смогли разделить понятие "рабочая инструкция", используемое в СМК и понятие "должностная инструкция", используемая чаще просто формально при трудоустройстве! Отсюда у Вас такое мнение и сформировалось.

      Оценка статьи: 5

       
  • кстати, коллеги, я открыл сайт, посвященный вопросам формализации бизнеса и внедрения международного стандарта СМК ИСО (ISO) 9001 www.smk-iso9001.ru . Задавайте вопросы, пишите, буду рад помочь.

    Оценка статьи: 5

     
  • толковая статья, надо будет запомнить, мало ли, пригодится в будущем..

    Оценка статьи: 5

     
  • Отлично.

    Я могу отправить своего работника в отпуск в любой день без предварительного согласования, и его работу выполнит другой.

    Имхо, перебор.. согласитесь,
    что чуток прихвастнули. Или "свой работник" - это какая-то показательная
    должность в штатном расписании с очень незамысловатыми функциями.

    Оценка статьи: 5

     
    • Сергей! Рад новой встрече с Вами!
      Внедряйте у себя и Вы тоже сможете этим хвастаться. Как часто Вы встречали такое: звоните в компанию по срочному вопросу, а Вам говорят: этим занимается Вася, а он болеет..... Было и не один раз. Это самый яркий типичный пример неорганизованности! Вот рабочая инструкция позволяет этого избежать!

      Оценка статьи: 5

       
      • этим занимается Вася, а он болеет

        Ну наши то васи тоже частенько тогось.. и пока протрезвятся его с успехом заменяем петями или выпинываем в шею.

        А вот если Василий Петрович прихворнет, то с некоторыми вопросами приходится ждать выздоровления даже Уважаемому Заказчику - к счастью, таких ВП-й у нас немного - буквально раз-два
        и обчелся.

        Всеж признайтесь, что ЕСТЬ таки у Вас работники, которым лучше внезапно не болеть, и графики отпусков которых вы тщательно согласовываете заблаговременно.

        PS
        С учетом того, что чуть выше я поставил отличную оценку
        за Вашу статью, пожалуйста, не упорствуйте в своем заблуждении - ведь
        мы же цивилизованные люди..

        Оценка статьи: 5

         
  • Александр Захаров Александр Захаров Профессионал 6 декабря 2006 в 09:12

    Полезная статья. Сохранил ее для применения

     
  • У вас смотрю целый кладезь инструкций, полезная вещь. Но вот как юридически все это рассматривается, не идут ли внутренние инструкции в разрез с законодательством?

     
    • Разумеется, нет! Мы представляем процесс работы сотрудника в рабочей инструкции и все. Деятельность осуществляется в рамках законодательства, в соответствии с этим здесь не может быть никаких вопросов.

      Оценка статьи: 5