Антон Таранов Мастер

Как правильно записать тему электронного письма?

Лично у меня количество писем растет с каждым днем. Все трудней и трудней становится разгребать завалы писем, значительную часть которых удалить или нельзя вообще (слишком важные), или просто жалко (а вдруг пригодится?). Причем главной причиной трудностей с ориентировкой в этой куче сообщений является то, что заголовки писем составлены Бог знает как! Иногда они вообще отсутствуют. В связи с этим возник вопрос, вынесенный мною в заголовок статьи: как правильно записать тему e-mail? Итак, начнем…

Тема электронного письма должна быть сформулирована предельно кратко и ясно. У вас есть всего 50−60 символов, в которых требуется изложить содержание письма. Если ваш адресат не знаком с вами, он наверняка не откроет сообщение, если заголовок четко не сообщит ему, о чем письмо.

Требования, которые предъявляются к заголовкам в Интернете, сильно отличаются от требований к заголовкам, которые пишут на бумаге. И это не удивительно, ведь они и используются по-другому. Самые важные различия:

Электронный заголовок почти всегда читается вне контекста сообщения. Например, пользователь настроил свой почтовый клиент так, чтобы скачивались только заголовки писем. Или же ваш адресат пользуется Web-интерфейсом почтового сервера — практически всегда пользователю показывают только заголовки писем. Ориентируясь по ним, он решает — посмотреть сообщение или же удалить сразу. При этом сервер может выдать усеченный заголовок, в лучшем случае, заменив окончание строки многоточием. Запомните! Пользователь не должен угадывать ваши мысли, глядя на тему письма или ее «обрубок»!

Теперь представим, что заголовок все же выводится в каком-то контексте. Не всем легко читать текст с экрана так же, как и вам. Не забывайте про это! Кроме того, количество информации, видимое с первого взгляда, достаточно ограничено. Это не позволяет пользователю получить достаточно сведений из информации, окружающей заголовок.

Другое дело — «бумажная» информация. В журналах или газетах заголовок органично связан с иллюстрациями, подзаголовками и всем текстом. Это все можно сразу охватить взглядом. На мониторе же будет видно гораздо меньше информации. И даже эти крохи информации будет неудобно читать. Так что, скорее всего, ваш адресат просто не станет «ломать» глаза и удалит письмо, не прочтя его.

Делаем вывод: тема письма должна являться самостоятельной порцией информации, она должна позволить пользователю понять, о чем речь, при отсутствии текста самого письма. Естественно, пользователь может и просмотреть все e-mail-сообщения. Но не стоит на это рассчитывать — люди слишком заняты, чтобы тратить время на непонятные им сообщения.

Итак, правила написания темы письма:

1) Объясните адресату четко и ясно, о чем ваше письмо. Причем сделайте это в терминологии, понятной для обычного человека, а не лауреата Нобелевской премии. Заголовок должен быть сверхкомпактным описанием содержимого письма.

2) Используйте нейтральный язык. Не стоит использовать игру слов — вас могут не понять или, что еще хуже, понять неправильно.

3) Не стоит использовать разные трюки, надеясь заставить пользователей щелкнуть по ссылке, чтобы узнать, что содержится в письме. Сегодняшний пользователь слишком часто обжигался на таких «финтах ушами», чтобы скачивать неизвестно что. Лучше сразу дать пользователю ясное представление, о том, что он получит. В прессе любопытство может заставить человека перевернуть страницу, но в Интернете это связано со слишком большим риском.

4) Если вы пишете на английском, то пропускайте начальные артикли «the» и «a» в теме сообщения. Это поможет вашему адресату значительно быстрее найти ваше письмо в случае необходимости.

5) Слово, идущее в теме первым, должно нести самую важную информацию. Начните заголовок с названия своей компании или понятия, которое вы рассматриваете в своем письме.

6) Письма должны содержать четкое и понятное описание отправителя в поле «From». Иначе может создаться ложное впечатление «спама» или анонимного послания. При этом не пользуйтесь конкретным именем, если ваш адресат еще не знаком с вами — письма от неизвестных лиц тоже имеют все шансы попасть в корзину.

Собственно говоря — все! Выполняя эти несложные правила, и вам, и вашим пользователям/клиентам/друзьям будет намного проще и приятней работать с почтой. Надеюсь, что моя статья поможет вам в этом. Успехов!

Обновлено 22.09.2017
Статья размещена на сайте 22.03.2007

Комментарии (5):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети: