Анна Клевцова Дебютант

Как писать письма? Пять правил деловой переписки

Сегодня все больше и больше рабочих вопросов решается посредством электронной переписки. А сколько писем ежедневно мы отправляем в спам? Некоторым контактам мы отвечаем, а чьи-то письма просто игнорируем. Как писать так, чтобы ваши письма не просто читали, но чтобы они работали на вас?

TijanaM , Shutterstock.com

Книг об успешной деловой переписке написано немало, много проводится семинаров и тренингов, но они чаще всего руководствуются в большей или меньше мере набором чудесных правил, который доступен каждому из нас. Если ему следовать, то ваши письма не будут улетать в корзину, а будут зарабатывать для вас деньги, так как речь идет именно о рабочей переписке.

Вот этот чудо-набор из пяти правил:

1. Пишите вежливо. Пожалуй, 90% успеха — это вежливое общение в переписке по электронной почте. Не забывайте использовать «пожалуйста», благодарить и демонстрировать словами вашу открытость и готовность сотрудничать. Хамов нам хватает и на дороге, не так ли? В каждом письме получатель видит вас только посредством букв, пусть они будут в вежливом сочетании и передадут за вас самое главное сообщение на позитивной ноте.

2. Стройте дом в каждом письме. Ведь если не заложить фундамент, у дома крыша поедет. Такой же принцип работает и в электронной переписке. Сначала фундамент, потом сам дом и крыша. Сначала задаете вопрос или задачу — это наш фундамент; потом предлагаете решение — это тело письма; потом призываете к действию или реакции на ваше письмо — это крыша. Чтобы крыша не съезжала от ваших писем, не начинайте их с нее самой.

3. Приветствуйте получателя письма. Многие часто опускают имя получателя, экономя время. Но неужели сложно написать «Вася» в начале письма? Расходуете секунду, а получаете человека, уже сфокусировавшегося и во внимании.

Все просто. Вы приходите на рынок, где у прилавка с фруктами большая очередь на сезонную клубнику. Клубника — свежая и по хорошей цене. И каждый в толпе кричит: «Мне клубники! И мне клубники!» — и кому сколько клубники в килограммах. Покупателей много, а продавец один. А вы стоите в конце очереди. Но вам повезло, вы знаете его имя. И вы кричите: «Вася, мне клубники!» И, конечно, Вася слышит свое имя, видит вас и продает вам самую сладкую клубнику.

Мы так устроены, что наш мозг в любой ситуации особенно реагирует на наше имя. Мы слышим его с первых минут жизни и видим в первых открытках с днем рождения и всю дальнейшую жизнь. И когда среди десятка входящих писем видим письмо со своим именем, мы на нем фокусируемся намного быстрее, чем на письме без обращения по имени. Расходуйте секунду — и получите больше времени, которое контакт в письме уделит вам.

4. Насколько важно обращаться по имени, настолько же важно писать приветствие в письме. Принцип такой же, как и с именем, плюс это вежливо (не забывайте про первый пункт, он важен). Приветствуйте получателя исходя из времени написания и отправления письма. Самые комфортные глазу выражения начинаются с прилагательного «добрый» (доброе утро, добрый день или добрый вечер).

Абсолютно не допускается в успешной переписке приветствие «Доброго времени суток». Этим приветствием вы демонстрируете не только плохой тон, но и нежелание ориентироваться в мире вокруг вас. То есть у вас словно нет времени проанализировать, который час, и написать нужное словосочетание. Мы ведь не рассматриваем ситуацию, когда вы пишете письмо и отправляете его голубиной почтой, и боитесь просто не угадать нужный час, в котором контакт получит письмо? Времена голубиной почты прошли, также как и прошло время использования данного выражения.

5. Используйте контактный блок в подписи для более легкой коммуникации с вами. Всегда удобнее посмотреть телефон в последнем письме от отправителя и позвонить ему, даже если номер есть в адресной книге телефона. Возможно, кто-то использует ip-телефонию и звонит через компьютер или рабочий стационарный телефонный аппарат. Также удобно быстро найти адрес контакта, если нужно отправить курьера или заказать доставку. Будьте на связи со своим получателем письма, облегчайте ему жизнь деталями, он это оценит.

Правил успешной переписки, конечно, намного больше, чем вышеперечисленные. Но если использовать хотя бы эти пять в каждом отправленном письме, шансы получить нужный ответ увеличиваются в 5 раз. Попробуйте уже сейчас!

Статья размещена на сайте 2.07.2015

Комментарии (17):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети:

  • Все эти правила деловой переписки созданы для того, чтобы расположить к себе клиентов. Для этого не обязательно писать "романы", достаточно следовать пяти правилам автора. На это не уйдёт много времени. Клиентам приятно, когда к ним обращаются уважительно.

    Оценка статьи: 5

  • Игорь Ткачев Игорь Ткачев Грандмастер 20 июля 2015 в 11:02 отредактирован 20 июля 2015 в 11:04

    Изложенные правила хороши были лет так .дцать назад. Сегодня, если вы не в Посольство Великобритании пишете, эти экивоки излишни.

    Западный деловой мир общается по имейлу и скайпу, экономя слова и эмоции, примерно следующим образом: Hey Tom/Vladimir/Natalia! How much is your service? - Привет и скокка стоит?! Причем, и на английском, и на немецком, и на русском тебя норовят "обозвать" на "ты".

    Разве что занудные немцы или какие швейцарцы ИНОГДА пишут длинные письма, подчеркнуто вежливо, и даже если они возмущены и недовольны, обязательно сохранят лицо.

    ПС Я долгое время не мог отвыкнуть от того, что никто уже давно романы в письмах не пишет. Деловые люди давно передают информацию, экономя время и буквы.

    • Юлия Золотырева Дебютант 20 июля 2015 в 11:57 отредактирован 20 июля 2015 в 12:07

      Игорь Ткачев, когда вы не первый год общаешься со своими клиентами, такие вольности можно допустить. Если вы впервые пишите своему клиенту, то стоит соблюдать основные правила деловой переписки. Некоторые люди могут принять за неуважение ваш неформальный стиль письма и предпочтут не иметь с вами дел. Грамотно и правильно написанное письмо показывает статус вашей компании.

      Оценка статьи: 5

      • Игорь Ткачев Игорь Ткачев Грандмастер 20 июля 2015 в 12:11 отредактирован 20 июля 2015 в 12:13

        Юлия Золотырева, Вы несколько ошибаетесь. Американцы (эти большие дети с плохими манерами) так обращаются к тебе сходу. Похожее и в Европах. (И послушали бы вы, что несет вождь всех янки - Барак Обама, или что нет его предшественник Буш-младший: чувство такое, что все люди - малообразованные братья-)))

        Я уже давно (с трудом) отошел от всех этих Dear Sir/Madam, sehr geehrter Herr/Frau и т.д., хотя долгое время именно так и обращался. И, конечно, я общаюсь не с принцем Уэльским, а всего-то владельцами компаний, стартапов, их замеcтителями и т.п.

        Увы, или нет, но таковы тенденции в мире: просто и по существу.

        • Игорь Ткачев, "Dear Sir/Madam, sehr geehrter Herr/Frau..",
          Да, такое действительно редко встречается и очень жаль. Подобный стиль считается очень официальным и старомодным. С другой стороны писать "Hi! What's up?" в деловой переписке не очень-то корректно.

          Оценка статьи: 5

          • Юлия Золотырева, В деловом письме можно написать просто "Respectful имя" или "Estimable имярек".

            Оценка статьи: 4

            • Игорь Ткачев Игорь Ткачев Грандмастер 20 июля 2015 в 16:13 отредактирован 20 июля 2015 в 16:16

              Игорь Пульхритудов, не поверите, но за 20 лет я никогда не встречал подобных обращений.
              Все-таки есть устойчивые выражения, вроде банального dear. Но и даже оно становится редкостью.

              (И respectful - скорее "уважительный", а не "уважаемый").

  • Если у вас на рабочем столе завалялось письмо, на которое вы должны были ответить полгода назад, начните ответ так: "Вот уже шесть месяцев мы читаем и перечитываем Ваше письмо..."

    • Анатолий Григорьев, Например я в уведомление о прочтении письма включил строчку о том, что если на данное письмо в течение 2-х недель не будет моего ответа, значит в письме нет ничего меня интересующего.

      Оценка статьи: 4

  • Насчёт обращения в п. 4 Вариант с добрейшим временем суток допустим для сообщений автоответчика если таковой у Вас есть поскольку вряд ли возможно предугадать время, через которое процессор на сервере Вашего провайдера вздумает сработать на отправку автоответа. Это время до сих пор варьируется даже у одного и того же провайдера от 1,5 минут до 12 часов.

    Оценка статьи: 4

  • пп. 1, 2, 3, 4 - это инструкция для спамеров поганых (чтоб они издохли мучительной смертью), т.е. тех, кто не знает вообще, откроют ли его письмо или сразу отправят в корзину.

    п. 5 - да, очень полезно. В подписи можно указать правильное наименование своей конторы и должности, запасные мейлы, да все что отправитель желает донести о себе получателю.

    Добавлю от себя п. 6 - полезно завести себе привычку сохранить в письме историю переписки. Это и облегчает взаимодействие, не вынуждает рыться в куче забытых, а возможно и уже удаленных писем, и дисциплинирует как отправителя, так и получателя.

    Правил успешной переписки, конечно, намного больше, чем вышеперечисленные. Но если использовать хотя бы эти пять в каждом отправленном письме, шансы получить нужный ответ увеличиваются в 5 раз. Попробуйте уже сейчас!

    Во как! очень, очень смахивает на инструкцию для гадских спамеров (пусть сгинут они на веки вечные), и в надежде что это не так доверчивый я поставлю ка все-таки 3-ячок а не 1-цу.

    Оценка статьи: 3

  • Сергей Дмитриев Сергей Дмитриев Мастер 20 июля 2015 в 03:01 отредактирован 20 июля 2015 в 03:04

    В статье "не раскрыта тема", не выделена в особую ипостась деловая переписка в интернете. А она имеет характерные отличия от бумажной.

    Имхо, есть тренд на краткость, сокращения и безгалстучный стиль. По батюшке обращаться не модно, только уж в редких случаях явного превосходства в статусах.
    Вполне допустимы шутка и юмор. К большому сожалению, "по наблюденьям долгих лет", отвечать на письма цинично не принято во многих случаях, хоть ты изведись в изяЧности изложения.
    А ведь в старину, газета "Правда" была обязана отвечать на любое, самое вздорное письмо и неукоснитенльно выполняла это условие.

    • Сергей Дмитриев, в старину, как вы выразились, все газеты были обязаны отвечать на приходящие письма. Единственным камнем преткновения оставался спор, нужно ли реагировать на анонимные сообщения. В 1975 году ЦК КПСС издало Постановление "О работе Томского обкома партии с письмами трудящихся", примерно такое название. На их опыт ориентировали все газеты СССР. Там все было разложено по полочкам.

      • Сергей Марфин, спасибо за дополнение. Не?зря А. Тврдвскй любил Читателей и написал о них хорошо:" Он пишет письма в "Литгазету", для "Правды" копии храня".

        • Сергей Дмитриев, Вспоминается курьёзный случай: где-то в середине или конце 70-х, читатели возмущённые какой-то неправедной критической статьёй безответно писали в журнал "Вопросы литературы" (журнал для специалистов литераторов и журналистов) Борис Полевой - тогдашний главный редактор "Роман-газеты" натолкнувшись на эти письма опубликовал их в конце одной из книжек своего издания с подзаголовком "Читательский роман с продолжением" и сигнальный экземпляр этой книжки лёг на стол тогдашнего министра культуры Демичева, обоих главных реакторов вызвали "на ковёр" и на вопрос о причинах публикации Полевой ответил: " - Эти письма уже месяц лежат без ответа, а читатели такового ждут, должен же был на них хоть кто-то отреагировать". Сами понимаете каково было "продолжение" романа.

          Оценка статьи: 4

          • Сергей Дмитриев Сергей Дмитриев Мастер 20 июля 2015 в 16:56 отредактирован 20 июля 2015 в 16:58

            Игорь Пульхритудов, тогда было интересней и жгучей. А сейчас что? Одна требуха с матом.У меня в активе тоже "курьёзный случай", как я подловил Г. Менглета на ошибочном цитировании ВМ в журнальчике брошюрного вида "Русская речь".
            Вместо "увеличиВАЮЩЕе" стекло в журнале тиснули просто "увеличительное". Я указал ему на ошибку и он прислал мне трогательное извинение, сообщил, что сам заметил ляпчик и помчался в типогрфию, но "птичка улетела" - часть тиража разослали.
            "Продолжение романа" я не знаю, но "такие рОманы" были в порядке вещей и с Тврдвскм и с др.
            Меня недавно озарило на фамилию Бациллашвили.

    • есть тренд на краткость, сокращения и безгалстучный стиль

      Кстати да, в лично моей переписке вообще нет текстов, только вложения и при необходимости необходимые пояснялки к ним.

      Письма что получаю я, от новых адресатов, обычно начинаются со слов здравствуйте и ИО, отвечаю на первое письмо так же, далее неизбежно переписка сводится к перебрасыванию пустых писем, где получатель

      - видит адрксата
      - читает заголовок
      - читает 2-3 строки скупой информации (если они есть)
      - скачивает вложения.

      Замечу, что это круги общения сугубых технарей, у гуманитариев, полагаю, это дело изрядно попространей.

      Оценка статьи: 3