Как работать в Microsoft Word? Советы копирайтеру

Настройка программы

Первым делом Ворд нужно настроить. Откройте программу, зайдите в меню «Сервис» и выберите в нем пункт «Параметры». На вкладке «Вид», возможно, стоит снять галочку напротив пункта «область задач», поскольку данный элемент, как правило, только мешает при работе. На вкладке «Сохранение» обратите внимание на пункт «автосохранение каждые:». Посредством черных треугольников установите численное значение данного пункта на 1 минуту. Теперь ваш документ будет через каждую минуту сохраняться в автоматическом режиме, что обезопасит вас от вероятных потерь данных в случае сбоев электричества, различных программных или аппаратных неполадок. К тому же вам теперь не нужно заботиться о сохранении информации вручную.

На той же вкладке, возможно, стоит задуматься о том, чтобы поставить галочки у пунктов «всегда создавать резервную копию», «разрешить быстрое сохранение» и «предлагать заполнение свойств документа». На вкладке «Безопасность» вы можете установить пароль на документ. И, наконец, на вкладке «Правописание» посредством раскрывающегося списка в нижней части окна вы можете указать оптимальный набор правил для проверки текста. Эксперты в области копирайтинга обычно рекомендуют выбрать вариант «Строго (все правила), чтобы в статье Вордом определялись все потенциальные ошибки.

Проверка текста на ошибки

Как известно, в процессе написания текста Microsoft Word автоматически указывает на возможные ошибки в нем, подчеркивая красным шрифтом слова с орфографическими ошибками, а зеленым — с пунктуационными. Такое подчеркивание обычно только мешает при работе и замедляет ее, поскольку каждую неточность приходится сразу исправлять.

Поэтому чтобы увеличить производительность труда перед непосредственным созданием материала зайдем в меню «Сервис», выберем пункт «Параметры…» и в нем — вкладку «Правописание». Снимите галочки у пунктов «автоматически проверять орфографию» и «автоматически проверять грамматику», после чего — нажмите «ОК». Теперь ошибки подчеркиваться не будут, а значит, не будет и лишних зеленых и красных линий в вашем тексте. Ну, а проверить текст на ошибки вы сможете по окончанию работы, установив галочки у нужных пунктов на вкладке «Правописание». Такая проверка текста отнимет у вас намного меньше времени.

Удобочитаемость

Проверить текст можно не только на ошибки, но и на удобочитаемость, а это в копирайтинге довольно важный показатель. Ведь копирайтер должен писать тексты, которые не только являются полезными, но и читаются легко и с интересом. Чтобы можно было проверить созданный материал на удобочитаемость, на той же вкладке «Правописание» установите галочку напротив пункта «статистика удобочитаемости».

Обратите внимание на то, что галочка у пункта «также проверять орфографию» обязательно должна стоять, иначе пункт «статистика удобочитаемости» будет недоступен. Нажмите «ОК». Теперь зайдите в меню «Сервис» и выберите команду «Правописание…». В случае возможного обнаружения Вордом грамматических ошибок пропустите их посредством кнопки «Пропустить все» и через несколько мгновений на экране отобразится информационное окно «Статистика удобочитаемости». В нем вы можете видеть такие показатели как: уровень образования, легкость чтения, число сложных фраз и благозвучие, числовые значения которых могут иметь для вас весомое значение.

Подсчет знаков

Когда копирайтер получает от заказчика задание на написание статей, в нем, как правило, указывается требуемое количество знаков (символов) текста без пробелов. Безусловно, считать знаки самому не представляется удобным, поэтому для подсчета знаков в Microsoft Word предусмотрен специальный инструмент — «Статистика». Он расположен в меню «Сервис». Но поскольку с подсчетом знаков веб-писателю приходится часто иметь дело, его лучше иметь все время под рукой, тем более что символы нередко приходится подчитывать в процессе, а не только по окончанию работы.

Щелкните по любой панели инструментов правой кнопкой мыши, в появившемся меню выделите галочкой пункт «Статистика» и вуаля — нужная нам кнопка всегда перед глазами! Обратите внимание, что в раскрывающемся списке, отображаемом при нажатии на небольшой черный треугольник, вы можете подсчитать не только кол-во знаков без пробелов, но и число слов, что тоже иногда требуют клиенты. А если нажать на черный треугольник с черточкой над ним, можно установить на панель инструментов кнопку «Пересчет» — тогда подсчет символов станет еще более оперативным и комфортным!

Упрощение операций «Копировать», «Вырезать» и «Вставить»

Сочетания клавиш «Ctrl+C», «Ctrl+V» и «Ctrl+X» ускоряют работу не только в Windows, но и в Ворде. Это значительно более удобно, чем каждый раз вызывать команды «Копировать», «Вырезать» и «Вставить» через контекстное меню или главное меню редактора.

Выделение ключевых слов и заголовков

При работе с текстами для продвижения копирайтеру часто приходится сталкиваться с необходимостью выделения ключевых слов жирным, поскольку это нередко требуют заказчики. В таком случае лучше сначала написать саму статью, а ключевики выделить позже.

Когда напишите статью, установите курсор в начало текста и выберите в меню «Правка», пункт «Найти» (его можно вызывать также посредством комбинации клавиш Ctrl+F). Перейдите на самую первую из вкладок и в поле «Найти:» введите ключевое слово или словосочетание. Нажмите кнопку «Найти далее» и после того, как в Ворде будет найден нужный кусок текста, с помощью кнопки «Ж» выделите его жирным шрифтом. Затем снова нажмите «Найти далее» и выделите следующий ключевик и т. д.

Выделять заголовки тоже лучше по окончанию работы. Просто выделите первый заголовок левой кнопкой мыши, а затем нажмите и удерживайте Ctrl и последовательно выделяйте все другие заголовки, а при необходимости — и ключевики. Когда будет выделено все нужное, отпустите мышь и клавишу на клавиатуре и нажмите кнопку «Ж». И все слова сразу примут полужирное начертание.

Также следует поступать и в ситуации выделения курсивом, или в том случае, если нужно сделать текст подчеркнутым в нескольких местах. При больших объемах текста эта даст возможность существенно сэкономить ваше время.

Выделение текста тегами

Иногда клиенты требуют выделять ссылки, ключевые слова и заголовки тегами языка гипертекстовой разметки (такими, как «b», «strong», «em», «h1», «h2» и др.). В этом случае вы можете сэкономить ваше время с помощью копирования.

Напишите статью. Выделите первое слово, словосочетание или заголовок в тексте тегами, напечатав их на клавиатуре, а затем последовательно копируйте первый из них посредством сочетания клавиш «Ctrl+C» и вставляйте сочетанием клавиш «Ctrl+V», устанавливая его перед каждым словом или словосочетанием. Подобным образом поступите со вторым тегом.

Как исключить лишние пробелы?

Лишние пробелы — частый спутник копирайтера, особенно когда работа делается в спешке. К сожалению, в тексте они выглядят довольно неприглядно. Чтобы их исключить, после написания материала воспользуйтесь уже упомянутым выше меню «Найти». На этот раз нам нужна вкладка «Заменить». Перейдите на нее и введите в поле «Найти:» с клавиатуры 2 пробела, а в строку «Заменить на:» — один. Затем установите курсор в начало текста и нажмите «Заменить все». Готово! Для наилучшего эффекта повторите операцию, ведь пробелы бывают не только двойными, но и тройными и т. д.

Разделение текста на абзацы

Разделять текст на абзацы тоже лучше после написания всей статьи. Делается это с помощью все той же команды «Найти…».

Напишите сплошной текст, осуществляя перевод строки в нужных местах посредством «Enter» и установите курсор в его начало. Зайдите в меню «Правка», выберите «Найти» и на вкладке «Заменить» нажмите кнопку «Больше» (с двумя стрелочками, направленными вниз). Обратите внимание на список, отображаемый после нажатия кнопки «Специальный». Верхняя строка в нем называется «Знак абзаца».

Установите курсор в поле «Найти:» и нажмите «Знак абзаца» абзаца 1 раз. В строке отобразится значок «^p». Затем поставьте курсор в поле «Заменить на:» и нажмите «Знак абзаца» дважды. В строке сразу же появятся два знака «^p». Теперь нажмите кнопку «Заменить все». Готово! Весь ваш текст будет в один миг отформатирован и поделен на отдельные параграфы!

Запись действий в макрос

Чтобы сделать вашу работу еще более быстрой, некоторые действия, например разделение текста на абзацы или удаление пробелов можно записать в макрос. Делается это путем пункта «Макрос» в меню «Сервис». Выберите в нем команду «Начать запись», введите имя макроса, допустим «Разделение на абзацы», а затем выполните все операции нужного действия по порядку. После того, как обработка текста завершится, нажмите «Остановить запись» (кнопочка с изображением синего квадратика в появившемся меню).

Теперь вы в любой нужный момент сможете провести необходимые вам операции над текстом в один клик. Для этого просто зайдите в «Сервис», выберите в нем пункт «Макрос» и затем — «Макросы…». В списке макросов выделите нужный вам и нажмите кнопку «Выполнить». Готово!

Чтобы при создании и запуске макросов не заходить каждый раз в меню, определите подходящее место для нужных вам кнопок на панели инструментов. Щелкните на панели инструментов правой кнопкой мыши и поставьте галочку напротив пункта «Visual Basic» — после чего кнопки «Макрос» и «Начать запись» будут всегда рядом. И сейчас вам действительно необходимо просто кликнуть, чтобы разделить текст на абзацы или убрать лишние пробелы!

Знаете еще приемы по ускорению работы с текстом в Word? Тогда поделитесь своими рекомендациями с нами!