Как подготовиться к сложным переговорам?

Когда работа связана с трудными разговорами и стрессовыми ситуациями, в основном речь идет о личной производительности или бизнес-стратегии. Жесткие разговоры никому не доставляют удовольствия.

Дело в том, что некоторые люди справляются с ведением переговоров лучше и у них ситуация не вызывает сильного стресса, а другие с этим не справляются, поскольку у них низкая психологическая устойчивость. Достаточно спокойный и конструктивный разговор, который вы ведете с одним человеком, не может работать с другим человеком. Люди очень разные.

В конце концов, никогда не знаешь, чего ожидать от сложного разговора. Независимо от ваших ожиданий, вы никогда не должны думать о худшем. Не надо нагнетать ситуацию до переговоров в своих мыслях, и не думайте о словесной перепалке. Вместо этого вам следует подготовиться к тому, чтобы найти точки соприкосновения и, если возможно, закончить разговор на хорошей ноте.

Основные правила ведения переговоров:

1. Дайте всем участникам время подготовиться к трудному разговору.

Если вы заранее инициируете встречу по конфликтной теме, то можете к ней подготовиться. Вы должны продумать свои индивидуальные аргументы, а также то, как их правильно преподнести. Поделитесь своими соображениями с оппонентами ещё до переговоров. Это можно сделать в виде служебной записки.

При правильной подготовке с обеих сторон в сложных разговорах не будет неприятных сюрпризов, хотя иногда они случаются.

2. Всегда старайтесь находить точки соприкосновения в сложных разговорах.

Попробуйте найти общий язык по сложному вопросу. Посмотрите, по каким вопросам можно достичь консенсуса. Затем перейдите к тем вопросам, в которых вы можете не согласиться.

Например, когда дело доходит до служебной аттестации, вы можете сформулировать мысль следующим образом:

Моя цель — дальше развиваться в своей должности и использовать свои сильные стороны для нашей команды. Сегодня я хочу начать с разговора обо всем, что у нас уже хорошо получается. Кроме того, я хотел бы остановиться на некоторых моментах, в которых я все еще вижу потенциал для развития. Меня особенно интересует ваша точка зрения, и вместе с вами я хотел бы определить, что мы можем сделать и как.

Такой разговор никогда не должен быть о «вине» или «ошибке» — он всегда должен быть об общем понимании того, что можно изменить и улучшить.

3. Прерывайте сложный разговор, когда ситуация ухудшается.

Не все сложные разговоры складываются так, как хотелось бы. Могут быть неприятные ситуации.

Сложные разговоры могут быть очень эмоциональны. Люди временами становятся агрессивными, и голоса становятся громче. А когда один человек очень напряжен и, возможно, зол, другому очень трудно не повысить уровень агрессии. И внезапно вы попадаете в совершенно непродуктивный диалог, который полностью вышел из-под контроля.

Можно сказать так:

Сейчас не подходящее время для продолжения этого обсуждения. Я чувствую, что ситуация накаляется. Давайте все успокоимся и поговорим об этом завтра.

Некоторые люди все равно попытаются продолжить спор. Однако если вы чувствуете, что больше не можете вести рациональное обсуждение, прекратите разговор. Лучше это сделать слишком рано, чем слишком поздно. Это единственный способ снова обрести хладнокровие.

4. Задавайте много вопросов, чтобы прояснить ситуацию.

Если у вас сложный разговор с кем-то, кто не выполняет свою работу, важно уделять время правильным вопросам. Кроме того, вам стоит внимательно прислушиваться к ответам. Только когда у вас будет полное представление о ситуации, вы сможете обоснованно возразить в трудном разговоре на основе ответов оппонента.

Часто бывает бесполезно начинать переговоры с советов и идей для решения, если вы даже не знаете, в чем проблема на самом деле.

5. Всегда старайтесь завершить сложный разговор на позитивной ноте.

Такие разговоры тяжелы по своей сути, но не забывайте, что даже напряженные, противоречивые переговоры могут закончиться положительно.

Дайте понять другому человеку, что вы цените обсуждение. Например, вы можете закончить, сказав:

Я понимаю, что это было не самое легкое обсуждение. Я ценю вашу точку зрения.

Положительный комментарий в конце может гарантировать, что все участники уйдут с переговоров с хорошим чувством.

Вместо того чтобы просто испытывать облегчение от того, что все наконец-то закончилось, положительный вывод может даже укрепить отношения между собеседниками. Каждый может гордиться тем, что прошел трудный разговор и добился результата.