Как использовать IT-технологии в офисе?

Деятельность предприятия можно разделить на две части — взаимодействие с клиентами и партнерами, т. е. с внешним миром, и внутренняя организация работ. При этом, естественно, это деление действительно условно, так как все это тесно взаимосвязано.

Итак, рассмотрим примеры взаимодействия с внешним миром.

Я потенциальный потребитель некоего товара или услуги. В первую очередь я выхожу в Интернет и запускаю поиск необходимого товара или услуги. Получаю список ссылок и просматриваю их. Вот две крайние ситуации, которые реально наблюдаются сегодня:

• Краткая информация о товаре или услуге, цены нет, контактный телефон или адрес электронной почты для заказа. Звоню на фирму, меня соединяют со специалистом. Мы обсуждаем необходимые параметры, после чего меня интересует цена. Переключают на отдел продаж или нечто аналогичное, оказывается, что цена для меня велика. А есть в другом диапазоне цен? Есть, но параметры надо опять обсуждать со специалистом… И так по кругу. В конце концов, выбор сделан, но в отделе оформления «радуют», что сейчас товара нет или услуга временно не оказывается. Очень становится грустно!

• Подробное описание товаров и услуг, варианты комплектации, условия поставки, цены, сравнение с аналогами и т. п. Я могу спокойно составить несколько интересных мне компромиссных по цене и параметрам вариантов и после этого обсудить их по телефону со специалистом фирмы. Мне будут высланы в электронном виде предлагаемые решения с полными спецификациями.

Риторический вопрос: с кем я буду работать и кого посоветую друзьям или знакомым? Я бы посоветовала, но как это может выглядеть — «я работала с фирмой АВС — отличный сервис. Их адрес АВС не то NAROD.RU, не то RAMBLER.RU, может TUT. BY… В общем, поищите!». Куда проще, если АВС.BY. К тому же, надежно и престижно — фирма стабильная, открытая, если имеет собственное имя в Интернете.

Ну, а теперь станем на место этих фирм. В обоих случаях используются IT-технологии. Что самое интересное, второй вариант обойдется не намного дороже. Да, вначале вы заплатите больше, но ведь не придется держать человека, который регулярно будет менять информацию на сайте. Просто вместо ежедневного изменения статической информации на вашем сайте необходимо связать его с вашими реальными базами данных товаров или услуг, наличием товаров на складе, типовых калькуляций и т. п. На любой запрос будет отображаться реальная информация из ваших баз данных. Главное, иметь эти самые базы данных, т. е. использовать современные технологии и внутри предприятия.

Теперь что касается имен. Свяжитесь с фирмой, предоставляющей так называемые доменные имена в Интернете, и заключите договор на обслуживание этого имени. Это может быть ваш провайдер, а может быть любая другая фирма. Собственно сайт может физически находиться в любой точке мира. Тот, кто будет обслуживать ваше имя, всегда обеспечит ссылку на него.

Теперь немного о технологиях внутри предприятия.

Очевидно, что у вас есть компьютеры, и они даже объединены в сеть — без этого сегодня уже нельзя. Но как это использовать? Очевидно, что внутренняя автоматизация должна основываться по возможности на едином комплексе, типа 1С: Бухгалтерия, 1С: Склад, 1С: Предприятие и т. п. Намного проще и дешевле будут решены как вопросы взаимодействия ваших служб на основе безбумажных технологий в рамках сети, так и вопросы защиты информации. Ну и, естественно, публикации информации в Интернете на вашем сайте.

Проанализируйте информационные потоки на вашем предприятии: компьютерные, бумажные, телефонные. Как ваши сотрудники работают сегодня? На базе «расшаренных», т. е. общих для всех папок на своих ПК, или все-таки доступ к папкам разграничен по правам для различных пользователей? Размещаем информацию в папке и звоним сотрудникам, чтобы посмотрели? Носим по офису проект документа для согласования?

Но ведь можно установить собственный сервер электронной почты и обеспечить всех сотрудников электронным адресом. Рассылать документы индивидуально или группам сотрудников. Отправить документ на согласование «по маршруту», т. е. указав очередность автоматической пересылки после того, как очередной сотрудник посмотрит документ и внесет свои правки. Вы получите назад документ и увидите персонифицированные замечания каждого сотрудника. Отправьте письмо с уведомлением о прочтении и будете знать время, когда оно прочитано.

Ваш сервер — это ваше почтовое отделение. Каждый раз, когда вы пересылаете письма внутри предприятия, трафик не выходит за пределы вашей сети, т. е. это бесплатно. Вы можете настроить свою почту так, чтобы получать сообщение на экране сразу, как только вам пришло письмо. И это тоже бесплатно, в то время как пользуясь чужим сервером, вы вынуждены регулярно просматривать свою почту и платить за это, даже если писем нет. А разница в отношениях с партнерами, когда вы отвечаете на их письма через минуту или раз в день? Ведь это тоже многого стоит.

Мы затронули только минимум тех возможностей, которые вы можете использовать у себя. Для того чтобы эффективно использовать те средства, которые уже вложены в IT-технологии на вашем предприятии и не отстать от современных тенденций, оптимальным будет раз в год проводить аудит информационной сети и систем на предприятии.

Чтобы убедиться в справедливости этой рекомендации, поинтересуйтесь, разработана ли политика информационной безопасности в вашей сети, и как один из пунктов этой политики — как часто делаются резервные копии данных, например в бухгалтерии, какова процедура их восстановления и сколько информации вы потеряете при выходе из строя компьютера, на котором хранится информация.