Как организовать в компании внутренний аудит?

Внутренний аудитор, которым может быть назначен любой сотрудник, является независимым от интересов проверяемой стороны. Всегда важен и полезен взгляд со стороны.
Ключевые задачи аудитора: — Провести предварительный анализ имеющихся данных.
 — Подготовить вопросы аудита и план его проведения.
 — Вести всю установленную требованиями документацию.
 — По результатам аудита подготовить отчет.

Может ли исполнитель самостоятельно контролировать процесс и результат?
Контролировать исполнитель может процесс, но результат — никогда. По факту контроля должно приниматься решение, а у исполнителей не всегда есть желание для этого, поэтому финальный контроль должен осуществлять другой стороной.

Можно ли контролировать все? Как этого добиться?
Во-первых, одному лицу не нужно добиваться тотального контроля над деятельностью всей компании. Во-вторых, необходимо оценивать и контролировать ключевые показатели. Но ведь их много, как быть? Многим кажется нереальным контролировать десятки определенных показателей одновременно. Но давайте вспомним, как мы учились водить автомобиль. Когда-то для каждого из нас было непонятным, как можно контролировать все дорожные параметры: наличие знаков, светофоров, да еще и зеркало заднего вида, при этом переключать скорости и крутить руль… но ведь потом мы еще и станции на автомагнитоле начали переключать, разговаривать с сидящими сзади пассажирами, курить, разговаривать по мобильному телефону… Таким образом, совмещать не один десяток параметров контроля можно, но для начала их необходимо определить и прописать.

Каков главный критерий контроля?
Заблуждение — считать, что можно контролировать только то, в чем разбираешься. Существует один из общепринятых критериев оценки — оценить можно то, что можно посчитать. Такой же критерий существует и для понятия «контроль». Контролировать можно то, что формализовано, регламентировано и определено. Контролировать что-либо можно только тогда, когда знаешь, какой результат должен получиться и какой путь является наиболее приемлемым для достижения обозначенного результата.

Какие существуют ошибки контроля?
Первой ошибкой является то, что после осуществления контроля мы забываем о его результатах. Необходимо перевести контроль из разряда формальности в разряд основы для существования системы планового развития компании. Не зафиксированные контрольные точки, отсутствие записей по результатам прохождения этапов контролируемой операции, а также не систематизированный и лишенный даты и времени контроль — это не более чем формальность.
Все что можете прописать и определить для самого себя в области осуществления контроля — определяйте и прописывайте. В этом и заключается вторая ошибка — бессистемный хаотичный контроль. Такой подход теряет свою актуальность.
Мы не задумываемся и еще над одним моментом — над тем, что мы контролируем и почему именно это. Как следствие — третья ошибка. Мы более пристально контролируем то, что любим. Признайте этот факт — вам это нравится. Намного приятнее контролировать там, где вы специалист, и вы попросту неосознанно уделяете конкретному сотруднику или такому отделу намного больше времени, хотя, скорее всего, это излишне. Покончите с такой практикой.

Почему вредны излишние проверки?
Считается, что чем больше контроля, тем больше исполнительности. Зачастую проверки излишние и чрезмерные, хотя проводя их, мы считаем что сможем добиться больших результатов. Необходимо помнить, что проверки стоят денег, поскольку занимают время как проверяющих, так и проверяемых.

Каковы основные принципы аудита?
 — Аудит проводится согласно утвержденной программе
 — Он основан на честности и объективности в представлении результатов аудита. Аудитор должен работать с фактами, а не с мнениями и доводами, не должен давать собственную оценку происходящего.
 — Свидетельства, представленные аудитором, должны быть проверяемы и документально зафиксированы. Эти свидетельства могут также подтверждаться подписью проверяемых, иметь доказательства в виде фотографий, распечаток.
 — Данные аудита должны быть рассмотрены. По результатам должно приниматься соответствующее решение, которое должно исполняться.

Какие основные проблемы аудита?
Первая — ограниченность во времени. Так как аудит проводится в течение ограниченного периода времени и с ограниченными ресурсами, он основан на выборе имеющейся информации и анализе текущих событий. Объем выборки тесно связан с достоверностью заключений по результатам аудита, поэтому к результатам аудита нужно относиться с определенной долей вероятности. После проведения аудита ответьте на вопрос: достаточно ли времени было затрачено на аудит выбранного отдела? Все ли удалось узнать за данный промежуток времени?
Вторая проблема — отсутствие понимания со стороны проверяемого подразделения. Отсутствие понимания, как правило, основано на страхе несоответствий. Недоброжелательный настрой при проведении проверки не позволяет аудитору выявить все возможные нарушения и несоответствия.

Что в первую очередь необходимо сделать перед аудитом?
Провести анализ документации. Глубина анализа определяется с учетом размера и типа проверяемого отдела или подразделения, а также целью аудита. Если документация неадекватна, необходимо принять решение о проведении или в отказе от проведения аудита, а также сообщить об этом руководителю проверяемого подразделения и другим заинтересованным сторонам, включая ведущего аудитора и генерального директора.

Как проводить аудит на местах?
Аудит на местах основан на выявлении того, кто, как и что делает, какие ресурсы при этом использует. Рассмотрим основные шаги.
 — Предоставьте документальное основание на проведение проверки.
 — Обозначьте проверяемую область.
 — Снимите элемент неопределенности — кратко опишите методы, которые будут использоваться вами при проведении аудита.
 — Обозначьте установленные область и критерии оценки.
 — Сообщите о возможности получения результатов аудита по его итогам.
 — Сообщите о возможности оспаривания выявленных несоответствий.
 — Соберите информацию используя основные доступные методы: задавайте вопросы, наблюдайте за деятельностью проверяемых, просматривайте и анализируйте документацию.

Что является результатом аудита?
Свидетельства аудита должны быть оценены с точки зрения установленных критериев аудита.
Если считать, что результатом аудита является отчет, то он должен содержать следующие данные:
 — Цели аудита.
 — Область аудита.
 — План аудита.
 — Дата и место, где проводился аудит.
 — Критерии аудита.
 — Выявленные в результате аудита сведения.
 — Заключения по результатам аудита.
В отчет не нужно включать:
 — Личные впечатления.
 — Аспекты, не входящие в область аудита.

Успехов!