И как только все успеть?

Если вы часто задавались подобными вопросами, то эта статья для вас.

Как это ни удивительно, но часов в сутках всем отведено поровну. Просто кто-то распоряжается своим временем более успешно, у кого-то это получается менее успешно, а кто-то счастливый вообще «часов не наблюдает».

Современные бизнес-тренеры предлагают различные тренинги по управлению временем. Работая с человеком, психолог для начала выясняет основные его ошибки в распределении личного времени. Давайте попробуем это сделать.

Спросите себя: как часто я
выполняю ненужную работу?
выполняю чужие обязанности?
нерационально трачу время (подумайте, что вы сделали в течение дня)?
трачу чужое время (даю человеку ненужную работу или заставляю пунктуального человека ждать)?

Кстати, людей, успевающих все и всегда вовремя, отличают ответственность, привычка успевать, серьезное отношение к срокам и умение отличать важное дело от ненужного.

Совершенно необходимо четко представлять, для чего Вы работаете. Нужно знать свои цели и вербализовать их на бумаге. Согласитесь, есть разница между «неплохо было бы стать миллионером» и «стать миллионером в ближайшие 3 года». Первое утверждение может так и остаться фантазией, а второе призывает к конкретным действиям.

Ставьте перед собой долгосрочные и краткосрочные цели (и тоже разделите их по приоритетам). Вот как это советует сделать практический психолог Кейт Кинан: минимум раз в год составляйте свою «Декларацию Жизненных Целей», в которой будет все, чего вы хотите добиться
1) в жизни вообще;
2) в ближайшие 3 года;
3) в следующие 6 месяцев, как если бы они были последними в вашей жизни.

Дополнительно дайте каждой цели свой приоритет, выраженный в числе (от 1 до 10, например). Имейте в виду: в вашей ДЖЦ могут быть конфликты целей. Например: «Уделять больше времени семье» и «Открыть собственное дело». Если обе эти цели для вас одинаково важны, то придется уделять им совершенно одинаковое время (хотя бы по очереди).

Первый закон П. С. Паркинсона гласит:

Конечно, при условии, что Вы поставите реальные сроки. Скажем так, нужно ставить перед собой цель выполнить работу за минимально возможный срок. А если наметить в своем плане выполнение какого-либо ерундового дела «в течение недели», то оно и будет тяготить вас всю неделю. А вот если запланировать, например, на вторник, с 15.00 до 16.00, вы постараетесь выполнить его именно в это время. Плюс в том, что вам не нужно думать об этом в понедельник или среду, а только во вторник с 15.00 до 16.00.

Как видите, необходимость планирования своих дел не ставится мною под сомнение. Если хотите все успевать, это нужно делать обязательно. Кроме того, в плане должно быть разделение дел по приоритетам.

Помните принцип Парето 80/20? В контексте данной темы его можно расшифровать так:

То есть из 10 дел, намеченных на день, лишь 2 принесут вам 80% успеха. Важно определить их для себя и только потом действовать. Очень важно напоминать себе об этом как можно чаще, иначе есть необходимость погрязнуть в ненужных делах.

Оказывается, человек тратит массу времени впустую и не замечает этого. На самом деле, всегда можно выкроить лишний часик, а то и два из наших «загруженных» суток. Посчитайте, сколько времени вы тратите в пути, в ожидании своей очереди, например, на заправку или к стоматологу, во время «перекуров» и телефонных разговоров, которые могут быть о-очень длинными. А ведь вам так не хватает этого «лишнего часика». Поняли, к чему я?

Время в пути и очереди можно использовать с пользой для дела, курить реже (и для здоровья меньше вреда), на телефоне поставить лимит разговора (на 3 минуты, например). Встречи назначайте предметные, а не «я забегу на минутку». А еще можно иногда приходить на работу на полчаса раньше и использовать некоторые перерывы (но потом, под конец дня, обязательно взять свое время обратно).

В отношении трудных, неподъемных, на первый взгляд, дел хорошо применять метод «швейцарского сыра». Вот перед Вами «Эверест», и Вы не знаете даже, с какой стороны к нему подобраться. Да и времени сейчас столько нет, чтобы заниматься этим вопросом… Но зато есть 15 свободных минут. Представьте, что Ваш «Эверест» — это кусок сыра, и проделайте в нем несколько дырок. 15 минут для этого вполне достаточно. О чем это я?

Когда вы не знаете, что делать, вы можете, как минимум:
1) получить информацию, о том, как это делать;
2) составить список дел, которые нужно выполнить для достижения «Эвереста»;
3) поручить кому-нибудь небольшую часть работы;
…И может статься, что «выковыривание дырок в сыре» Вас увлечет. Тогда попробуйте
4) выполнить какое-нибудь небольшое задание (чем легче, тем лучше), связанное с «главным» делом.
Если постигла неудача — ковыряйте дырку в другом месте. И рано или поздно Вы увидите, что «Эверест» не такой уж и высокий.

Как можно чаще в течение дня задавайте себе «вопрос Лайкена»:

Только не позволяйте себе лукавить и отвечать «Не знаю». Однако если твердо знаете, что ответ — «Отдохнуть», значит, действительно нужно отдыхать. Измотанный человек уже вряд ли сможет сделать что-то полезное. Поэтому не забывайте вносить в свой план время на обеденные перерывы (без дополнительных дел), запланированные отдыхи, время на хобби, семью и т. п. Работа не должна полностью поглощать человека. Ведь все-таки вы работаете, чтобы жить. Тайм-менеджмент как раз и ставит своей целью создание оптимального соотношения «отдых-работа». Но отдых скорее вам принесет радость, когда работа выполнена.

И еще одно важное правило для желающих все успевать:

Когда говорите «Нет», отделяйте людей от проблемы (вы отказываетесь не от человека, а от конкретного дела в конкретное время). Предлагайте альтернативы. Обещания давайте обоснованные, которые сможете выполнить. И помните: можно угождать определенным людям всегда или всем людям некоторое время, но никак не получится угождать всем людям всегда!

Попробуйте завтра последовать хотя бы некоторым советам («выковырять пару дырок в сыре»), и вы заметите, что сутки становятся «длинными», если ценить каждую минуту!.