Как перехитрить прерывания и напряжение?

Как справиться с прерываниями?

Профессор информатики Глория Марк в 2004 году опубликовала результаты исследования, в котором приняли участие работники высокотехнологичных компаний. Наблюдение длилось более тысячи часов, после чего был сделан вывод: люди в среднем работают над проектом одиннадцать минут, после чего их прерывают и им приходится переключаться на другое задание.

На то, чтобы вернуться к первоначальной задаче, требуется около двадцати пяти минут.

Это исследование прояснило еще один момент: не все прерывания плохие. Нередко из телефонного разговора или письма, которые, казалось бы, отвлекают работника от дела, он своевременно получает информацию, необходимую для лучшего ее исполнения.

Прерывания естественно вписываются в сам стиль современной трудовой деятельности. Некоторые говорят, что мы сами стали «помехозависимыми». Бессмысленно обсуждать, как их исключить. Наша задача — научиться лучше с ними справляться.

Как сосредотачиваются в космосе?

Во время дорогостоящих опытов в космосе космонавты должны следить за исправностью космического корабля. В случае неполадок им нужны предупредительные сигналы, которые привлекут их внимание, но при этом не выбьют из колеи. Текстовые сообщения на экране могут остаться незамеченными, громкий звуковой сигнал, наоборот, слишком отвлечет.

Мэри Червински предложила использовать геометрическую фигуру, стороны которой окрашивались бы в разные цвета в зависимости от типа возникшей проблемы.

Ее решение — пример идеального компромисса. Чтобы понять, о чем речь, время познакомиться с перевернутой параболой, описывающей зону концентрации. Мы наиболее продуктивны и внимательны, когда возбуждение находится на среднем уровне. Если его недостаточно, человек становится слишком вялым. В избытке — и тогда гиперактивность мешает нормальной деятельности.

Итак, вернемся к космонавтам. Текстовое сообщение мало привлекает внимание, а значит, космонавт окажется в зоне недостаточной возбужденности. Звуковой сигнал спровоцирует выброс адреналина, и космонавт придет в слишком возбужденное состояние. Геометрическая фигура, меняющая цвет, не нарушит расслабленно-сосредоточенного состояния космонавта. Таким образом, он сможет вовремя и правильно реагировать на тревожный сигнал.

Как лично контролировать прерывания?

На Земле мы практически не имеем возможности выбирать форму и цвет отвлекающих факторов. Однако можем управлять своими реакциями и окружением, а значит, и многими аспектами прерываний. Мы, как космонавты, можем держать себя в руках.

Есть техники, которые позволяют правильно реагировать на прерывания. Например, вы можете продемонстрировать уверенность в себе, провести границу и сказать «нет» или с помощью внутреннего диалога помочь себе вернуться к работе. Также помогают полезные привычки. К примеру, если вы привыкли к порядку, то в своем рабочем пространстве легче справитесь с непредвиденным.

Стратегия подавления тревожности поможет договориться с человеком, который отвлекает вас больше всего, — с вами. Представьте, что на деловой встрече вы по какому-то поводу разволновались и никак не можете собраться с мыслями. Поскольку вы не сосредоточены, все сказанное пролетает мимо ушей. Позже вы начнете беспокоиться о том, что упустили, волнение усилится, а внимание ухудшится. Применяя на практике свои навыки подавления тревожности, вы можете остановить этот маховик и стать внимательным.

Как вернуть себе контроль над ситуацией?

Человеку важно иметь хоть малейшее чувство контроля. Это помогает эффективно справляться с прерываниями и стрессом. Если вы не можете контролировать ничего вокруг, но в состоянии контролировать хотя бы себя, то не будете измотаны.

• Попробуйте планировать любые начинания, а также самостоятельно выбирать подходящее время и место для начала проекта. Исследования показывают, что люди охотнее занимаются делом, если оно изначально пошло хорошо. Иными словами, вы работаете с разгона. Когда вас ждет новое дело, изучите свое расписание и выделите достаточное количество времени, чтобы спокойно начать проект. Возможно, вам даже придется лишний раз приехать в офис, чтобы поработать в тишине.
• Держите перед глазами список из трех дел. Как вы запоминаете, чем занимались до того, как вас отвлекли? Современный человек при выполнении той или иной работы так часто отвлекается, что психологи настойчиво рекомендуют держать перед глазами напоминание о том, над чем вы сейчас работаете. Каждый день составляйте список из трех самых важных дел и держите его под рукой, чтобы не тратить время на припоминание того, чем же вы занимались до телефонного звонка.
• Выделяйте время на важное. Выделите несколько отрезков времени для начала важных проектов или для напряженной работы над ними, когда вас точно не отвлекут. Это может быть время с утра или в обед, когда коллеги уходят на перерыв. Можно выходить на 20−30 минут в соседний парк и обдумывать задачи там — спокойно и без отвлечений.
• Научитесь отказывать. Будьте тверды, чтобы без колебаний сказать «нет» — коллеге, двадцать второму письму в электронной почте и даже руководителю. В общем, всему (и всем), что отнимает у вас время. Для этого стоит тренировать уверенность в себе. А самый простой способ — выдержать паузу: посчитайте до трех, а лучше до десяти, прежде чем ответить человеку. Часто этого времени хватает, чтобы он сам понял, что пришел невовремя. Вежливо сказать «нет» можно и начальнику: если он приходит с очередной важной задачей, просто попросите его помочь вам расставить приоритеты и сказать, от каких проектов вам нужно отказаться, чтобы выполнить то, что требуется сейчас.

Как выйти из состояния перегруженности?

Даже если поединок с отвлечениями проигран и вы испытываете стресс, не время расстраиваться. Вот несколько лайфхаков, которые помогут улучшить состояние.

Во-первых, возьмите срочную восстановительную передышку — отдохните от работы хотя бы 15 минут. А затем делайте стратегические перерывы на 5−10 минут раз в час. Это возвращает силы для концентрации внимания, когда вы слишком заведены или вам не хватает энергии. Выберите режим, который подойдет именно вам: много коротких перерывов или несколько длинных. Во время выполнения монотонной работы вам захочется чаще прерываться. Вы можете добавлять мини-перерывы, если понадобится, особенно ближе к вечеру. Потянитесь, выполните пару упражнений, сполосните лицо водой, проветрите комнату или включите больше света.

Новизна пойдет на пользу, даже если новым будет всего лишь вкус вашей жвачки, поэтому не бойтесь проявлять творческий подход.

Во-вторых, уберитесь на рабочем столе. Да-да, вам не показалось. Даже если дедлайн навис Дамокловым мечом, выделите полчаса, чтобы привести все в порядок. Лишние вещи отвлекают. Глаза и мозг бесцельно блуждают по ним. Фотографии, произведения искусства, приятный декор способствуют концентрации внимания. А вот груды бумаги и куча ненужного хлама, наоборот, крадут его. Так что лучше от них избавиться.

Если вы хотите узнать еще больше техник, которые позволят работать эффективнее, успевать больше в течение рабочего дня и при этом не лишать себя отдыха, прочитайте книгу «Максимальная концентрация». На странице книги на нашем сайте можно полистать книгу и скачать бесплатную главу.

Что еще почитать по теме?

Как справиться со всеми делами и не превратиться в «загнанную лошадь»?
Как сохранить время и энергию? Двадцать советов по самовоспитанию
Как изменить свою жизнь? Одиннадцать правил простого дня