Как грамотно распоряжаться рабочим временем?

Как повысить продуктивность труда? Как освоить модный и актуальный для многих офисных работников «тайм-менеджмент»? Автор книги предлагает перестать относиться к своему рабочему дню как к одному длинному списку дел. Он советует разобраться в вопросе, как работает наш мозг на протяжении рабочего времени, а только после этого заняться распределением стоящих перед нами задач.

Рон Фридман дает следующие практические советы:

1. Концентрируем свои усилия на первых трех часах рабочего времени.

Он называет это время наиболее продуктивным. Не разменивайтесь по мелочам, растрачивая свои силы на проверку почты или выполнение мелких заданий. Используйте эти часы для важных задач. В начале рабочего дня мы имеем больший запас сил и энергии, мы работаем более эффективно, у нас лучше получается сконцентрироваться на стоящем перед нами задании.

Первые три часа — идеальное время для генерирования новых идей и планирования своей деятельности. Не стоит терять эти драгоценные часы на несущественные мелочи.

Научные исследования показывают, что к середине рабочего дня происходит снижение когнитивных функций работника. Во второй половине дня нам труднее дается решение сложных задач. Мы находим их более утомительными вследствие изменений в работе мозга.

2. Учимся мыслить, как шеф-повар.

Фридман рекомендует присмотреться к тому, как организовывают свой рабочий день люди, работающие в кулинарной сфере. Французские повара даже имеют специальный термин, звучащий как «mise en place», что в переводе на наш язык означает: «всему свое место».

Присмотритесь к тому, как организовано рабочее время шеф-повара ресторана. Переступив порог кухни, он не кидается к кастрюлям и сковородкам, чтобы сразу же начать что-то готовить. Он занимается планированием процесса приготовления блюд. Происходит разбитие его на задачи, подбираются рабочие инструменты, подготавливаются продукты в необходимом количестве, на столе раскладывается то, что пригодится для приготовления блюда.

Любое задание изначально планируется, а лишь потом осуществляется его выполнение.

Психолог рекомендует начинать нам свой рабочий день с планирования. Уделив хотя бы десять минут построению рабочих планов, распределению заданий, мы легче с ними справимся на протяжении дня.

3. Делаем перерывы на отдых во время рабочего дня.

Наш организм устроен таким образом, что не может эффективно выполнять работу на протяжении длительного периода времени. Ему требуется передышка, чтобы отдохнуть. Делать это следует раз в полтора-два часа. Если игнорировать усталость и продолжать работать, не давая себе небольшого отдыха, продуктивность труда заметно снизится.

Если во время работы вы замечаете, что отвлекаетесь, зеваете, ерзаете, смотрите по сторонам, хотите есть — значит, ваш организм сигнализирует о том, что запасы энергии на исходе. Сделайте небольшой перерыв. Не игнорируйте знаки, которые подает вам ваш организм, не истощайте запасы своих сил.

4. Управляем послеобеденной усталостью.

Большинство офисных сотрудников вторую половину рабочего дня, особенно последние несколько часов до его окончания, ощущают себя уставшими. Это абсолютно нормальное явление спада активности, происходящего примерно в 15.00, совпадающее с особенностями наших суточных биоритмов. В организме происходит повышение уровня выработки гормона, называемого мелатонином. При этом наблюдается снижение температуры тела и человек начинает ощущать сонливость.

Автор бестселлера советует не противиться своей природе, и если такая возможность есть, то поспать полчасика, чтобы восстановить силы.

Однако у большинства офисных работников такой возможности нет. Поэтому Фридман рекомендует запланировать на это время рабочего дня несложную работу, не требующую концентрации внимания и значительных усилий. В особенности это касается заданий, требующих высокой точности в исполнении.

Психологи утверждают, что послеобеденные часы спада активности хороши для творческой работы. Нашему творческому потенциалу легче раскрываться, когда мы чувствуем усталость.

Автор книги еще раз напоминает о пользе планирования. Благодаря правильному распределению заданий, мы можем существенно повысить продуктивность труда.

При планировании учтите послеобеденный спад активности и отведите эти часы заданиям, не требующим концентрации и точности выполнения. Оставьте на это время творческую работу. Так послеобеденный спад энергии принесет максимум пользы.

5. Не работаем после окончания рабочего дня.

Фридман утверждает, что после того, как официально рабочий день считается завершенным, не следует продолжать выполнять рабочие задания. Непозволительно работе вторгаться в личную жизнь. Неправильно продолжать заниматься рабочими вопросами дома, когда мы едим, общаемся с близкими, отдыхаем перед телевизором и ложимся спать.

Благодаря гаджетам и техническим устройствам, мы можем продолжать работать в домашних условиях. Однако это не способствует повышению продуктивности труда. Время, предназначенное для отдыха, мы используем для выполнения заданий, связанных с трудовой деятельностью. Это приводит к накоплению усталости, снижению концентрации внимания, спаду энергичности и трудоспособности.

Для продуктивной работы необходим качественный отдых и умение оставлять все связанное с работой в офисе.

6. Оставляем время на развлечения.

В свободное от работы время занимайтесь тем, что приносит удовольствие и помогает развить навыки, необходимые вам в трудовой деятельности.

Психолог говорит, что в качестве развлечения хороши видеоигры. Они не только поднимают настроение, но и способствуют улучшению когнитивных функций.

Кроме видеоигр Фридман советует не забывать о необходимости двигательной активности. Двигаясь, мы чувствуем себя бодрее, свежее, активнее. Обычная прогулка придаст вам бодрости, поднимет настроение. Это положительно отразится на самочувствии в течение рабочего дня, на результатах труда.

Воспользуйтесь советами Рона Фридмана, чтобы грамотно организовать свой рабочий день. Это позволит повысить эффективность труда, научит правильно распределять и восстанавливать свои силы.