Как продуктивно работать с электронной почтой?

В сфере обработки входящей электронной корреспонденции, а не в сфере ковыряния в дамских сумочках или изучения испанского. Глядишь, это поможет повысить личную продуктивность труда, стать одним из лучших сотрудников компании, добиться повышения оклада и повышения в должности, сколотить капиталец и прикупить к пенсии небольшенькое бунгало на Багамах, с бамбуковых ступенек которого пальмовыми веничками под звуки самбы, призывно покачивая бёдрами, будут нежно смахивать белые песчинки бронзовокожие мулаточки, которым «только что исполнилось восемнадцать». Итак.

Правило № 1. Использовать список поступивших сообщений (inbox) как список дел (todo list). Почтовый ящик (имеется в виду именно inbox, а не каталоги с рассортированными по ним письмами) должен быть пуст! Исключительно мотивирующее правило, особенно годящееся всякого рода управляющим. Каждое письмо пропускаем через фильтр «требует ли оно от меня какого-либо действия или прислано просто, чтобы проинформировать?». Если никакое действие от вас не требуется, то после прочтения письмо нужно перенести в соответствующий каталог (или пометить меткой (label) и перенести в архив, если вы используете GMail).

Кстати, если вы — в графе «сс», то, по крайней мере, для каждого, кто знаком с правилами сетевого этикета, или нетикета (netiquette), это автоматически означает, что вам прислана «копия» письма, чтобы вы «были в курсе», и лично от вас никаких немедленных действий не ожидается. Имеет смысл сообщить коллегам и партнёрам о таких ваших правилах обработки входящей корреспонденции — это поможет им более эффективно общаться с вами и избавит от недоразумений.

Есть такой алгоритм, применяемый в многозадачных операционных системах, как «shortest job first» (дословно: «наименьшую работу — первой»), означающий, что из списка задач к выполнению всегда нужно выбирать ту, которая требует наименьшее время на исполнение. Не всегда этот алгоритм даёт хорошие результаты. Например, если поток рутинных мелких делишек захлестывает вас с головой, то, следуя этом алгоритму, вы никогда не сможете заняться большими и важными делами. В общем, «думайте сами, решайте сами», стоит ли применять этот способ к вашей ситуации.

Применимо к обработке входящей корреспонденции это правило означает примерно следующее: если пришедшее сообщение всё-таки требует от вас каких-то телодвижений, но эти телодвижения минимальны, лучше обработать поступившее сообщение незамедлительно, «не откладывая в долгий ящик». Если отложить «на потом», то в сумме времени будет потрачено больше: нужно будет снова открывать, снова читать, снова вникать и т. д. Нужно отметить, что здесь речь шла о действительно рутинных письмах и задачах, а не о тех судьбоносных посланиях, которые нужно «написать вечером, положить в ящик стола, перечитать утром и сжечь».

Правило № 2. Используйте каталоги и метки. Практика показывает, что даже несмотря на наличие присутствия функции поиска в каждом уважающем себя клиентском программном обеспечении для работы с электронной почтой, сортировка корреспонденции себя оправдывает. Примите это как аксиому: если вы собираетесь «заходить» в этот ящик больше четырёх раз, имеет смысл сразу поддерживать в нём порядок.

Правило № 3a. Разработайте стандартную структуру каталогов для почтового ящика. Независимо от того, для чего используется тот или иной почтовый ящик, определённого рода категории писем поступают в любой из них. Например, очень полезно иметь каталог для не очень важных писем, который одинаково называется во всех ваших почтовых ящиках. В разное время у меня этот каталог назывался по-разному: «ignored» (проигнорированное), «not important» (неважное), «swapfile» (файл подкачки — концепция из одной книги по управлению временем), «С» (концепция из другой книги по управлению временем — присваивать делам приоритет от высшего А, до низшего С).

Правило № 3b. Разработайте стандартную структуру каталогов для проектов. Даже пронумеруйте их, чтобы и порядок следования их был одним и тем же. Например, «требования заказчика», «задания», и т. д. — у каждого они будут своими. Начиная новый проект, сразу же создавайте под него каталог со стандартной структурой подкаталогов. Таким образом, вы перенесёте свой опыт, свои «процессуальные наработки» со «старых» проектов на новые. К тому же, впоследствии будет легче «поднимать дела из архива».

Правило № 4. Используйте автоматические фильтры. Спам-фильтры — само собой. Здесь речь идёт скорее о всяческих регулярных и не очень важных уведомлениях, приходящих в виде электронных писем. Многие из них совсем не стоят того, чтобы вы отвлекались на них по мере поступления.

Правило № 5. «Делу — время, потехе — час». Относительно электронной почты это означает: имейте отдельные почтовые ящики для работы и для личной переписки. «Мухи — отдельно, мясо — отдельно». Используйте корпоративный почтовый ящик исключительно в рабочих целях. Это, в частности, уменьшит количество спама, приходящего на рабочий адрес: вы не будете «светить» его на всяких «левых» сайтах.

Конечно, некоторые несознательные личности из числа коллег будут пытаться слать вам всяческие глупые картинки на рабочий адрес. В таком случае:

 — просим несознательного коллегу слать глупые картинки на такой-то (нерабочий) адрес;
 — или создаём автоматический фильтр, помещающий глупые картинки от несознательного коллеги в соответствующий каталог (вариант — напрямую в мусорную корзину; вариант — пересылающий на «правильный» адрес), если это возможно, или делаем это вручную.

Кстати, если несознательному коллеге трудно запомнить ваш второй адрес для его глупых картинок, то, возможно, его интеллектуальных способностей и силы воли хватит на то, чтобы в тему писем с глупыми картинками начинать каким-то одним и тем же словом или словосочетанием, например, «spam». Это значительно облегчило бы вам автоматическую обработку поступающих от него писем с глупыми картинками.

Вообще имеет смысл иметь несколько почтовых ящиков (адресов электронной почты). Слишком много — плохо, но и слишком мало — тоже недостаточно хорошо. Имейте это в виду как вариант. В случае с глупыми картинками от несознательного коллеги, например, можно специально создать почтовый ящик специально для этих целей. Проверять два раза в год в день равноденствия. Ну, или раз в неделю по пятницам.

В заключение расскажу одну историю, демонстрирующую в основном четвёртое правило в действии, а также принцип Парето.

В одном проекте мы использовали информационную систему для управления заданиями. Автору, как руководителю группы, приходило уведомление всякий раз, когда какое-либо задание направлялось на исполнение. Незамедлительно реагировать на каждое такое сообщение не было совершенно никакой необходимости: во-первых, распределение накопившихся заданий было одной из моих ежедневных «рутин», а во-вторых, на соответствующем собрании раз в неделю мы их и так «перелопачивали». Каждое задание имело один из трёх приоритетов: «низкий», «средний», «высокий».

После того, как к рабочему почтовому ящику были «прикручен» автоматический фильтр, переносивший оповещения о поступивших заданиях с низким и средним приоритетом напрямую в специальный каталог, количество непрочитанных уведомлений в инбоксе сократилось с нескольких десятков в день до нескольких в неделю. Уровень стресса у руководителя группы на рабочем месте значительно снизился, его волосы стали мягкими и шелковистыми, а в общении с несознательными коллегами, присылающими глупые картинки, он стал гораздо более терпеливым.