Ада Варт Профессионал

Как хранить документы дома?

Хранить документы можно в ящике стола или в обувной коробке — собственно говоря, многие так и поступают. Но вот эффективность такого способа весьма сомнительна. Иногда в попытке найти нужные бумаги мы сталкиваемся с тем, что отыскать необходимый документ практически невозможно. В этой статье вы найдёте несколько советов, как организовать хранение документов при минимальных затратах с максимальным удобством.

pixabay.com

Организуем документацию

Самый простой способ держать документы в полном порядке и в то же время под рукой — это купить в канцелярском магазине большую и толстую папку на кольцах с прочным картонным основанием. Также нам понадобятся несколько тонких прозрачных папок-конвертов и дырокол.

Сколько нужно папок? Это зависит от того, сколько документов вы хотите поместить в импровизированный органайзер. Удобнее всего создать по одной папке на каждого члена семьи, где будут храниться личные документы: паспорт, свидетельство о рождении, СНИЛС, трудовые договоры, дипломы об образовании и так далее. Также можно завести отдельную папку для хранения документов на недвижимость, имущество.

Нелишним будет оставить одну папку для сохранения особо важных чеков и гарантийных талонов, а еще одну — для сохранения квитанций оплаты за коммунальные услуги. Отдельный конверт можно выделить для общесемейных документов — например, свидетельства о браке. Для удобства вы можете подписать папки, наклеив на них соответствующие стикеры.

Ну дальше всё просто — берём дырокол и начинаем прокалывать конверты. Остается лишь вложить папки в большой органайзер. Таким образом, все документы будут под рукой, собранные в одном месте, но в то же время — рассортированы по категориям и подписаны. А форма конвертов позволит без труда вытащить нужную бумагу, не снимая папки с колец.

Небольшой совет: очень удобно сделать сразу много ксерокопий своих документов и потом пополнять запасы по мере расходования. Желательно сохранять и всевозможные медицинские бумаги — например, ксерокопии результатов анализов, ведь в поликлиниках велика вероятность утери личной карточки. Нелишним будет хранить копии документов, например, дома у родственников. Так вы значительно сэкономите усилия, если вдруг придётся заменять утерянный или испорченный документ. Ещё удобнее будет воспользоваться электронными копиями.

Электронные копии документов

В наш век компьютерных технологий создать электронный аналог личной документации — дело пяти минут. Отсканируйте страницы вашего паспорта, ИНН и прочих документов — и они всегда будут у вас под рукой. Затем можно скинуть документы на флешку и брать с собой вместо кипы бумаг. Ещё удобнее тот вариант, когда сканы документов хранятся у вас на электронной почте. Таким образом, у вас будут на руках все необходимые документы в любой точке земного шара, где возможно подключиться к интернету.

Но у этого способа есть один серьёзный недостаток: если случится неприятность и вашу электронную почту взломают, злоумышленники смогут воспользоваться и вашими документами. Поэтому нужно особенно тщательно отнестись к выбору пароля.

Обновлено 8.02.2016
Статья размещена на сайте 5.02.2016

Комментарии (1):

Чтобы оставить комментарий зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Войти через социальные сети: