В этой статье мы рассмотрим, какие инструменты имеются в нашем распоряжении для совместной удалённой работы. Поскольку их огромное количество, мы рассмотрим только наиболее популярные и бесплатные.
Потребности
Для начала рассмотрим, какие потребности возникают у людей, совместно работающих над каким-либо проектом.
1. Составление плана. Любое дело начинается с планирования. При составлении плана нужно учитывать не только этапы реализации проекта, но и имеющиеся людские и материальные ресурсы. При этом они могут быть заранее не известны.
2. Голосовое общение. Основным способом общения совместно работающих людей по-прежнему остаётся обычный разговор. Но желательно иметь возможность одновременного подключения к разговору нескольких участников.
3. Визуальное общение. Не всё можно передать голосом, часто требуется что-то показать, буквально, на пальцах. Важно также видеть мимику собеседника, она тоже передаёт важную информацию и существенно дополняет звуковую.
4. Обмен текстовыми сообщениями. Многие вещи нельзя передать ни голосом, ни изображением. Например, программный код, гиперссылки и многое другое. В этом случае требуется иметь «месенджер» — средство обмена сообщениями. Важное его преимущество: в нём ничего не пропадает и можно быстро найти нужную информацию в архиве.
5. Иногда необходимо дать доступ коллеге к своему компьютеру или получить доступ к его рабочему столу. Удалённое управление чужим компьютером — эффективнейшее средство для помощи в освоении какой-либо программы или разрешения многих «компьютерных» проблем.
6. Обмен файлами. В ходе работы над проектами с помощью ПК в большинстве случаев промежуточные и итоговые результаты создаются в виде файлов того или иного формата. Соответственно, возникает потребность в их оперативном обмене и совместном редактировании.
7. Обмен денежными средствами. Для взаиморасчётов между сотрудниками иногда необходимо средство для оперативного перечисления денег.
8. Осмотр объектов на месте. Иногда требуется показать коллеге какой-либо объект (механизм, задание, установку
9. Обмен материальными объектами. Это, пожалуй, единственная потребность, которую приходится оставить обычной почте или службам доставки.
Инструменты
Теперь обратимся к инструментам интернета, удовлетворяющим эти потребности.
Инструментом для построения плана в бизнесе являются такие программы, как MS Project. Но эти программы стоят денег, и немалых, а для небольших проектов вполне может подойти бесплатная система Трелло (trello.com). Эта система состоит из карточек. К карточке можно привязать текст, файл, изображение, чек-листы, цветовые закладки, исполнителей. Карточки можно объединять в группы и перемещать между группами. Можно просматривать лог всех действий пользователей, настроить оповещения по электронной почте.
Например, можно организовать работу так: первая группа карточек — задания, вторая — материал, третья — правки, четвёртая — «отредактировано», и, наконец, «принято». Постановщик задач создаёт карточки в группе «задания», исполнитель привязывает готовые файлы к ним и перемещает в группу «материал», затем заказчик проверяет материал и перемещает в группу «правки», исполнитель вносит необходимые изменения и переносит к группу «отредактировано». Далее заказчик проверяет отредактированный материал и переносит либо назад в папку «правки», либо в группу «принято».
Визуальное общение, обмен файлами, изображениями и текстовыми сообщениями обеспечивает программа Skype. С её помощью можно также показывать удалённому собеседнику различные объекты, особенно это удобно делать с помощью мобильного приложения Skype для смартфонов. Скайп позволяет устраивать видеоконференции (вебинары), в которых может участвовать сразу несколько собеседников. Со скайпа, правда, за небольшую плату, можно совершать звонки и на телефоны — как стационарные, так и мобильные.
Хранилище файлов предоставляет программа DropBox. Это удобный сервис для хранения и совместного доступа к файлам различных проектов, позволяющий всегда иметь нужные файлы под рукой и открывать их из любого места, с любого подключённого к сети компьютера или смартфона. Сразу после регистрации в системе вы получаете 2 гигабайта памяти под свои проекты, которые можно потом бесплатно увеличить до 16, приглашая друзей или выполняя различные задания. Можно также приобрести память до 1 Тб. Система создаёт на каждом компьютере специальную папку, куда вы перебрасываете файлы, которыми хотите поделиться, и они синхронизируются с «облаком» на сервере. После синхронизации файл становится доступен из любого устройства, подключенного к DropBox. Система позволяет восстановить удалённые файлы и отслеживать сделанные изменения в файлах за 30 дней.
Предоставить или получить доступ к управлению удалённым компьютером коллеги позволяет программа TeamViewer. Она должна быть установлена как на управляющий, так и на управляемый компьютер, а пользователь управляемого компьютера сообщает коллеге свой пароль для доступа к управлению. После входа в систему на управляющем компьютере в отдельном окне пользователь видит экран удалённого компьютера и может управлять им почти как своим собственным: запускать приложения, набирать тексты
Для быстрого обмена денежными средствами подойдут сервисы Web-Money, Яндекс. Деньги, Qiwi
Таким образом, с помощью описанных выше инструментов можно организовать эффективную совместную работу даже достаточно больших коллективов. И только для обмена материальными объектами вам по-прежнему потребуется старая добрая почта или служба доставки.
Кстати, спасибо за идею. Возможно, мне стоит написать статью о возможностях ВКонтакте для организации проектной работы и онлайн тренингов ;)
Оценка статьи: 5
1 Ответить
Наталья Гульчевская, да, напишите, с интересом почитаю. А потом вместе напишем книгу об организации совместной работы в интернете, на примере... самой этой книги.
0 Ответить
Наталья Гульчевская, Конечно напишите "предметно-познавательную статью" и без психологии чтобА.
0 Ответить
Сергей Дмитриев, как же без психологии, куда же я свою ученую степень дену? Психологи бывшими не бывают ;)
Оценка статьи: 5
0 Ответить
Наталья Гульчевская, приберегите для другой статьи на тему "Почему представители "неконкретных профессий",( типа психологи, консультанты, менеджеры,логистики и пр.) не переквалифицируются в технарей?" Кто-нибудь из них когда-нибудь переметнулся в технические дебри точных наук?
0 Ответить
Полезная статья. От себя добавлю, что несколько раз пыталась "не-программерские" проектные группы подсадить на трелло или подобные штуки - ни в какую!
Лучше всего срабатывает закрытая группа в Фейсбук или ВКонтакте.
Оценка статьи: 5
1 Ответить
Наталья Гульчевская, повторяю из-за пропажи: ...А вот о "контактных группах" поподробнее, пооткрытее...
0 Ответить
Сергей Дмитриев, ничего не пропало ;)
ВКонтакте даже еще удобней чем в Фейсбуке.
Я вообще свой онлайн-тренинг по обучению коучингу думала на Moodle делать, разбиралась с этой невнятной системой, а потом увидела у коллеги учебный курс и прям озарение наступило! Зачем создавать велосипед, когда уже есть бесплатная и очень удобная и привычная многим платформа?
Сейчас у меня уже три выпуска прошло - я очень довольна, набираю на февраль. Можно и общаться, и опросы проводить, и домашние задания публиковать. Все, что хотите!
Оценка статьи: 5
0 Ответить
Наталья Гульчевская, мне тоже хотелось бы подсесть на готовенькое, чтоб не париться на постижение оргвопросов. Moodle похоже на Google.
Можете привести пример, результат для наглядности?
0 Ответить
Сергей Дмитриев, да заходите ВКонтакт, вступайте в любую группу и смотрите как там что устроено.
А еще лучше - создайте свою.
Закрытая группа для проектной команды будет отличаться только тем, что в нее можно вступить по приглашению, только своим.
Оценка статьи: 5
0 Ответить
Наталья Гульчевская, "Открыт закрытый порт Владивосток! // Там хорошо, а мне туда и надо!" (по С)
Спасибо, буду стучаться в очередную дверь.
0 Ответить
Сергей Дмитриев, так двери надо выбирать те, которые ведут туда, куда Вам нужно ;)
Как говорил Стивен Кови, "человек всю жизнь карабкался по лестнице, а когда достиг вершины - оказалось, что лестница была приставлена не к той стене".
Оценка статьи: 5
0 Ответить
Наталья Гульчевская, этот пример списан с меня, знакомо ...дальше некуда, как "бежали,бежали, а там никакой очереди."
1 Ответить
Сергей Дмитриев, ну так никогда не поздно исправить ситуацию!
К кому Вы хотите войти в дверь? Кто эти люди?
И где они бывают? Если говорить про соцсети - то по каким ключевым словам их можно найти? И в какой сети? ВКонтакте? Фейсбуке? LinkedIn?
Оценка статьи: 5
0 Ответить
Наталья Гульчевская, Вы же "указали мне на дверь" ВК.., туда и начну ломиться. Мы привыкШИ... обивать пороги.
0 Ответить
Наталья Гульчевская, ...А вот о "закрытых группах" поподробнее, пооткрытее...
0 Ответить
Сергей Дмитриев, а что тут секретного?
Создаете в социальной сети группу, даете ей статус "закрытая", "секретная", "частная" (в разных соцсетях по разному)
Приглашаете туда членов команды. И спокойно обсуждаете все, что необходимо. Постами публикуете проекты для обсуждения, там же в комментариях исполнители (которых можно приглашать с помощью @) отмечаются о ходе выполнения.
Также, делаю прикрепленный верхний пост с явками-паролями.
Общие документы создаем-правим в общей гугл-папке.
Оценка статьи: 5
0 Ответить
Наталья Гульчевская, я уже не раз рыпался по такой схеме, но всё обломно. Буквально вчера удалось-таки выложить в "Хвастунишку" пару своих известных "нетленок" в номинации поделки. Жду поклёвки, но надежд не густо.
Как бы затесаться в вашу какУ-нИТЬ "профильную группу", хотя бы в статусе "на подхвате"?
0 Ответить
Сергей Дмитриев, не поняла Вашего предложения.
Оценка статьи: 5
0 Ответить
Наталья Гульчевская, "запишите меня в комсомол". Но если непонятно, то "пойду своим путём" по Вашим понятным наводкам.
0 Ответить
Сергей Дмитриев, регистрируйтесь ВКонтакте, создавайте свою группу или находите профильные и вступайте в них.
У нас с Вами виды деятельности совсем не пересекающиеся, и конечно в свои закрытые группы я никак не могу пригласить.
Ну если только Вы захотите обучиться коучингу и оплатите курс ;)
Оценка статьи: 5
1 Ответить
Наталья Гульчевская, кое-что "прояснилось на доске" на перекрёстке деятельностей. Всю жиСь "коучусь", даже бесплатно стало влом, спасибо за терпеливые наводки. ВК-код где-то был, поищу.
1 Ответить
Интересная статья! Спасибо большое
1 Ответить
Спасибо,очень познавательно.
1 Ответить
Я уже не раз предлагал свой вариант удалённой работы и, как мне кажется, в более простом виде.
На профильном предприятии, напр., металлоизделий организуется интернет-группа, которая приглашает на работу в КБ или ВТК удалённых сотрудников. Они могут присылать свои предложения в виде текста, графики, фото- или видео-материалов. Отбираются перспективные и принимантся решение о производстве с обычным шлейфом мероприятий (проработка, техдокументация, реклама т.д.)
Такую статью я ожидал долго, спасибо.
2 Ответить