Как справиться со всеми делами и не превратиться в «загнанную лошадь»?

Составляйте списки своих дел

Составление списков дел, которые вы собираетесь завершить сегодня, на этой неделе, в этом году, чрезвычайно полезно, так как помогает избежать стресса, повысить производительность и ощутить счастье.

Когда мы пытаемся запомнить все дела, которые нам предстоит переделать в обозримое время, это зачастую превращается в дополнительную стрессовую нагрузку. Но если мы переносим список дел на бумагу, то снимаем с себя бремя опасений, что можем что-то забыть и заплатить за это высокую цену.

При этом мы получаем возможность рассортировать и структурировать кажущуюся неподъемной гору дел. Использование списков позволяет на время выбросить из головы огромное количество задач и полностью сосредоточиться на самой актуальной из них.

Когда мы завершаем дело и вычеркиваем его из списка как выполненное, то испытываем чувство вознаграждения. Мы ощущаем себя успешными, способными и компетентными, и это поднимает нашу уверенность в себе и повышает самооценку. И все это приносит нам ощущение счастья.
Вот несколько простых правил, которые пригодятся вам при составлении списков дел:

• Выбирайте подходящий вам формат списков. Списки должны облегчать вам жизнь, а не наоборот. Если вы привыкли к письменному фиксированию своих планов и дел, то для вас естественным будет использование блокнотов или дневника. Если же вам больше нравится работа с современной техникой, воспользуйтесь мобильным телефоном и другими устройствами.
• Пусть списки будут простыми и выполнимыми. Чем более сложными окажутся списки ваших дел, тем с меньшей вероятностью вы будете строго придерживаться их. Дополнительным стрессом может стать и попытка добиться слишком большой цели. Вместо того чтобы пытаться одним махом решить огромную задачу, разбейте ее на мелкие части и решайте их по очереди.
• Систематизируйте списки по времени достижения целей. Не смешивайте задачи, требующие значительного времени, с относительно краткосрочными. Запишите дела, которые должны быть выполнены в данный конкретный день, отдельно от тех, которые можно решить позже.
• Систематизируйте списки целей по сферам жизни. Отделяйте списки личных целей от рабочих. Это позволит избежать отвлекающих моментов. Например, если вы работаете со списком задач, где обозначены сроки завершения рабочих проектов, запись «Позвонить ветеринару и договориться о посещении» отвлечет вас от важных дел и ослабит внимание.
• Анализируйте ход выполнения дел и вознаграждайте себя. В конце каждого дня просматривайте список дел, чтобы увидеть, чего вам удалось достичь. Если остались невыполненные пункты, то при составлении списка на следующий день внесите их первыми. Если вы увидите, что в этот день вам удалось решить особенно сложные задачи, наградите себя за это чем-то приятным.

Совет из книги «Одна привычка в неделю»

Преодолейте склонность к откладыванию дел на потом

Наверное, вы слышали поговорку: «Оттягивать да откладывать — только время зря тратить». Нередко лишь от способности преодолевать естественную для человека склонность к промедлению, от умения выполнять свою работу строго по графику зависит, что вас ждет — успех или провал.

Медлят и оттягивают почти все. Но чем же тогда различаются высокоэффективные и низкоэффективные работники? Ответ прост: высокоэффективные работники откладывают те задачи и виды деятельности, которые имеют небольшой приоритет. Низкоэффективные работники, наоборот, тянут с выполнением задач, имеющих большое значение для компании и их карьеры.

Если вы хотите продемонстрировать и реализовать на работе весь свой потенциал, то должны принять решение: с сегодняшнего дня и впредь заниматься только «креативным отлагательством», то есть сознательно и намеренно решать, с выполнением каких задач вы будете медлить.

Не откладывайте работу бессистемно. Сверьтесь со своим перечнем дел и выберите из него те пункты, которыми не станете заниматься, пока не выполните более важные задачи.

Ниже — несколько методик, которые помогут вам сконцентрироваться на приоритетных делах.

• Самопрограммирование. Всякий раз, когда будете ловить себя на том, что тянете с выполнением важной задачи, начинайте энергично и воодушевленно произносить: «Сделай это сейчас! Сделай это сейчас! Сделай это сейчас!» Повторив про себя эту фразу раз 10, 20 или 100, вы почувствуете подсознательное желание взяться за конкретную работу и выполнить ее в первую очередь.
• Деление «на один укус». Возьмите лист бумаги и запишите на нем все крохотные шажочки, которые вы должны осуществить в определенной последовательности — от первого до последнего, — чтобы выполнить задачу. А затем заставьте себя сделать первый шаг из составленного перечня. Иногда этого бывает достаточно, чтобы увлечься работой и быстро пройти следующий шаг, и следующий, и все остальные.
• Чувство безотлагательности. Помните золотое правило: «Быстрота — сестра успеха». Ускорьте шаг. Прибавьте темп. Двигайтесь чуть быстрее. Приступайте к выполнению важных дел немедленно, а затем приучите себя проходить весь процесс до конца — пока самые важные задачи не будут выполнены.

Совет из книги «Тайм-менеджмент»

Учитесь говорить нет

Почему мы соглашаемся на обед с приятелем, хотя заняты важным проектом? Берем на себя дополнительные обязанности по просьбе шефа, несмотря на то, что собирались уделять больше времени семье? Приходим на помощь соседу, даже если это мешает нашим планам? Все просто: мы боимся подвести людей или испортить отношения.

Но мы забываем, что у нас есть право выбора. Не стоит превращать собственную жизнь в хаос, без конца решая чужие проблемы. Говорите «нет» — и люди начнут ценить ваше время. А вам не придется каждый раз сожалеть о своей сговорчивости.

С сегодняшнего дня постарайтесь на все незначительные и «проблемные» просьбы говорить нет, а освободившееся время используйте для выполнения более важного задания.

Отказывайте однозначно, но вежливо. «Я польщен тем, что вы думали обо мне, но боюсь, что загрузка не позволяет» или «Я бы очень хотел, но я ужасно занят». Такие формы отказа позволят вам и сохранить теплые отношения с собеседником, и избавиться от ненужных мелких задач, которые «засоряют» ваш день.

Вот еще три варианта вежливого отказа:

1. «Нет, но». Например, на приглашение выпить кофе можно ответить: «Прямо сейчас я поглощен работой над важным проектом. Но я хотел бы встретиться, как только закончу его. Дайте мне знать, если вы будете свободны в конце лета».

2. «Да, но». Если руководитель приходит и просит вас что-то сделать, попробуйте следующую фразу: «Да, я с радостью возьмусь за это в первую очередь. Какой из других проектов я должен исключить из числа приоритетных, чтобы направить всё внимание на новую задачу?»

3. «Позвольте мне сначала проверить свое расписание». Эта фраза даст вам время, чтобы подумать, а потом ответить, что, увы, ничего не получится.

И не забывайте: лучше ясное «я собираюсь отказаться», чем неопределенное «я мог бы попробовать».

Совет из книги «Эссенциализм».

Концентрируйтесь только на одной задаче

Бывает ли, что в конце рабочего дня вы смотрите на часы и спрашиваете себя, куда ушло время? Вы были заняты, но ощущения чего-то законченного нет? Несмотря на все ваши усилия, список неотложных дел растет, а не сокращается? Лекарство есть. И оно называется однозадачностью.

Однозадачность — не роскошь. Это необходимость. Вы сможете добиться гораздо большего, если будете все делать поочередно.

Исследователи из Гарвардского университета обнаружили, что самые эффективные работники перемещают фокус внимания нечасто, а неорганизованные сотрудники могут делать это до 500 раз за рабочий день. В общем, если переключение внимания с задачи на задачу становится для вас привычным, ваша производительность снижается.

Если вы сейчас заняты больше чем одним делом, то ваше внимание рассредоточено. Единственный путь к тому, чтобы сделать что-то хорошо, — полностью сконцентрироваться на задаче.

Практика однозадачности не подразумевает полного отказа от мыслей, не связанных с делом, которым вы в данный момент занимаетесь. Просто вы должны научиться отодвигать такие мысли в сторону до момента, когда сможете перенаправить на них свое внимание.

Для этого заранее приготовьте подручные материалы, которые облегчат вам работу. Вы можете создать отдельную страничку в рубрике «Заметки» на своем смартфоне или использовать удобный блокнот. Когда вас посещает идея, не связанная с выполняемой работой, не позволяйте ей отвлечь вас от начатого дела. Просто запишите ее и возвращайтесь к своей задаче.

Игнорируйте внешние отвлекающие факторы. Представьте себе, что вы сидите за письменным столом и разговариваете по телефону с важным клиентом. Неожиданно на мониторе компьютера появляется запись: ваши коллеги покупают что-то к обеду в близлежащем кафе. Что вам взять? Вы быстренько печатаете ответ. И в этот момент слышите голос клиента: «Так вы согласны на это предложение?» К сожалению, вы пропустили то, что он говорил вам секундой раньше.

Такие ситуации возникают часто. Действительно, бороться с отвлекающими моментами очень трудно. Так что их нужно подавлять в зародыше. Мы можем создавать своеобразные «заборы», чтобы оградить себя от возможных отвлечений.

Прежде чем сосредоточиться на конкретном деле, подготовьте рабочее место. Отключите сигналы, уведомления и оповещения на всех электронных устройствах. Визуальные сигналы на компьютере — тоже. Если вы предпочитаете, чтобы они работали, закройте или отверните от себя монитор. И не подглядывайте. Кроме того, приведите в порядок свой рабочий стол. Ведь бардак на нем — тоже отвлекающий фактор.

Совет из книги «Однозадачность».

Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»

Приходилось ли вам на работе чувствовать себя уставшим и измотанным, потерявшим всякий вкус даже к любимому делу? Если да — вы не одиноки. Это общая проблема в наше время. В японском языке она даже родила специальное слово «кароши» — «смерть от переутомления на работе».

В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.

Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня? Скорее всего, отдых складывался стихийно. Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в Интернете; позвонил знакомый — поболтал с ним; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.

У такого стихийного отдыха есть ряд минусов. В первую очередь — он неритмичен, а человек — существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого стоит придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня, — ритмичность.

Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени. Как правило, оптимальный режим — примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно — 10 минут через 1,5 часа.

Важно и то, чем вы наполняете эти пятиминутки. У каждого из нас обычно есть несколько типовых сценариев. Например: позвоню знакомому; выйду покурю; посмотрю что-нибудь интересное в Интернете; полью цветы; выпью чашку чая.

Давайте попробуем оценить степень «переключения», которую дают разные сценарии, по пятибалльной шкале. Например:

На 1 балл. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект — почитать что-то не по работе в Интернете.

На 2 балла. Оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера, поговорить с коллегой на нерабочие темы.

На 3 балла. Дойти до «курилки» и обсудить там рабочие и нерабочие вопросы; выпить чаю с коллегами. Мы сменили местоположение, возможно — сменили темы, которыми «озадачен» наш мозг.

На 4 балла. Выйти из офиса на улицу, полюбоваться на синее небо и зеленые деревья, полностью отключиться от офисной среды.

На 5 баллов. Выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих размять суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть обо всех рабочих проблемах.

Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Обязательно покиньте рабочее место, сделайте «физкультурную паузу». Если нет возможности выйти на улицу — пройдитесь по коридору. Если работали с людьми — побудьте в одиночестве. Если анализировали цифры — позвоните хорошему знакомому.

Совет из книги «Тайм-драйв».